Проектирование модуля мониторинга в системах электронного документооборота | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 13 марта, печатный экземпляр отправим 17 марта.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Рубрика: Информационные технологии

Опубликовано в Молодой учёный №49 (339) декабрь 2020 г.

Дата публикации: 03.12.2020

Статья просмотрена: 3 раза

Библиографическое описание:

Кононок, К. А. Проектирование модуля мониторинга в системах электронного документооборота / К. А. Кононок. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 49 (339). — С. 11-13. — URL: https://moluch.ru/archive/339/75988/ (дата обращения: 01.03.2021).



Проблемы, возникающие при работе с электронными документами (ЭД), актуальны как никогда во всем мире. Электронные документы с момента своего появления были предметом пристального внимания ученых. Системы электронного документооборота, как и большинство информационных систем, направлены на автоматизацию управленческой деятельности. Это особенно актуально для крупных организационных структур, в задачи которых входит реализация эффективных процессов управления. В статье рассматривается проектирование модуля мониторинга в системах электронного документооборота.

Ключевые слова: электронные документы, время обработки документа, базы данных, статистика выполнения операций.

Большинство управленческих решений оформляется в виде документов, нормативных актов, распоряжений, поэтому системы электронного документооборота помогают осуществлять основной функционал управления в организациях. Системы электронного документооборота, разрабатываются в соответствии с принятыми в организации схемами прохождения документов и отражают структурные принципы управления, реализованные в организации.

Процесс функционирования систем электронного документооборота обеспечивается программными комплексами сопровождения и мониторинга. Мониторинг функционирования прикладных систем можно рассматривать на нескольких уровнях:

− «физический» уровень, в задачи которого входит отслеживание стабильности функционирования программно-аппаратного комплекса, на котором базируются системы электронного документооборота (операционная система, аппаратный комплекс, сетевая инфраструктура) [2];

− «логический» уровень, на который возложен контроль целостности логической структуры данных, сформированной в рамках конкретной системы управления базами данных;

− «прикладной» уровень, отвечающий за процессы функционирования системы. В рамках системных программных средств (операционных систем и систем управления базами данных) реализованы первые два уровня мониторинга. Для надежной работы систем электронного документооборота интерес представляет мониторинг функционирования «прикладного» уровня.

Традиционно функции мониторинга входят в состав подсистем администрирования и считаются служебными. Практика эксплуатации программных комплексов систем электронного документооборота показывает интерес пользователей к информации мониторинга. Возникают задачи, решение которых связано с получением информации о функционировании системы. Примером может служить необходимость подбора информации о работах, выполненных исполнителями в заданный интервал времени (внесение корректировок, изменение контрольных сроков и т. д.). В документах системы электронного документооборота эта информация может быть не отражена, так как не является существенной для процесса исполнения [5].

Задачами «прикладного» уровня мониторинга являются: учет сеансов работы пользователей на основании информации о сеансах подключения и учет корректировки документов на основании данных о транзакциях над документами4.

В оперативную информацию должны быть включены следующие данные о работе пользователей:

− время входа и выхода из системы;

− время обработки документа и проч.;

− действия над документом;

− имя пользователя и имя компьютера и т. д.

Кроме вышеуказанных функций задачи мониторинга должны включать контроль использования ресурсов системы. Для решения задачи мониторинга требуется создание специальной базы для хранения большого объема данных, а также разработка интерфейсов, доступ к которым будет разрешен специальным категориям пользователей, обладающими определенным набором прав [1].

Информация, накопленная в специальной базе данных, может эффективно использоваться не только в случаях разбора конфликтных ситуаций и восстановления данных, но и в случаях анализа и обобщения процессов обработки документов, а также в случаях принятия решений по качеству процессов исполнения документов [4].

Используя комплекс программ мониторинга, можно посмотреть журнал работы пользователей, список документов, с которыми работал пользователь, режимы работы с документами. Кроме того, можно посмотреть ряд журналов (например, журнал активности пользователей) и другие данные, связанные с работой пользователей в системе электронного документооборота.

На основе анализа базы данных мониторинга системы документооборота можно получить обобщенную информацию по следующим показателям работы пользователей в системе электронного документооборота:

− работа конкретного пользователя, группы пользователей, подразделения (хронология работы пользователей);

− статистика выполнения операций по обработке документов различными пользователями (блок хронология обработки документов);

− статистика выполнения операций по видам документов, по конкретным документам.

С увеличением количества операций с документами, выполняемых пользователями, среднее отклонение фактического срока исполнения документов от планового уменьшается, т. е. показатели исполнительской дисциплины повышаются. Мониторинг является служебной прикладной функцией, контролирующей и фиксирующей работу системы. Проектирование программных средств мониторинга представляет собой достаточно сложную задачу [3].

От степени проработки алгоритмов мониторинга зависят такие показатели, как безопасность, эффективность, производительность системы, а также возможность получения обобщенной информации. Представленные в статье варианты использования данных мониторинга, показывают возможности расширения функциональных задач мониторинга в системах электронного документооборота и возможности использования этой информации для совершенствования процессов управления крупной организацией.

Литература:

  1. Гайдарь, Е. В., Боровец И. Е. Информационные системы и технологии в управлении предприятием // Наука без границ. — 2016. — № 4 (4). — С. 10–13.
  2. Железнякова Ю. Е. Бережливое производство и управление документами // Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее. Материалы III Международной научно-практической конференции, посвященной памяти профессора Т. В. Кузнецовой // А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина. М.: ООО ТЕРМИКА.РУ, 2017. С. 424–429.
  3. Бурмистрова Е. С., Арасланова В. А. Роль систем документации в современном информационном обществе II Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. — Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». — 2014. — С. 31–44.
  4. Бурмистрова, Е. С. Значение документационного обеспечения управления в деятельности аппарата управления современной организации II В сборнике: Эволюция, прогресс и модернизация сборник научных трудов по материалам I Международной научно-практической конференции студентов, магистрантов и аспирантов. НОО «Профессиональная наука».- 2017. — С. 47–55.
  5. Ю.Арасланова, ВА Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. пособие в схемах, таблицах, образцах: учеб, пособие для студентов вузов / В. А. Арасланова. — Сургут: РИО СурГ-ПУ, 2016.-246 с.
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, система, баз данных, статистик выполнения операций, вид документов, время обработки документа, мониторинг функционирования, обобщенная информация, работа пользователей, система управления.


Ключевые слова

базы данных, электронные документы, время обработки документа, статистика выполнения операций
Задать вопрос