Данная статья в краткой и емкой форме знакомит читателя с основой процесса информационного анализа внутри компании. Несомненно, подобная аналитика является длительным и сложным процессом. Однако на первоначальном этапе изучения данного вопроса необходимо иметь ясное и четкое представление о базовых принципах информационного анализа, его методах и приемах. На сегодняшний день, несмотря на обилие как отечественной, так и зарубежной литературы, подача материала авторами отличается настолько, что в разных пособиях порой высказываются диаметрально противоположные мнения и даются взаимоисключающие рекомендации. В данной статье приведены базисные утверждения и приемы, опираясь на которые, читатель сможет самостоятельно определить наиболее оптимальный для себя путь изучения вопроса информационного анализа в будущем.
Ключевые слова: информационный анализ, бизнес-процессы первичные и вторичные источники информации.
Процесс анализа информации всегда связан с текущими бизнес-процессами компании (т. е. Стратегическим планированием, продажами, маркетингом или управлением продуктами), посредством которых информация будет использоваться. Иначе, проведение исследований экономически не целесообразно. Фактически, использование информации должно быть напрямую связано с ситуацией принятия решения, либо эта информация должна помочь повысить осведомленность руководителей организации в области операционной деятельности, связанной с различными бизнес-процессами [1].
Суть любой задачи анализа информации — понять и проанализировать основные направления деятельности компании. Для её успешного выполнения необходим опыт в сборе данных и выборе источников информации. Даже если аналитический процесс полностью автоматизирован, это требование все равно остается в силе. Автоматизация процесса (включая анализ поступающей информации) начинается с алгоритмического описания самого процесса. В свою очередь, это требует глубокого понимания бизнес-процессов, протекающих в компании.
В этом отношении следует разделять объем информации и процесс ее анализа. Количественная оценка информации направлена на определение потребностей всех обозначенных направлений исследований и валидацию всех доступных источников информации для использования в процессе анализа информации. Процесс анализа информации начинается с определения требований по одному, пусть даже незначительному, но конечному результату этого анализа.
Анализ информации — это непрерывный и периодический процесс [1]. Началом этого процесса является определение информационных потребностей лиц, принимающих решения в компании. На следующем шаге осуществляется сбор информации из проверенных источников. После чего проводится сам анализ и готовится отчет. Отчет включает в себя тот объем информации, который отвечает информационным потребностям потребителей. Также важным является получение обратной связи в виде подготовительных комментариев и предложений, созданных на основе этого отчета и постоянно меняющихся информационных запросов.
Углубленная оценка потребностей компании позволяет определить направления и глубину предстоящих аналитических исследований. Даже если вы собираете информацию для личных нужд, вы должны четко определить основную цель исследований. Это необходимо для концентрации имеющихся ресурсов на наиболее перспективных направлениях. Однако в большинстве случаев сотрудники, проводящие исследования, не являются конечными пользователями результатов. По этой причине исследовательская группа должна как можно четче понимать, для достижения каких именно целей будет использован конечный результат. Что в свою очередь позволит исключить бесполезный сбор и анализ данных, которые в конечном итоге не будут иметь никакого отношения к потребности конечного пользователя. Для этапа анализа потребностей были разработаны различные формы и анкеты. Эти «опросники» устанавливают высокие стандарты качества на данном этапе решения поставленной задачи [1].
Использование таких форм и анкет достаточно, но в некоторых случаях качественный анализ проводится только на основе неформальных бесед с руководителями компании и сотрудниками, принимающими стратегические решения. Для получения результатов от такого исследования специалист должен владеть некоторыми методами и навыками, позволяющими эффективно проводить деловые переговоры с высокопоставленными лицами, принимающими решения. Наиболее важно полностью изучить потребности организации в анализе информации и распространить их по всей внутренней функциональной структуре сверху вниз. Это необходимо для того, чтобы результаты анализа информации имели практическую ценность.
В цикле анализа информации необходимо разделить информацию, полученную из интервью и открытых источников. Такое разделение связано с тем, что проще и дешевле собирать информацию из открытых источников (таких как опубликованные СМИ или аналитические отчеты), чем напрямую обращаться к основным источникам информации. Если исполнитель имеет достаточный опыт исследования открытых источников информации, то трудозатраты будут меньше. Изучение легкодоступных источников информации перед интервью предоставит исследователям ценную общую справочную информацию, которая может быть проверена во время интервью. Кроме того, ответы на определенные вопросы при исследовании вспомогательных ресурсов снизят стоимость этапа поиска основного ресурса. А иногда информации из вторичных источников будет достаточно и в проведении интервью не будет необходимости.
Независимо от того, какой объем информации сегодня является общедоступным, невозможно получить доступ ко всей информации с помощью ресурсов, поддерживающих исследования. Изучив информацию из «вторых рук», вы сможете решить исследовательскую задачу, только если возьмете интервью у экспертов, знакомых с темой исследования. Этот этап может стать относительно дорогим по сравнению с исследованиями вторичных ресурсов. Конечно же, это зависит от масштаба поставленной задачи и задействованных ресурсов. Довольно часто компании прибегают к помощи внештатных специалистов для получения информации из первичных источников [1].
После сбора информации из различных источников крайне важно определить точные требования к первоначальному анализу информации. Точно так же, в зависимости от объема текущей задачи, этот этап исследования может быть очень дорогим, поскольку включает в себя, по меньшей мере, время, потраченное на изучение всех доступных ресурсов. Также может возникнуть необходимость в выполнении дополнительной проверки отдельных результатов анализа с помощью проведения интервью с другими экспертами.
Форма, в которой будут предоставлены результаты анализа информации после проведенных исследований, не сильно важна для конечного пользователя. Часто лица, принимающие решения, не располагают временем для поиска ключевых результатов анализа в большом объеме полученных данных. Исходя из этого, основной отчет необходимо сформировать в формате удобном для чтения с учетом его требований. В то же время он должен обеспечивать легкий доступ ко всем исходным данным для тех, кто заинтересован в подробном изучении полученных данных. Эти правила являются основными и применяются независимо от формата, будь то выходная форма базы данных, информационный бюллетень, графическая презентация, конференция или очный семинар. Кроме того, помимо получения комментариев и предложений по предоставленной аналитической информации, есть еще одна причина, которая отделяет нас от этапа представления информации для конечного использования. Форма, канал, и метод представления информации влияют на то, как люди воспринимают аналитическую информацию. Иногда решения принимаются в том же порядке, в котором предоставляется аналитическая информация. По этой причине, основные справочные материалы необходимо предоставлять до того, как возникнет реальная ситуация принятия решения [1].
Индикатором, позволяющим оценить результаты проделанной работы, служит конечный этап всего аналитического процесса — это этап предоставления аналитической информации для использования. Именно на этом этапе появляется возможность оценить, соответствуют ли предоставленные результаты потребностям, определенным в самом начале процесса анализа информации. Независимо от того, даны ли ответы на все начальные вопросы, на этом этапе могут возникнуть новые вопросы, в этом случае необходимо произвести новый анализ задач. Это, как правило, означает, что потребность в анализе информации продолжает существовать. Кроме того, если конечные пользователи и информационные аналитики работают вместе над созданием финального отчета, в этом случае конечный пользователь информации может внести свой вклад в ожидаемый результат [1].
Процесс анализа информации играет важную роль в принятии управленческих решений, как в частном, так и в государственном секторе. Социальная информация играет особую роль в государственном управлении. Информация должна собираться регулярно, с определенной скоростью и в необходимом объеме. Информация должна анализироваться быстро и эффективно. Выбор метода анализа не должен основываться на принципе «универсального метода», а должен осуществляться на основе комплексного принципа, то есть лучшие аспекты каждого метода должны быть объединены в соответствии с конкретными управленческими ситуациями. При выборе методов анализа информации необходимо учитывать ряд факторов. Так в сфере государственного управления основными направлениями информационно-аналитической деятельности являются: совершенствование организационных технологий и организационной структуры в этой области, внедрение технологических инноваций, повышение соответствующей квалификации сотрудников и повышение интереса к социальному развитию [2].
Литература:
- Анализ информации — превращение данных в аналитические выводы, ИКФ «АЛЬТ», Global Intelligence Alliance, [Электронный ресурс] // Энциклопедия маркетинга — 17.12.2013 — Режим доступа: https://www.marketing.spb.ru/lib-research/Intelligence_Process.htm
- Побережная Е. В., Дьякова Ю. Н., Роль анализа ликвидности и финансовой устойчивости в деятельности предприятия, ФГАОУ ВПО «Северо-Кавказский федеральный университет» — журнал «Актуальные направления научных исследований: от теории к практике» — 2015 — № 3 — с. 429/431 [Электронный ресурс] // Научная электронная библиотека — 08.04.2021 — Режим доступа: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=23890934
- Разумов В. А., Аналитический менеджмент прибыльного производства [Тест] / Разумов В. А., Изд-во Вузовская книга, 2019
- Сафиуллин М. Р., Зайнуллина М. Р., Современный стратегический анализ, [Текст]: Конспект лекций / Сафиуллин М. Р., Зайнуллина М. Р., Каз.федер.ун-т. — Казань, 2013
