Одним из обязательных этапов подготовки к годовому отчету является проведение инвентаризации. Считать эту процедуру чем-то рутинным и малозначимым — весьма некорректно, поскольку опущение проведения инвентаризации или неотражение ее результатов в учете может привести к взысканию штрафа по ст. 15.15.6 КоАП, т. к. контролирующие органы расценивают такое поведение как грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.
Осложненная ситуация с Covid-19 и растущее число заболевших заставило власти Новосибирска ужесточить карантинные меры.
Например, до 31.12.2021 года продлен режим самоизоляции для новосибирцев старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. Его называют «Режим повышенной готовности». Учреждения дополнительного образования и детские досуговые организации, подведомственные правительству Новосибирска, были закрыты до 29 ноября. Продолжает действовать требование перевести на дистанционный режим работы не менее 30 % сотрудников. Эти и другие меры прописаны в Постановлении правительства Новосибирской области от 15 ноября 2020 года № 476-п «О внесении изменения в постановление Правительства Новосибирской области от 18.03.2020 № 72-п»
В условиях пандемии Минтруд рекомендует переводить сотрудников на дистанционный режим. Если члены комиссии отправлены на «удаленку», то вы можете провести инвентаризацию дистанционно. Этот способ поможет провести инвентаризацию в запланированные сроки и обезопасить членов инвентаризационной комиссии и соблюсти режим самоизоляции для новосибирцев старше 65 лет.
Для проведения инвентаризации дистанционно необходимо выполнить следующие меры:
– создать приказ, в котором обосновать данный способ проведения инвентаризации (например, «в связи со сложившейся неблагоприятной эпидемиологической ситуацией и переводом сотрудников на дистанционную работу»)
– создать общие папки для документов, чтобы взаимодействовать с членами инвентаризационной комиссии на дистанционном режиме. (Например, общие файлы для работы в программе «Google Документы» или пересылать документы в онлайн на платформе «Zoom», создав общую рабочую конференцию. Порядок обмена документами с сотрудниками так же важно отразить в учетной политике;
– выбрать программы и оборудование. Для проведения инвентаризации на дистанционном режиме можно воспользоваться видеофиксацией. Данный способ используется, если внушительная часть членов комиссии не имеет возможности присутствовать во время процедуры по причине перевода на дистанционный режим или члены комиссии старше 65 лет.
Данный способ удобен для тех организаций, которые имеют территориально отдаленные обособленные подразделения, но не имеют там нужного количества работников для создания инвентаризационной комиссии. Причем абсолютно невыгодно направлять в это подразделение комиссию из головного офиса в полном составе.
При выборе видеофиксации нужно обратить внимание, что инвентаризация будет проводиться при помощи пересчета ТМЦ в онлайн-режиме, т. е. необходима видеосвязь. Таким образом, некоторые из членов комиссии смогут наблюдать за инвентаризацией удаленно или через такие сервисы FCC, Zoom и другие.
Для проведения инвентаризации с применением видеофиксации важно позаботиться о том, чтобы у каждого члена комиссии, находящегося на «удаленке», был персональный компьютер и хороший интернет. Так же нужно дополнительно назначить ответственное лицо, которое будет настраивать сервисы для проведения видеотрансляций и обучения персонала.
Относительно правомерности проведения инвентаризаций в данном формате, можно сказать следующее: инвентаризация в режиме видеофиксации не противоречит Методическим указаниям (утверждено приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Однако при выборе данного способа рекомендуется соблюдать целый ряд условий:
- Очно по местонахождению имущества должны находиться отдельные члены комиссии.
- На инвентаризации обязательно должно присутствовать материально ответственное лицо.
- Все члены комиссии в полном составе обязательно должны присутствовать по местонахождению имущества с определенной периодичностью.
- Данный способ проведения инвентаризации следует отразить в учетной политике. Нужно указать, что работники, которые считаются удаленными членами комиссии, не должны находиться на больничном или в отпуске. Поскольку в этот период такие работники фактически не присутствуют на рабочем месте.
Обязательно ознакомить с этим всех сотрудников под подпись. Дополнительно до отправки персонала на «дистанционку» нужно провести с работниками инструктаж и объяснить им правила работы в режиме видеотрансляции.
Но такой способ инвентаризации не удобен тем, что он предназначен только для ТМЦ.
Возможны еще два способа проведения инвентаризации в пандемию:
- Важно заранее предусмотреть резервный состав членов комиссии на случай заражения Covid-19.
Благодаря этому способу можно заменить члена комиссии, который заболел короновирусом. Это применимо как для дистанционной, так и обычной инвентаризации. Предварительно следует определить список работников, которые смогут выйти на замену членов комиссии в случае их неожиданной болезни. Список сотрудников нужно внести в текст приказа.
- При необходимости следует перенести сроки проведения инвентаризации.
Отсутствие материально-ответственного лица при инвентаризации — это нарушение правил. Во всех случаях материально ответственное лицо должно присутствовать на инвентаризации. Если же это требование не будет соблюдено, то результаты инвентаризации могут признать недействительными. Кроме того, если будет обнаружена недостача, то ее будет невозможно взыскать с материально ответственного лица.
Когда материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации заболело, то лучше перенести ее на другой день. Для этого целесообразно издать новый приказ о переносе сроков.
По итогам инвентаризации документы оформляются в общем порядке. В случае если использовали видео- или фотофиксацию, создайте электронный архив с видеозаписями или фото. Данные отчёта используют так же аудиторы для проведения аудита.
В МСА 501 «Особенности получения аудиторских доказательств в конкретных случаях» описывает отдельные вопросы, рассматриваемые аудитором при проведении аудита бухгалтерской отчетности.
Например, если руководство аудируемого лица информирует аудитора, что проведение инвентаризации запасов в условиях пандемии невозможно, аудитору следует проявить профессиональный скептицизм при оценке обоснованности данного заявления.
В случае, когда аудитор приходит к выводу о необоснованности данного заявления руководства аудируемого лица, и оно отказывается проводить инвентаризацию запасов, аудитору следует оценить влияние данного обстоятельства на аудит, а также рассмотреть влияние данного обстоятельства на аудиторское заключение.
Если аудитор не может присутствовать лично при проведении инвентаризации в связи с установленными в месте хранения запасов ограничениями (например, в связи с ограничениями передвижения граждан и транспортных средств на соответствующей территории), то ему целесообразно:
– рассмотреть возможность удаленного (дистанционного) присутствия с использованием технологий видеоконференцсвязи.
– рассмотреть возможность привлечения для проведения данной процедуры другой аудиторской организации, индивидуального аудитора, имеющих возможность присутствовать при инвентаризации в месте ее проведения с учетом действующих ограничений;
– провести инвентаризацию запасов в другой, ближайший после снятия ограничений день, а также провести аудиторские процедуры в отношении операций за соответствующий промежуток времени, чтобы получить аудиторские доказательства того, надлежащим ли образом учтены изменения в запасах между датой инвентаризации и отчетной датой, и аудиторские доказательства в отношении инвентаризации, проведенной руководством аудируемого лица.
Если аудитор приходит к выводу о практической неосуществимости указанных действий, он должен задокументировать данный факт и провести альтернативные аудиторские процедуры, чтобы собрать достаточные надлежащие аудиторские доказательства в отношении наличия и состояния запасов.
Виды альтернативных процедур зависят от конкретных фактов и обстоятельств аудируемого лица и аудиторского задания и могут, в частности, включать:
– инспектирование документации по покупке и продаже отдельных объектов запасов;
– инспектирование документации, составленной по результатам инвентаризации, проведенной руководством аудируемого лица;
– проведение аналитических процедур в дополнение к другим альтернативным процедурам;
– использование доказательств в форме видеозаписей или фотоматериалов, которые могут быть уместны в дополнение к доказательствам, собранным с помощью других альтернативных процедур.
Например, если запасы состоят из крупных объектов и отслеживаются по уникальному серийному номеру, то фотография такого объекта запасов, отображающая его уникальный серийный номер, может служить убедительным доказательством существования объекта запаса.
Если аудитор приходит к выводу, что по результатам альтернативных аудиторских процедур невозможно собрать достаточные надлежащие аудиторские доказательства в отношении наличия и состояния запасов, он модифицирует свое мнение в аудиторском заключении вследствие ограничений объема аудита в соответствии с МСА 705.
Учитывая всё вышеизложенное, могу сделать вывод, что в Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» нужно внести поправки.
Например, что люди старше 65 лет, которым сказали соблюдать режим самоизоляции, не могут быть включены в состав членов комиссии, не могут присутствовать на инвентаризации в качестве материально-ответственного лица.
Литература:
- Письмо Минфина России от 23 декабря 2016 г. № 02–07–10/77499 Об особенностях проведения инвентаризации. — Текст: электронный // Гарант.ру: [сайт].—URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71480638/ (дата обращения: 11.12.2020).
- Письмо Минфина России от 8 октября 2020 г. № 02–07–05/88028 // КонсультантПлюс: справочно-правовая система [Офиц. сайт]. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 11.12.2020).
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 03.08.2018) // Собрание законодательства РФ. — 05.12.1994. — № 32. — ст. 3301.
- Официальный сайт Новосибирска. Режим доступа: https://novo-sibirsk.ru/
- Постановление правительства Новосибирской области от 15 ноября 2020 года № 476-п «О внесении изменения в постановление Правительства Новосибирской области от 18.03.2020 № 72-п»
