Роль службы документационного обеспечения управления и архива в создании и организации деятельности экспертной комиссии | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 18 июля, печатный экземпляр отправим 22 июля.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №21 (311) май 2020 г.

Дата публикации: 23.05.2020

Статья просмотрена: 3 раза

Библиографическое описание:

Демидов, П. А. Роль службы документационного обеспечения управления и архива в создании и организации деятельности экспертной комиссии / П. А. Демидов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 21 (311). — С. 107-109. — URL: https://moluch.ru/archive/311/70503/ (дата обращения: 09.07.2020).



В рамках данной исследовательской работы рассматриваются аспекты взаимодействия службы документационного обеспечения управления и архива организации по экспертной оценке документов как на стадии текущего делопроизводства, так и на стадии их передачи на архивное хранение. Уделяется особое внимание процедуре формирования экспертной комиссии и участию указанных структурных подразделений в организации ее деятельности.

Ключевые слова: ДОУ, архивное дело, экспертиза ценности документов, архивное хранение, архив.

В настоящее время каждая организация должна сохранять документы, представляющие определенную ценность, что закреплено в законодательных и нормативных актах. Так как направлять в архив абсолютно все документы нецелесообразно, по отношению к ним проводят экспертизу ценности [1].

Ценность документа — информационный потенциал документа, определяющий его историческое, научное, культурное, социальное и, помимо прочего, управленческое значение.

Экспертная комиссия создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации или учреждения.

Служба документационного обеспечения управления и архив организации принимают непосредственное участие в деятельности экспертной комиссии начиная с ее создания [2, с. 5]. При формировании комиссии наиболее частой практикой является назначение секретарем экспертной комиссии представителя архива организации, а ее председателем — заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства. Следует отметить, что присутствие представителей архива и службы документационного обеспечения управления в составе комиссии является одним из условий, необходимых для ее эффективной работы, что подтверждается Примерным положением об экспертной комиссии, утвержденным Федеральным архивным агентством [3].

Занимая ключевые позиции в работе экспертной комиссии, представители архива и службы документационного обеспечения управления имеют значительный вес в решении вопросов согласования описей дел документации различных сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов, их утрате, а также номенклатуры дел организации [4].

Следует также отметить, что мнению архива уделяется особое значение при установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями типовых архивных документов. Служба документационного обеспечения управления и архив в рамках деятельности экспертной комиссии также могут вносить на рассмотрение проекты локальных нормативных актов и методических документов организации, направленных на совершенствование делопроизводства и архивного дела на предприятии [3].

Помимо прочего, именно архив осуществляет связь между экспертной комиссией и соответствующей экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также с государственным или муниципальным архивом, представители которого могут присутствовать в случае их приглашения.

Взаимодействие службы документационного обеспечения управления и архива организации осуществляется не только в рамках экспертной комиссии, но и на стадии текущего делопроизводства.

Именно архив организует деятельность по сдаче дел на архивное хранение структурными подразделениями организации, среди которых и сама служба документационного обеспечения управления. В процессе подготовки документов структурных подразделений к передаче в архив, дела с различными сроками хранения проходят архивно-техническую обработку и уточнение их заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу документационного обеспечения управления для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации [2, с. 6].

Принимая непосредственное участие в экспертизе ценности документов, проводимой в рамках заседания экспертной комиссии, служба документационного обеспечения управления и архив также взаимодействуют и во время составления актов о выделении к уничтожению документов. Акты об уничтожении документов составляются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы документационного обеспечения управления или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения — те разделы сводной номенклатуры дел, которые были направлены в подразделение службой документационного обеспечения управления после согласования экспертной комиссией и утверждения руководителем. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в двух экземплярах, при этом один из них передается в службу документационного обеспечения управления.

Литература:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017 г.). — Текст: электронный // Информационно-правовой портал «ГАРАНТ.РУ»: [сайт]. — URL: https://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 11.05.2020).
  2. Скреля, К. Ю. Экспертиза ценности как подход к изучению документа / К. Ю. Скреля, Е. В. Латышева. — Текст: непосредственный // Научный вестник Крыма. — 2017. — № 6 (11). — С. 4–9.
  3. Примерное положение об экспертной комиссии организации (утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 43). — Текст: электронный // Информационно-правовой портал «ГАРАНТ.РУ»: [сайт]. — URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71867832/ (дата обращения: 12.05.2020).
  4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). — Текст: электронный // Информационно-правовой портал «КонсультантПлюс»: [сайт]. — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/ (дата обращения: 12.05.2020).
Основные термины (генерируются автоматически): документационное обеспечение управления, экспертная комиссия, структурное подразделение, архив организации, уничтожение документов, экспертиза ценности документов, архивное хранение, непосредственное участие, различный срок хранения, текущее делопроизводство.


Ключевые слова

архив, ДОУ, архивное дело, экспертиза ценности документов, архивное хранение

Похожие статьи

Выделение документов с истекшими сроками хранения...

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для...

Особенности организации хранения технической документации...

Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам)

Для выявления важности документов для организации, определения сроков их хранения

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование...

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1]. Архивы организаций подразделяются на:  передающие свои документы в архивные учреждения на...

Документационное обеспечение организации

Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами [1].

Экспертиза ценности документов в высших учебных заведениях

Ключевые слова: архивное дело, архив, документ, хранение документов, экспертиза ценности документов, срок хранения документов, постоянное хранение документов, временное хранение документов, архивный фонд, перечень документов по срокам...

Экспертиза ценности документов: становление и развитие

Сроки хранения документов закреплены в правовых актах и нормативно-методических

Кошелева, Е. Ю. Организация экспертизы ценности документов в организации

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение...

Нормативно-правовое регулирование управления документацией...

Организация хранения документов.В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение создается архив учреждения [3].

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления...

Из истории развития отечественного делопроизводства

Данный документ определял организацию текущего хранения дел, порядок архивного хранения документов и их уничтожения. Конституция СССР 1936 г. закрепила иерархию управленческой документации, в том числе определила, какие виды документов должен...

Похожие статьи

Выделение документов с истекшими сроками хранения...

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для...

Особенности организации хранения технической документации...

Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам)

Для выявления важности документов для организации, определения сроков их хранения

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование...

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1]. Архивы организаций подразделяются на:  передающие свои документы в архивные учреждения на...

Документационное обеспечение организации

Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами [1].

Экспертиза ценности документов в высших учебных заведениях

Ключевые слова: архивное дело, архив, документ, хранение документов, экспертиза ценности документов, срок хранения документов, постоянное хранение документов, временное хранение документов, архивный фонд, перечень документов по срокам...

Экспертиза ценности документов: становление и развитие

Сроки хранения документов закреплены в правовых актах и нормативно-методических

Кошелева, Е. Ю. Организация экспертизы ценности документов в организации

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение...

Нормативно-правовое регулирование управления документацией...

Организация хранения документов.В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение создается архив учреждения [3].

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления...

Из истории развития отечественного делопроизводства

Данный документ определял организацию текущего хранения дел, порядок архивного хранения документов и их уничтожения. Конституция СССР 1936 г. закрепила иерархию управленческой документации, в том числе определила, какие виды документов должен...

Задать вопрос