Мекемелердің жұмысын тиімді басқару жəне қызмет жасауына қойылатын талаптардың бірі — ол ақпараттық инфрақұрылымның бар болуы. Автоматтандыру объектісін талдау үрдісінде қағаз жұмыстарын есепке алу бағытындағы мекеменің кадр бөлімінің ісін автоматтандыратын арнайы жүйені құрастырудың қажеттілігі туындайды. Қағаз жұмыстарын есепке алу — маңызды мəселе, нəтижесі қызметкерлерге жұмыс үрдісін ұйымдастыруға жəне оны қадағалауға көмектеседі. Құрылған жүйе мекеменің кадр бөлімінің жұмысын жедел ұйымдастырудың құралы болып табылады, ал оның интерфейсі мекеме жағынан қызметкерлерді оқыту жұмыстарына қосымша қаржылай жəне уақыт шығындарынсыз жеңіл түрде меңгеруге мүмкіндік береді.
Тірек сөздер: кадр бөлімі, ақпараттық технологиялар, инфрақұрылым, интерфейс, Lotus Notes/Domino, автоматтандырылған жүйе, сервер.
Одним из требований к эффективному управлению работой и функционированию учреждений является наличие информационной инфраструктуры. В процессе анализа объекта автоматизации возникает необходимость разработки специальной системы автоматизации деятельности отдела кадров учреждения, направленной на учет бумажных работ. Учет бумажной работы — дело серьезное, результат помогает сотрудникам организовать рабочий процесс и следить за ним. Созданная система является инструментом оперативной организации работы отдела кадров учреждения, а ее интерфейс позволяет легко обучать сотрудников со стороны учреждения без дополнительных финансовых и временных затрат на обучение.
Ключевые слова: отдел кадров, информационные технологии, инфраструктура, интерфейс, Lotus Notes/Domino, автоматизированная система, сервер.
Адам өмірінің барлық салаларында ақпарат көлемінің үздіксіз өсуі мен оның тез əрі жылдам жеткізілу қажеттіліктерінің артуы — жаңашыл компьютерлік технологияларды құрастыру мен енгізу жұмыстарының белсенділігін айқындау үстінде. Іс-қағаз жүргізу тəжірибесі қағаз құжатайналымының төмендегідей негізгі процедураларын анықтайды жəне тəртіпке келтіреді: кəсіпорын бөлімшелерінің іс-қағаз жүргізу қызметтеріндегі дайын құжаттардың картотекалы-журналды есептері; бөлімшелерге қағаз құжатайналымының көшірмелерін жіберу; бөлімшелердегі журналдар мен картотекалардың жиынтығында мəліметтерді бақылау арқылы құжаттардың орындалуын жəне жөнелтілуін қадағалау мүмкіндігі. Құжаттарда мекеменің ақпараттық ресурстары топталған, ал құжатайналым басқарудың негізгі технологиясына жатады: басқарылатын шешімдер кескінделеді, орындаушыларға таратылады, содан кейін құжаттардың формаларында бақыланады.
Қазіргі заманда басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін ақпарат көлемінің тұрақты өсу үрдісі байқалмайтын ұйым жоқ. Осы жағдайдың салдарынан бұрынғыдан да артық көлемдегі құжаттарды қабылдауға, өңдеуге жəне сақтауға тура келеді. Бірақ құжаттармен жұмыс істеудегі дəстүрлі əдістемелердің тиімділігі азаятыны бəрімізге белгілі. Ұйымның ақпараттық кеңістігін құру үшін мəліметтерді өңдеудің барлық жинақтық əдістерін, түрлену жағдайларын жəне қасиеттерін ақпараттық үрдістерде қолданған жөн. Көпшілік ұйымдарда жұмыс орындарын автоматтандыру, ақпараттық берілгендерін құрылымдық түрге келтіру жағдайлары пайда болады.
Құжатайналымына арналған автоматтандырылған жүйелерді пайдаланудың көп артықшылықтары бар: шығынды азайту жəне өнімділіктің бағасын арттыру; қателердің санын азайту; жобалардың жəне есептердің жағдайын талдауға мүмкіндіктің болуы. Ұйымдық мекемелерді тиімді басқару жəне қызмет жасауына қойылатын талаптардың бірі — ол жаңа ақпараттық технологиялардың негізінде дамытылған ақпараттық инфрақұрылымның бар болуы. Оның маңыздылығы нормативті, анықтамалық, фактографиялық жəне т. б. ақпараттық берілгендері бар басқарушылық ресурстарының деректер қорларын құруда байқалады. Автоматтандыру объектісін талдау үрдісінде іс-қағаз жұмыстарын есеп алу бағытындағы мекеменің кадр бөлімінің ісін автоматтандыратын арнайы жүйені құрастырудың қажеттілігі туындады. Іс-қағаз жұмыстарын есепке алу — көкейкесті мəселе, оның нəтижесі қызметкерлерге жұмыс жасау үрдісін ұйымдастыруға жəне оны қадағалауға көмектеседі. Бұл мақсатты орындау үшін «Кадр бөлімі» автоматтандырылған ақпараттық жүйесі құрылды. Берілген автоматтандырылған ақпараттық жүйе ұйымдастырушылық объектілерімен басқарылатын автоматтандырылған жүйеге жатады. «Кадр бөлімі» автоматтандырылған ақпараттық жүйесі — мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер туралы дерек қоры. Бұл жүйе төмендегідей функцияларды орындайды: қызметкерлер туралы мəліметтерді енгізу жəне өзгерту; мəліметтерді көру жəне өзгертудегі қауіпсіздік деңгейін қамтамасыз ету; сұраныстар бойынша есептерді баспаға шығару; енгізілген мəліметтерді топтастыру. Қордағы негізгі құжаттың ролін қызметкердің жеке іс-парағы атқарады. Онда келесі мəліметтер бар: аты-жөні, туған күні, ұлты жəне т. б.; қызметкердің лауазымы, қызметкердің жұмыс істейтін бөлімі; жеке мəліметтер: куəлік номері, мекенжайы, телефоны жəне т. б.; қызметкердің білімі, бітірген оқу орны, мекемедегі негізгі жұмыс түрі; қызметкердің келісім-шартқа отырған күні, тіркелген зейнетақы қорының атауы, еңбек кітапшасының номері. Құрылған автоматтандырылған ақпараттық жүйенің төмендегідей қасиеттері бар:
— бейімделу — пайдаланушылардың өзгеретін мұқтаждықтарына қарай баптау;
— өлшемін өзгерте алу — бұл өңделетін ақпараттың көлемінің өсуіне жəне бір уақытта жұмыс істейтін пайдаланушылардың санына байланысты жүйені өзгерту қажеттілігі туындамайтынына, қаржыны үнемдеу тарапына кепіл болатын басты талап;
— кеңейтілу — бас кезінде қабылданған даму концепциясынан жəне технологиялық қордың шекарасынан шықпай, пайдаланушылардың мұқтаждықтарына сəйкес жүйенің функционалдық мүмкіндіктерін кеңейтуге рұқсат ету. Жүйе басшылардың екі-үш жылдан кейін шешетін есептерін де орындай алуы;
— орынды ауыстыру — əр түрлі аппараттық негіздерде, операциялық жүйелерде, дерек қорлары
— орынды ауыстыру — əр түрлі аппараттық негіздерде, операциялық жүйелерде, дерек қорларының серверлерінде жұмыс істей алу мүмкіндігі;
— интегралдау — ұйым қызметінің барлық аспектілерін, басқарушылық міндеттерін біртекті тарапталған ақпараттық жүйеге біріктіре алуы; жүйенің құжаттарына, есептеріне жəне функцияларына ену құқықтарының бірыңғай жүйесі болуы; берілгендерді бір еселі енгізу;
— пайдаланушы үшін «мөлдірлік» қасиеті — пайдаланушы дерек қорымен жұмыс істеу кезінде ақпараттық жүйе бөлімдерінде мəліметтердің нақты физикалық орналасуын білмеуі. Барлық сұраныстар мəліметтердің физикалық орналасуынсыз қалыптасуы қажет;
— бірыңғай деректер қорында берілгендерді (жұмыс нəтижелерін) шығару;
— түсінікті интерфейс;
— жұмыс істеудің көппайдаланушылық тəртібі.
Сонымен қатар жүйені құру үшін қойылған тағы бір талаптың бірі — IBM корпорациясының өнімі Lotus Notes-тың таңдалуы. Бұл таңдау Lotus Notes/Domino-ның жетістіктерінің басқа бағдарламалық құралдардан артықшылықтарымен түсіндіріледі. Жүйенің құрылымы жəне бизнес-моделі 1-суретте көрсетілген.
1-сурет. Жүйе құрылымынының бизнес-моделі
Жүйенің қолданушылық интерфейсі түсінікті əрі тым күрделі емес болып келеді. Негізгі терезенің көрінісі 2-суретте көрсетілген.
2-сурет. Негізгі терезе
Жүйеде графикалық интерфейс жəне көмекші жүйе, яғни анықтамалар мен ережелер, өрістерге тиісті ішкі анықтамалар, бар. Кадр бөлімінің қызметкерлері төмендегідей əрекеттерді орындайды: қызметкерлер туралы берілгендерді енгізу жəне өзгерту; сұраныстар бойынша есептерді баспаға шығару; дерек қорынан толтырылған мəліметтер бойынша қызметкерлерді іздеуді жүзеге асыру; мəліметтік берілгендерді статистикалық түрде топтау; қызметкерлердің қызметтік куəліктерін жасау. Бұл жұмыстың негізгі ерекшеліктері — қазіргі кезде кең қолданыс табатын автоматтандырылған ақпараттық жүйеге жататындығы жəне əрі қарай жалғастыру мүмкіндіктерінің болуы, яғни бас кезінде қабылданған даму концепциясынан жəне технологиялық қордың шекарасынан шықпай, пайдаланушылардың мұқтаждықтарына сəйкес жүйенің функционалдық мүмкіндіктерін кеңейту, ұйым басшыларының алдағы жылдарда шешетін есептерін де орындай алатын етіп жақсарту. Құрылған жүйе мекеменің кадр бөлімінің жұмысын жедел ұйымдастырудың құралы болып табылады. Оның интерфейсі мекеме жағынан қызметкерлерді оқыту жұмыстарына қосымша қаржылай жəне уақыт шығындарынсыз жеңіл түрде меңгеруге мүмкіндік береді.
Жүйе мəліметтерге рұқсатсыз қол сұғушылықтан жəне оларды өзгертуден қорғалған: əр пайдаланушының белгілі бір объектілерді жаңадан құруға, өзгертуге жəне өшіруге құқығы болады; бұл құқық администратордың мекеме бастығымен ақылдасу арқылы келісіп қойылады. Автоматтандырылған автоматтық жүйеде əр түрлі деңгейдегі пайдаланушыларға деректерге енуге жəне əрбір жұмыс орнында пайдаланушыға енуге рұқсат етілетін қызметтерді баптау мүмкіндігі қамтамасыз етілген.
Қарастырылып отырған автоматтандырылған автоматтық жүйеде қауіпсіздіктің бірнеше деңгейлері қарастырылған:
— сервердің жүйелік құралдарымен енгізілген қорғаныс;
— жүйедегі маңызды объектілер үшін өзгертулердің журналын жүргізу;
— жүйенің берілгендері мен функцияларына жеке пайдаланушыларға ену мүмкіндігін шектеу.
Lotus Notes/Domino жеті негізгі технологиялардың қосындысы болып табылады: құжаттарға бағытталған деректер қоры; қосымшаларды құрастыру құралдары; мəліметтік берілгендерді репликациялау жүйесі; электронды пошта жүйесі; деректер қауіпсіздігінің құралдары; күнтізбелік жоспарлау мен кестелерді жасау құралдары; Web-технологиялар жəне Internet/Intranet технологиялары [1, 232 б.].
Барлық аппараттық құралдармен қамтамасыз ететін жəне программаның басқа кластарын аппараттық қамтамасыз етумен тура байланысымен ерекшелейтін дербес электрондық есептеуіш машиналарының ажырамайтын бөлігі — операциялық жүйе (ОЖ).
Операциялық жүйе негізгі программалық қамтамасыз ету жағдайына байланысты таңдалады: ОЖ жұмыс істеуді 32-биттік режимді қамтамасыз ету жəне ол көп таралған жəне ашық болуы керек. Lotus Notes клиентінің жұмыс орнына қойылатын техникалық талаптардың жиыны: процессор (CPU) — Intel, Celeron, 2.0 GHz, S-478 PGA, 128KB; аналық тақта — Socket 478, i845DE, ATX, ATA-100, 3PCI, 2DDR, SB; жедел жады —DIMM DDR 256 MB PC2100 [2, 180 б.].
Автоматтандырылған жүйені орнатуға дискіде 50 мегабайт қосымша орын болуы тиіс. Қазіргі жоғары оқу орындарында дайындалатын «Информатика», «Ақпараттық жүйелер» мамандықтары бойынша əр түрлі программалау тілдерімен қатар деректер қорларына қатысты пəндер де қарастырылады. Алайда қазіргі заман талабына сай жақсы білікті мамандарды дайындау үшін мүмкіндік болса, өмірдің əр түрлі салаларында кеңінен қолданылатын күрделі ақпараттық жүйелерді оқыту дұрыс деп есептейміз.
«Информатика», «Ақпараттық жүйелер» мамандықтары бойынша осындай Lotus Notes/Domino, Oracle жүйелерін студенттерге оқытып үйретсе, орынды болар еді. Себебі бұл, біріншіден, осындай күрделі жүйелермен, олардың ортасымен ертерек танысуға, екіншіден, олардың программалау ортасымен танысып, деректер қорын басқарудың программалық кодтарын құруға мүмкіндік береді.
Әдебиет:
- Lind D. Construction content in the environment of Lotus Domino. — M.: Science, 2013.
- Lind D., Kern. Lotus Notes and Domino: The encyclopedia of the programmer. — М.: Publishing house «KUDITS IMAGE», 2016.
