Рассмотрение вопроса о необходимости проектного офиса в проектно-ориентированном подходе в управлении проектами. Разновидности проектного офиса и их функционал.
Ключевые слова: проектный офис, проектно-ориентированный подход, управление проектами.
Переход на проектно-ориентированный метод в управлении организации определен в зависимости от потребности менеджмента, уровня зрелости и ресурсов. При этом организация принимает свой вариант задач и структуры. Порой и возникают проектные офисы с непонятным функционалом, количеством необоснованных ресурсов, которые приносят не пользу в оптимизации процессов и продвижению продукта проекта, а конфликт среди исполнителей, выраженный в неисполнении проекта.
Вспомним понятие проекта. По определению института управления проектами США, проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата (Project Management Body Of Knowledge, PMBOK).
В создании проектного офиса, в первую очередь необходимо определиться, какой вид услуги, продукции, процесса принимать под проектом. Нужно при этом понимать, что проект — сложный процесс, охватывающий ряд факторов:
- Вид и назначение продукта;
- Выполнение работ осуществляется сотрудниками разных подразделений;
- Поставленные задачи, за частую выходят за рамки должностных инструкций, но требующих обязательного выполнения.
В этой статей не будем углубляться в классификацию проектов и выбору проектного подхода. Переход на проектное управление должен быть взвешенным и постепенным. Напомню, что внедрение корпоративной системы управления проектами ориентирован на оптимизацию использования ресурсов:
– человеческих (задействованных ответственных лиц в процессах и т. д.);
– финансовых (затраты на управление, минимизация себестоимости продукта, увеличение рентабельности и т. д.);
– временных (сокращения выпуска продукта, реагирование на возникающие проблемы и принятие решений).
И при переходе на проектно-ориентированную структуру нужно понимать, что не каждой работой возможно управлять проектными принципами. Польза от проектного управления возможна только в том случае, если затраты на содержание КСУП не становятся финансовым обременением предприятия.
И так, переход на проектные принципы управления сопровождается открытием и назначением руководителя проектного офиса: либо привлечение нештатных специалистов, либо формированием и наделением функционалом существующих сотрудников компании, с обязательным проведением тренингов, обучением и разработкой стандартов под специфику продукта.
Разберемся в типах проектного офиса. Согласно определению, проектный офис (офис управления проектами) — организационная структура, которая стандартизирует процессы руководства проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Степень ответственности проектного офиса может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним и более проектами (PMBOK Guide 5 th ).
Проектный офис структурирует и централизует. В зависимости от наличия или отсутствия выделенной структуры с конкретными задачами и формируется проектный офис. Очень важно не путать действия администратора проекта, работающего в программном комплексе над сбором информации по реализации проекта или проектами, с функциональностью проектного офиса. Цель проектного офиса — создать и поддерживать порядок в управлении процессами в той степени, в которой организации это необходимо.
Исходя из назначения и наделенного функционала можно определить три вида проектного офиса:
– Корпоративный проектный офис — структурное подразделение, отвечающее за поддержку и развитие корпоративной системы проектного управления в масштабе организации. Отвечает за методологию, обучение руководителей проектов, адаптирование структуры, ее развитие. Не несет ответственности за успешное выполнение проекта. Основная цель такого проектного офиса — разработка и выбор методологии процессов.
– Управляющий проектный офис — самостоятельное структурное подразделение, выполняющее роль управления выделенным направлением проектов, развития компетенций, методик, стандартизированных под продукт проекта, разработки инструментов и их адаптации. Формирование структуризации процессов. Определение ролей исполнителей в реализации проекта. Принятие решений в нештатных ситуациях, в случаях разрыва коммуникативных мостов — их восстановление. Сбор аналитических данных и постоянное изучения «среды», создания комфортных условий работы. Ответственный за результат выполнения проекта.
– Администрирующий проектный офис — подразделение, ответственное за координацию, организацию конкретного проекта или программы проектов. Временная структура. Открытие и закрытие проектного офиса формата администрирующий зависит от продолжительности жизни проекта.
Выбор и организация формата работы проектного офиса определено:
- Концепцией продукта проекта;
- Продолжительностью проекта;
- Возможностями предприятия (финансовые, человеческие, временные ресурсы).
Сегодня разработано множество методик в стандартизации проектного подхода в управлении проектами. Потребности в разработках новых подходов не требуется. Эффективность работы проектного офиса напрямую зависит от квалификации специалиста в области управления проектами.
Литература:
- ГОСТ Р ИСО 9000:2015 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 сентября 2015 г № 1390-ст
- Адизес, И. К. Управление жизненным циклом корпораций: производственно-практическое издание / Ицхак Калдерон Адизес; пер. с англ. Владимира Кузина; [науч. ред.: Д. Чичикалюк, А. Сеферян]. — 3-е изд. — Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2016. — 498 с. 3экз.
- Аксенов А. А., Колобова О. Л. Модели зрелости управления проектами/ А. А. Аксенов, О. Л. Колобова // Информационные технологии в науке, управлении, социальной сфере и медицине. Сборник научных трудов III Международной научной конференции: в 2 частях. Под ред. О. Г. Берестневой, О. М. Гергет, Т. А. Гладковой — Томск, 2016.-С.106–110.
- Алешин А. В. Управление проектами: фундаментальный курс: учеб. / А. В. Алешин, В. М. Аньшин, К. А. Багратиони и др.; под ред. В. М. Аньшина, О. Н. Ильиной. Науч. исслед. ун-т Высшая школа экономики. — Москва: Изд. дом Высшей школы экономики, 2019
- Полковников А. В., Дубовик М. Ф. Внедрение корпоративной системы управления проектами: риски, факторы успеха, выбор стратегии / А.В Полковников // Управление проектами и программами. 2018. С. 42–49.
- Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK): четвертое издание // Project Management Institute — 2018.
