Специфика документационного обеспечения на металлургических предприятиях | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 2 октября, печатный экземпляр отправим 6 октября.

Опубликовать статью в журнале

Авторы: ,

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №22 (364) май 2021 г.

Дата публикации: 26.05.2021

Статья просмотрена: 4 раза

Библиографическое описание:

Савин, О. И. Специфика документационного обеспечения на металлургических предприятиях / О. И. Савин, А. С. Мирошникова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2021. — № 22 (364). — С. 231-234. — URL: https://moluch.ru/archive/364/81546/ (дата обращения: 21.09.2021).



В данной статье проанализированы особенности построения документационного обеспечения на предприятиях металлургического типа. В статье рассмотрена нормативно-правовая база, структура и документация на примерах конкретных организаций. Также рассматриваются положения о конфиденциальной информации и экологической безопасности.

Ключевые слова: металлургическое предприятие, электронный документооборот, документационное обеспечение, нормативно-правовая база, локально-нормативные акты, структура компании, экологическая безопасность.

В нашем современном мире существует широкий спектр разновидностей организационных структур. Направление развития любой организации зависит от многих факторов, в том числе от географического положения, профиля деятельности, правового регулирования и т. д. Металлургические предприятия распространены по всему земному шару. Они расположены, в основном, в местах скопления больших запасов черных или цветных металлов. Основное внимание исследователей при изучении металлургического предприятия как объекта исследования сосредоточено на процессе реализации продукта производства, технологии обеспечения средствами производства или экономических результатах деятельности предприятия. Документационное обеспечение деятельности предприятия считается вспомогательным и обслуживающим компонентом в работе предприятия. От развития документационного взаимодействия зависит целостность структуры управления и выполняемость всех предписанных требований, правил и норм. Металлургические предприятия обладают своими уникальными особенностями в области организации документационной деятельности, например, касающиеся непосредственно охраны труда и здоровья граждан. Профессиональные союзы и ассоциации стремятся к соблюдению основных мер по обеспечению безопасности жизни и здоровья граждан. Например, в ходе конференции «Системы управления охраны здоровья на предприятии» было предложено создать национальный стандарт «Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования к организации медицинского обеспечения, профилактике заболеваний и укреплению здоровья работников» [1]. Внедрение стандартов об охране здоровья позволяет предпринимателям и профессиональным союзам уделять должное внимание к безопасности работников на предприятии. В связи с обострением ситуации с загрязнением окружающей среды, общество предъявляет повышенные требования к информационной открытости документации в сфере экологической безопасности предприятий. Это связано с тем, что предприятия цветной и черной металлургии занимают первое место по выбросам вредных веществ среди всех отраслей перерабатывающей промышленности [2, c. 578].

На документационную деятельность огромное влияние оказывает структура, сформировавшаяся на предприятии. В деятельности любой организации она играет огромную роль в регулировании связей между отделами и должностными лицами. Для понимания и специфики документооборота, приведем несколько разных по масштабу своей деятельности металлургических компаний: мировые лидеры и региональные компании.

Среди мировых лидеров отрасли можно выделить международную компанию ArcelorMittal, это сталелитейная и горнодобывающая компания, которая располагает более чем 15 филиалами в разных частях мира. ArcelorMittal управляется Советом директоров и генеральным директором компании. Генеральный директор работает с командой из финансового директора и 7 исполнительных директоров, которые в своей деятельности охватывают ключевые регионы производства [3]. На самом деле, при такой масштабной и крупной компании Совет директоров упрощен до минимума возможного управленческого персонала. В организации стремятся к упрощению структуры своей компании. На данный момент Совет директоров состоит из двух комитетов: комитет по аудиту и рискам, и комитет по назначениям, вознаграждениям и корпоративному управлению. На каждый из отделов возложена большая работа по обеспечению деятельности предприятий на местах. Возглавляют комитеты 4 -5 независимых директоров. Предприятия данной компании находятся в разных уголках света: Мексика, Бразилия, Южная Африка, Украина, США и др. На каждом предприятии руководит генеральный директор, которому подчинены директоры по направлению деятельности, а им, в свою очередь, подчинены начальники и руководители отделов.

Если взять иное металлургическое предприятие, можно заметить сходство в построении аппарата управления. Рассмотрим металлургические предприятия Узбекистана и России. В Акционерном обществе «Алмалыкский Горно-металлургический комбинат» (АО «Алмалыкский ГМК») существует три уровня управления: Высшее руководство возложено на Общее собрание акционеров, ему подчиняются 9 заместителей председателя правления, заместителям по направлению подчинены начальники и заместители «второго уровня» [4]. В Обществе с ограниченной ответственностью «Красноярский металлургический завод» (ООО «КраМЗ») высшая должность принадлежит генеральному директору, которому подчиняются заместители, советники и директоры по направлению. Директора по направлению обеспечивают контроль за деятельностью отделов, цехов и служб через начальников структурных подразделений [5].

В целом, структуры металлургических предприятий достаточно похожи друг на друга, они обладают четко выраженной иерархичностью и строгой подчиненностью, например, генеральный директор (Общее собрание акционеров, Совет директоров) — заместители и директоры по направлению — начальники структурных подразделений. За счет многоступенчатой подчиненности одних должностных лиц другим в организации с подобной структурой большое значение имеют вертикальные связи: отчеты руководству о выполнении заданий/плана, рапорты о трудовой дисциплине, служебные и докладные записки, и др. Кроме этого, за счет сложности управленческого аппарата промышленных предприятий управленческая отчетность подразделяется на 3 группы:

— отчетность для руководства предприятия (в соответствии со стандартами и регламентами предприятия);

— отчетность для руководства управляющей компании и акционеров (форма отчетности устанавливается в соответствии с корпоративными стандартами);

— отчетность для инвесторов (форма отчетности устанавливается по согласованию с инвесторами компании) [6, c.30].

Для регулирования деятельности, происходящей на нижних инстанциях производства, руководство всегда требует строгой отчетности о проделанной работе. Поэтому все соответствующие специалисты подготавливают отчетность для управляющих должностных лиц, для акционеров и для инвесторов (как лицам, вкладывающим материальные средства для развития компании).

При усложненной системе управления организацией необходимым элементом считается внедрение автоматизированных MES — систем, или Систем управления производством. Они обеспечивают управление персоналом, электронным документооборотом, техническим обслуживанием, электронным архивом, поиском информации и осуществлением контролем за работами должностных лиц [7]. Подобные системы обеспечивают эффективную работу по взаимодействую между структурными подразделениями и между вышестоящими и нижестоящими должностными лицами. Для понимания и детального изучения компонентов работы электронного документооборота представим сравнительную таблицу MES-систем филиала ArcelorMittal в Казахстане и ООО «КраМЗ» в России.

Таблица 1

Сравнительные данные MES -систем металлургических предприятий

АО «АрселорМиттал Темиртау»

ООО «КраМЗ»

Программное обеспечение

R/3, Oracle Applications [8].

(Комплексные бизнес-системы).

1С: Предприятие.

Интеграция с: SAP NetWeaver (создание заданий на платежи), 1С:Бухгалтерия (расчеты, планирование затрат), PayDox (согласование документов), Aldor (хранение и обмен документами).

Возможности системы электронного документооборота (СЭД)

Ведение базы данных персонала и посетителей, управление распорядительной документацией, контроль рабочего времени персонала компании и подрядных организаций, возможность рассчитывать заработную плату.

Использование электронных систем для управления ресурсами организации, управления персоналом, учета заказчиков фирмы, планирования и контроля выполнения плановых показателей. Расчет заработной платы происходит при интеграции с системой «1С: Бухгалтерия».

Система контроля и управления доступом

Биометрия лица, пароли.

Идентификационные карточки, пароли на ПК.

Облачные технологии

Внедрение системы «O365», которая позволяет пользователям персонального компьютера использовать облачное хранилище файлов, пользоваться порталом для размещения информации, работать с документами и таблицами Online на любом устройстве [9].

На предприятии не предусмотрено использование иных технических устройств для доступа в корпоративную сеть. Также, в организации на рабочих местах нет возможности подключения к сети Интернет. Все файлы хранятся на корпоративном сервере предприятия.

Таким образом, мы можем увидеть некоторые отличительные особенности и сходства в построение автоматизированных систем и их возможностей в документационном обеспечении предприятия. Мы можем заметить, что предприятия оснащаются MES-системами в соответствии с приоритетами компаний. Предприятие может стремиться к обеспечению удобства сотрудников к доступу в корпоративную сеть, к внедрению прогрессивных моделей систем электронного документооборота или к защите информации посредством закрытой локальной сети и пропускного режима.

В компаниях металлургического сектора большое внимание уделено безопасности информации конфиденциального характера. По Кодексу делового поведения в компании ArcelorMittal, виды конфиденциальных сведений и правовые меры их защиты закреплены в соответствии с нормами законов страны, где расположено предприятие, локальными нормативными актами, а также мировыми стандартами и соглашениями. Сотрудники должны быть ознакомлены с основными положениями, предписывающие сохранность конфиденциальной информации. За нарушение положений руководителю или менеджеру следует обращаться в комитет по аудиту и рискам с требованием проверить факт наличия нарушения Положений о разглашении сведений конфиденциального характера, об антикоррупционной деятельности или о конфликте интересов на предприятии. ООО «КраМЗ» действует в соответствии с российским законодательством, создает свои локально-нормативные акты, предписывает правила поведения работников на автоматизированных рабочих местах и требования к работе со сведениями коммерческой тайны и персональными данными. Кроме данных пунктов, в организации предусмотрена корпоративная закрытая сеть без доступа в интернет и пропускной режим, чтобы избежать утечки информации за пределы предприятия.

Законодательство разных стран по-своему регулирует деятельность предприятий металлургической отрасли. Металлургические предприятия в реалиях современного мира все чаще сталкиваются с проблемами регулирования выбросов и загрязнений окружающей среды. Так, например, если рассматривать область экологии и безопасности окружающей среды, то в России по закону «О коммерческой тайне» металлургические предприятия не вправе засекречивать отчеты об экологических показателях выбросов в атмосферу вредных веществ [10]. Вся информация, которая касается загрязненности окружающей среды, не относится к конфиденциальным сведениям, поэтому должна быть открыта для общества. Кроме этого, многие металлургические предприятия действуют на основе российского законодательства (Конституция, ФЗ «Об охране окружающей среды») и Международных соглашений и стандартов, таких, как ISO 14001 «Основы экологической безопасности», Соглашение о взаимодействии стран СНГ в области экологии и охраны окружающей природной среды, Соглашение стран СНГ о сотрудничестве в области экологического мониторинга и т. д. В США ответственность и правовое регулирование металлургических предприятий в области охраны окружающей среды более требовательные. На федеральном уровне в США существует Закон о чистом воздухе, Закон о чистой воде, Закон о сохранении и восстановлении ресурсов («RCRA»), Закон об охране окружающей среды, Закон о безопасной питьевой воде и Закон о контроле за токсичными веществами. В Аргентине, для организаций, которые занимаются промышленностью, необходимо получить экологическое страхование, а только потом лицензию на предпринимательскую деятельность [3]. В области не только экологии, но и в других сферах деятельности, металлургические предприятия стараются следовать всем предписанным правилам и нормам, действующим на территории государства, где они расположены.

Предприятия металлургического типа имеют децентрализованную систему хранения бумажных документов. Конкретные подразделения обеспечивают хранения ретроспективной документации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. На предприятии могут быть обеспечены помещения для хранения документации по видам документам, как, например, в Акционерном обществе «Красноярский Алюминиевый Завод» (АО «РУСАЛ КрАЗ»). На предприятии предусмотрено 2 архива — документов по личному составу и научно-технический архив. Организационные и управленческие документы хранятся в структурных подразделениях в соответствии с их направлением деятельности. В ООО «КраМЗ» тоже существует несколько помещений для хранения документов.

Таким образом, мы проанализировали аспекты деятельности металлургических предприятий на примере компании ArcelorMittal, ООО «КраМЗ», АО «Алмалыкский ГМК» и АО «РУСАЛ КрАЗ». Металлургические предприятия обладают некоторыми особенностями в организации документационного обеспечения. Структура строго иерархична, отчетность предусмотрена не только в руки руководителя предприятия, но и руководителю компании, акционерам и инвесторам. В соответствии с современными тенденциями, металлургические предприятия уделяют большое внимание сфере защиты конфиденциальной информации и обеспечению экологической безопасности.

Литература:

  1. Конференция «Системы управления охраной здоровья на предприятии» [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://irioh.ru/news-25022020/.
  2. Малахов Н. Н. Современные методы повышения экологической безопасности производственных процессов металлургического предприятия / Н. Н. Малахов, И. С. Фадеев, С. Н. Яковлева // Орловский государственный университет имени И. С. Тургенева. — 2020г. — С. 578–582.
  3. Отчет Комиссии по ценным бумагам и биржам, ArcelorMittal (Report Securities and Exchange commission ARCELORMITTAL) [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/1243429/000124342916000008/20f.htm.
  4. Структура АО «Алмалыкский ГМК» [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.agmk.uz/.
  5. Организационная структура ООО «КраМЗ»: утв. приказом от 01.03.2021г.
  6. Юрьева Л. В. Оценка конкурентоспособности отдельных предприятий в металлургических холдингах на основе формирования конкурентно-стратегического механизма / Л. В. Юрьева // Экономический анализ: теория и практика. — 2011. — № 22. — С.29–43.
  7. Садовская Е. В. Автоматизированные системы управления на предприятиях металлургической отрасли / Е. В. Садовская // Студенческий научный форум — 2018. Экономические науки. Проблемы прикладной информатики в условиях цифровой экономики. — 2018, Сибирский федеральный университет.
  8. Даулетова А. М. Интегрированная система управления на АО «АРСЕЛОРМИТТАЛ ТЕМИРТАУ» / А. М. Даулетова, З. С. Гельманова, Ф. Хусайын / Международный экономический форум, Казахстан. — 2015.
  9. Пресс-релиз «АО «АрселорМиттал Темиртау» идет в ногу с эрой цифровой трансформации» [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.arcelormittal.kz/index.php?id=10&pr=75.
  10. О коммерческой тайне [Электронный ресурс]: от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 09.03.2021) // Справочная правовая система «КонсультантПлюс» — Режим доступа: http:// www.consultant.ru.
Основные термины (генерируются автоматически): предприятие, окружающая среда, электронный документооборот, MES, генеральный директор, Совет директоров, экологическая безопасность, документационное обеспечение, конфиденциальная информация, металлургическое предприятие.


Задать вопрос