В статье рассмотрены основные аспекты и блоки задач, которые приходится решать фирме при внедрении ERP-систем. В ходе исследования был рассмотрен требуемый в современных условиях ведения бизнеса подход к управленческому учету в организации и его соотношению с бухгалтерским учетом, обозначена важность менеджмента изменений. Произведена попытка корреляции управленческого учета с бухгалтерским учетом на основе методов экономико-математического моделирования, определена организационная основа для исполнения методологии TOGAF при внедрении 1C:ERP. Рассмотрена методология построения бизнес-процессов как программно-ориентированного экземпляра бизнес-процесса в системе 1C:ERP. Произведена формализация влияния макроэкономических факторов в виде целевой функции с ограничениями, определено прикладное назначение 1C:ERP на основе целевой функции.
Ключевые слова: управленческий учет, TOGAF, бухгалтерский учет, экономико-математическое моделирование, техническое задание, прикладное назначение ERP-систем.
Почему внедрение ERP -системы зачастую не приносит пользы бизнесу
Одна из основных причин провала внедрения ERP-системы — это отсутствие понимания у руководящего состава российских компаний среднего уровня назначения и внутреннего «кодового» устройства функционала данных систем и попытка внедрения на эмоциях в ожидании «чудесного само собой» повышения количественных показателей фирмы без усилий соответствующих структур компании [1]. Т. е. отсутствует понимание и методология внедрения, а также неразвитость в российском бизнесе менеджмента изменений [2]. Менеджмент изменений по важности в функционировании западных компаний не уступает, но даже превосходит стратегический менеджмент и менеджмент рисков, которые в российской действительности направлены скорее на устранение кризисных последствий, а не их предупреждение. Попытка задачи формализации, а главное — математически обоснованного определения причины внедрения ERP-системы можно найти в методологии TOGAF, которая предлагает последовательность действий:
– Определение стейкхолдеров — людей, принимающих управленческие решения
– Выявление неудовлетворительных показателей компании
– Моделирование последствий данных показателей
– Постановка цели в измеримом виде
– Определение способов достижения целей и материально описанных ограничений на эти способы
В соответствии с описанной выше методологией управленческой команде следует определить состояние бизнес-процессов, т. е. формализовать их и привести в соответствие с повседневной деятельностью компании, а также описать и распределить бизнес-роли. Необходимо также определиться с действующей IT-архитектурой предприятия, т. е. системной архитектурой (приложения и обрабатываемые данные) и технологическая архитектура (аппаратное обеспечение, сетевая инфраструктура, системное ПО) с целью избежать конфликта внедряемой ERP-системы с установленной в компании IT-структурой и, как следствие, потери данных и аврального режима работы.
Важно понимать, что системы ERP-класса требуют высокого качества принимаемых управленческих решений на основе предоставляемых этими системами данных. Вопрос о том, будет ли этим заниматься действующая управленческая команда после длительного (3–6 месяцев) обучения взаимодействия с ERP-системой или же это будет новая привлеченная команда, нанятая как на постоянную работу, так и вызываемая по мере возникновения соответствующих задач управленческого характера, требует формирования современной и квалифицированной HR-службы.
Корреляция управленческого и бухгалтерского учета
Еще один объемный «пласт проблем», связанный с эксплуатацией 1С:ERP — выработка технологии управленческого учета на основе корреляции, согласования управленческого и бухгалтерского учета. Причем, данный подход требует не только теоретической, но и программно-математической реализации и анализа IT-структуры предприятия. Рассмотрим обозначенный вопрос с теоретической точки зрения. В начале отечественного бизнеса управленческий учет был направлен на минимизацию налогообложения, быстрое приобретение активов, что в значительной степени «по инерции» остается для многих отечественных бизнесменов решающим в управленческом учете и сейчас [3]. Однако, в настоящее время от управленческого учета и соответствующего персонала требуется решать задачи повышения эффективности управления с выведением подробных аналитик влияния этих решений по каждому структурному подразделению и видеть и отражать это в 1С:ERP. На таком этапе будет ошибочным доверять задачи принятия решений бухгалтерии, так как задача управленческого учета — предоставление информации руководству, ответы на вопросы о возникновении прибыли и трат, оценке и последующей формализации работы подразделений и отдельных сотрудников. В то время как бухгалтерия занимается финансовым учетом, а зачастую — и налоговым, которые в значительной степени отличаются от управленческого учета по технологии ведения, предоставлению данных и целям — сдача отчетности в соответствии с требованиями законодательства и принимающих структур. В контексте 1С:ERP описанный теоретический подход означает сквозное проектирование производства и расчет соответствующих показателей с введением дополнительных аналитик, соответствующих установленному в организации управленческому учету с целью проследить формирование выходных показателей фирмы и передачи этой управленческой информации бухгалтерии.
Рассмотрим задачу теоретического аспекта корреляции управленческого и бухгалтерского учета с точки зрения экономико-математического моделирования управленческого учета. Для управленческого учета, анализирующего изменение уровня деловой активности организации как главного обобщенного выходного математического показателя фирмы, любые издержки представляются формулой
– Y — совокупные издержки, руб;
– a — их постоянная часть, не зависящая от объемов производства, руб.;
– b — переменные издержки в расчете на единицу продукции (коэффициент реагирования затрат), руб.;
– X — показатель, характеризующий деловую активность организации (объем производства продукции, оказанных услуг, товарооборота и др.) в натуральных единицах измерения
Для целей управления — оценки эффективности деятельности предприятия, анализа его безубыточности, гибкого финансового планирования, принятия краткосрочных управленческих решений и решения других вопросов необходимо описать поведение издержек вышеприведенной формулой, т. е. разделить их на постоянную и переменную части.
Для математического представления результата управленческого учета — как общей оценки эффективности деятельности предприятия, так и понимания расчета отдельного показателя в 1C:ERP используется ряд количественных методов. Основное их предназначение в контексте внедрения и эксплуатации ERP-систем — выявление и математическое описание соотношения между постоянными и переменными затратами, расчет уровня производственного левериджа, программно-аппаратная реализация отправки полученной управленческой информации в соответствующие регистры, аналитики и вкладки 1C:ERP для формирования бухгалтерско-управленческой отчетности. Под бухгалтерско-управленческой отчетностью следует понимать документацию, которая удовлетворяет задачам бухгалтерского и управленческого учета одновременно, тем самым обеспечивая прозрачность и понятность формирования соответствующего показателя на всем этапе и цепочке пользователей 1C:ERP. Т. е. путем использования методов экономико-математического моделирования управленческого учета и создания при необходимости новых или доработки встроенных отчетов в 1C:ERP можно добиться понимания формирования показателей фирмы, а не использовать ERP-системы только для проводки документов по вкладкам программы.
Объединяя теоретический аспект корреляции управленческого учета, принципы экономико-математического моделирования управленческого учета и методологию TOGAF, можно выделить организационное обеспечение корреляции для успешного внедрения 1C:ERP [5]:
– Создание рабочей группы для диагностики и формулирования концепции построения управленческого учета, учетной политики и управленческого плана счетов;
– Разделение центров финансовой ответственности: затрат, дохода, прибыли, инвестиций. Отражение соответствующего разделения в системе 1C:ERP для подготовки технического задания при его внедрении;
– Методология и регламентирование документооборота в виде создания положения об управленческом учете;
– Обучение персонала работе с системой управленческого учета;
– Поэтапная автоматизация, начинающаяся с использования неспециализированного программного обеспечения, и, при необходимости, глубокая автоматизация в виде 1C:ERP.
Таким образом, представленную выше концепцию необходимо согласно методологии TOGAF описать в виде технического задания на внедрение 1C:ERP, затем определить состояние бизнес-процессов.
Методология построения бизнес-процессов в 1 C : ERP
Моделирование бизнес-процессов по опыту внедрения 1C:ERP и в соответствии с методологией TOGAF должно заключаться не в модернизации языка программирования, а в анализе принимаемых проектных решений. Это означает, что пользователи в результате принимаемых проектных решений должны применять готовые объектно-ориентированные приложения на своих участках ответственности, а не пытаться разобраться в коде системы с целью найти в ней зону своей ответственности. 1C:ERP должна сама формировать для пользователя список задач. Определим и формализуем структуру и назначение бизнес-процессов, т. е определимся с теоретическим подходом их построения.
Выделим современные направления моделирования бизнес-процессов:
– Повышение качества: создание и формализация простого списка заданий сотрудникам;
– Повышение эффективности: формализация организационной деятельности;
– Новые возможности: средство поддержки процессного управления
Механизм бизнес-процессов в 1C:ERP по методологии TOGAF
Основные объекты, используемые при моделировании бизнес-процессов:
– Собственно, Бизнес-процессы;
– Задачи;
– Регистр сведений;
– Параметр сеанса;
– Справочники
– «Задача»: описывает список заданий и способ распределения по исполнителям в соответствии с организационной структурой организации;
– «Регистр сведений»: обеспечивает нахождение соответствующей роль-сотрудник согласно системе адресации в задаче;
– «Бизнес-процесс»: представляет собой маршрут бизнес-процесса в виде связного графа с отображенными в нем алгоритмами условных переходов и реакцией бизнес-процессов на внешние события;
– «Справочники»: содержат предопределенные данные (роли) для установки их в качестве атрибутов для точек маршрутизации. А также исполнения при формировании задач вне бизнес-процессов;
– «Параметр сеанса»: используется для активации бизнес-процессами невыполненных задач для конкретного исполнителя.
Таким образом, общая логика выполнения бизнес-процессов в соответствии с описанной структурой заключается в следующем: бизнес-процессы формируют задачи, которые представляются в системе как список назначенных заданий для исполнителей. Задачи как основной объект моделирования бизнес-процессов используют регистр сведений с необходимой адресацией. Конечные исполнители определяются с помощью «матрицы разыменования».
Так почему же согласованный с методологией TOGAF теоретический подход к моделированию бизнес-процессов лишь в 30 % успешно реализуется на практике? 1C:ERP как программно-ориентированная система при создании и формализации проекта заказа у разработчика требует с практической точки зрения определения бизнес-процесса как экземпляра бизнес-процесса. Под экземпляром бизнес-процесса будем понимать программное исполнение ответственным лицом соответствующего описанию бизнес-процесса как связного графа конкретных действий в интерактивном окне 1C:ERP. Поэтому, для грамотной постановки экземпляра бизнес-процесса перед фирмой-внедренцем 1C:ERP заказчику в лице управленческой команды требуется спроектировать максимально приближенный к соответствующему участку деятельности образ объектно-ориентированного продукта, согласованный с исполнителями (сотрудниками). С помощью данного продукта руководство и соответствующие аналитические структуры фирмы смогут проследить поэтапность формирования управленческой отчетности, согласованной в свою очередь с принципами экономико-математического моделирования управленческо-учетных задач. Практическая реализация экземпляра бизнес-процессов в условиях автоматизации бизнес-процессов внедрения и разработки специализированных языков описания бизнес-процессов [6], которые в отличие от надстроечных языков программирования, направленных на создание объектно-ориентированных приложений, помогут уточнить и расширить на программном уровне сведения о бизнес-процессе как о карте маршрута.
Определение прикладного назначения 1 C : ERP в контексте экономико-математического моделирования макроэкономических факторов влияния
После проведения подготовительных работ перед формированием технического задания на заказ процедуры внедрения 1C:ERP и проведения оптимизации бизнес-процессов управленческой команде необходимо определиться с количественно-показательным выражением влияния внедряемой системы на показатели деятельности фирмы. Т. е. необходимо определиться с прикладным аспектом: какой показатель финансово-хозяйственной деятельности фирмы требуется детализировать в 1C:ERP для успешного решения задач управленческого и бухгалтерского учета. Поскольку в силу множественности макроэкономических факторов влияния невозможно отразить их в применяемом прикладном программном обеспечении, то с точки зрения корреляции управленческого и бухгалтерского учета на практике применяется оптимизационная экономико-математическая модель [7]. В нее можно поместить значительные массивы разрозненной экономической информации и, формализовав ее в виде ограничений, проанализировать динамику развития организаций отрасли в регионе и определить макроэкономические факторы влияния. В контексте оптимизационной экономико-математической модели прикладное назначение 1C:ERP заключается в отображении по всей маршрутной карте в соответствии с разработанными экземплярами бизнес-процессов математической многофакторной оптимизированной целевой функции — максимизации прибыли. Но, поскольку в задачу антикризисного управления входит не столько максимизация прибыли, сколько снижение отрицательного влияния кризисных факторов финансово-хозяйственной деятельности, то в этом случае в задачу прикладного назначения 1C:ERP в рамках антикризисного управления требуется детализация и визуализация для пользователей системы различного уровня ответственности выявленных кризисных факторов.
При построении оптимизационной модели учитываются ограничительные факторы следующих типов:
– По использованию ресурсов;
– По соотношению производственных площадей;
– По гарантированному объему производства;
– По группам ресурсов;
– По использованию произведенной продукции (в это математическое ограничение необходимо включить макроэкономические факторы влияния для определения потребности рынка региона в произведенной фирмой продукции, а значит, и возможной прибыли) [8]
– По определению совокупной выручки;
– По определению производственных затрат
В прикладном исполнении усилиями языков программирования бизнес-процессов, прикладного программного обеспечения для решения учетно-аналитических задач и экономико-математического моделирования управленческого учета требуется в виде матриц соответствующих коэффициентов и переменных, отражающих факторы влияния, разработать и оптимизировать бизнес-процессы, согласовать карту маршрута с подробным математическим описанием представленной теоретически оптимизационной модели с управленческой командой и руководством фирмы, а затем согласно методологии TOGAF после определения выверенной потребности в 1C:ERP согласовать с фирмой исполнителем проект внедрения системы.
Заключение
Таким образом, рассмотренные особенности внедрения и основные классы возникающих проблем в большей степени продиктованы легкомысленным и недоверчивым отношением владельцев фирм. Действительно, не ожидается же, что для улучшения хотя бы одного показателя финансово-хозяйственной деятельности потребуется проводить комплекс исследовательских работ, которые как правило требуют пересмотра бизнес-процессов. Решение скрытых организационных проблем, необходимости отказаться от использования метода «большого взрыва». В то же время обнаруживается недобросовестность фирм-внедренцев 1C:ERP, которые не заинтересованы в том, чтобы предупредить заказчика о возможных обширных проблемах, помочь им определиться с конкретными потребностями и ожиданиями от внедрения. ERP-система как система планирования использования ресурсов [9] для выполнения именно аналитических и прогностических функций требует понимания ее внутреннего устройства, без которого она становится обычной учетно-индикаторной системой, которая лишь фиксирует, а не объясняет показатели. Моральная готовность руководства и управленческой команды фирмы, готовность понять ERP-систему изнутри, уделение должного внимания управленческому учету в соответствии с современными требованиями к управленческой и учетной политики, четкость в выставлении технического задания — это критерии успешного внедрения.
Литература:
- Почему внедрение ERP-системы не приносит пользы бизнесу?. — Текст: электронный //: [сайт]. — URL: https://infostart.ru/1c/articles/943149/ (дата обращения: 7.03.2021).
- Спивак, В. А. Управление изменениями / В. А. Спивак. — Москва: Юрайт, 2017. — 356 c. — Текст: непосредственный.
- Сравнительный анализ управленческого и бухгалтерского учета. — Текст: электронный //: [сайт]. — URL: Режим доступа: https: https://www.klerk.ru/boss/articles/452621/ (дата обращения: 10.03.2021).
- Выбор и построение функции производственных затрат. — Текст: электронный // Стратегический управленческий учет: [сайт]. — URL: https://bstudy.net/606962/ekonomika/vybor_postroenie_funktsii_proizvodstvennyh_zatrat / (дата обращения: 10.03.2021).
- Автоматизация бизнес-процессов в "1С:Предприятие 8.0". — Текст: электронный //: [сайт]. — URL: https://www.klerk.ru/soft/articles/26669/ (дата обращения: 10.03.2021).
- Жудин, М. Н. Обзор программных продуктов бизнес-моделирования / М. Н. Жудин. —: Корпоративный менеджмент: сетевой журнал, 2009. — 351 c. — Текст: непосредственный.
- Лысенко М. В., Лысенко Ю. В., Таипова Э. Х. Экономико-математическое моделирование оптимизации производства продукции // Фундаментальные исследования. — 2014. — № 11–8. — С. 1750–1755;
- Розанова, Н. М. Макроэкономика: учебное пособие для магистратуры / Н. М. Розанова. — Москва: Юрайт, 2016. — 490 c. — Текст: непосредственный.
- ERP-системы. — Текст: электронный //: [сайт]. — URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:ERP-системы (дата обращения: 15.03.2021).
