Разработка системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Качественные преимущества и эффективность её применения | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 21 декабря, печатный экземпляр отправим 25 декабря.

Опубликовать статью в журнале

Библиографическое описание:

Немкина, А. В. Разработка системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Качественные преимущества и эффективность её применения / А. В. Немкина, М. Р. Закарян, К. А. Бурлака, Д. О. Исаков. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 3 (293). — С. 364-366. — URL: https://moluch.ru/archive/293/66377/ (дата обращения: 13.12.2024).



В статье рассматриваются особенности системы информационно-документационного управления организацией. Приводятся качественные преимущества и эффективность её применения.

Ключевые слова: документационное обеспечение, социально-экономическое развитие, проектная деятельность, информационные ресурсы.

Вопросы информационно-документационного обеспечения управления организацией в настоящее время становятся наиболее востребованными. Это связано с ростом социально-экономического развития субъектов любого уровня: от федерального до локального. Незадолго до настоящего времени управление проектами получило признание, став лучшим методом планирования и контроля реализации инвестиционных проектов.

На сегодняшний день в науке нет единого мнения по поводу системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Для более детального изучения обозначенной темы следует дать определения основных понятий и терминов, применяемых в ходе данной работы.

«Современное документоведение — это научная дисциплина, изучающая в историческом развитии принципы формирования, закономерности образования и функционирования документов, способы их создания, законы становления и развития систем документации и систем документирования» [5].

«Информационно-документационное обеспечение — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [4].

«Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [4].

Высокие темпы внедрения информационных технологий способствуют росту количества вычислительной техники, которая используется в производственно-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей.

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемой к изменениям рыночной конъюнктуры.

Как отмечает в своем научном труде Михаил Закарян, «новая идея диалектико-системного конструирования документа в книге «Введение в общую теорию систем документации” раскрывает, что важнейшей задачей в современном документоведении является теория и обоснование её документационных аспектов управления в современном обществе» [5].

Кроме того автор делает вывод, что деятельность документов в организации включает в себя свои обычные функции: приём, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов [5]. Данный алгоритм действий в документоведении подразумевается как делопроизводство.

В своей выпускной квалификационной работе (магистерской диссертации) «Система информационно–документационного обеспечения управления организацией и проведением матчей спортивными клубами (на примере АНО «ГК «КУБАНЬ»)», система информационно-документационного обеспечения управления организацией рассматривается как ограниченный временем процесса проект с заданным началом и концом. Кроме того, он может быть ограничен датой, финансированием или достижением результатов. Данный проект выполняется для достижения четких целей и задач, которые ведут к выгодным изменениям или установления добавленной стоимости [6].

Прежде всего, должна учитываться зависимость оптимальности и эффективности управленческой деятельности от объемов информации, которые необходимы для принятия решений. Качественные характеристики данной информации являются ключевыми. При этом одним из важнейших факторов, обеспечивающих динамику процессов принятия управленческого решения, является оценка указанной информации.

С другой стороны, следует подчеркнуть, что информация оценивается на различных стадиях и этапах принятия управленческих решений с учетом факторов, которые снижают совокупность ее качественных характеристик. Оценка информации осуществляется различными способами на различных этапах. Ключевую роль в данном процессе играет степень информированности о том или ином явлении. При этом на процессы оценки информации во многом влияют профессиональная подготовка управленца и меры воздействия, принимаемые им. Немаловажными факторами являются мнения топ–менеджмента компании и личностные отношения среди управленческих субъектов различного уровня.

«Оценка информации должна производиться с конкретными управленческими целями и задачами, необходимыми для их достижения» [2, с. 91]. Мы разделяем приведённую выше точку зрения Ксении Бурлаки в её научном труде «Информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления (на примере отдела вневедомственной охраны — филиала ФГКУ «УВО ВНГ РОССИИ по Краснодарскому краю»)». Автор характеризует документационное обеспечение на примере организации, в которой документооборот находится только на начальном этапе развития.

«Использование вычисли тельной техники в органах внутренних дел н е только значительно снижает трудоёмкость обработки учетных материалов, но и ускоряет документооборот и т. п., что заметно приводит к повышению качеств управленческой деятельности, а, в конечном счёте — к активизации борьбы с преступностью» [1]. С этим мнением автора нельзя не согласиться, так как применение аналитических методик при приеме на работу способствует решению данной проблемы: с помощью них можно определить важные характеристики, которые присущи лучшим сотрудниками и командам. В последнее время тестирование приобретает всё большую популярность среди ведущих организаций развитых стран.

С другой стороны, следует подчеркнуть, что данный метод повышает объективность оценки кандидатов на определенную должность и осуществляет реализацию принципа равных возможностей. Используемые тесты представляют собой набор заданий, которые предназначены для определения уровня интеллекта, личностных качеств, профессиональных навыков, отношения человека к различным ситуациям, умения быть лидером и работать с людьми, выявления у претендента склонности к карьерному росту [1].

Логика рассуждения приводит к тому, что сегодня система требует модернизации алгоритмического и программного обеспечения в связи с возможной реорганизацией функций некоторых отделов, а также модернизации программного обеспечения в связи с переходом на новые технические средства.

Следует отметить, что «информация при принятии управленческих решений направлена на достижение стратегических целей бизнеса. Использование информации необходимо для управленческой деятельности структур в отношении конкретных объектов, финансовых, информационных, материальных потоков, рабочих мест и коллективов людей» [3, с. 126].

Стоит отметить, в Указе Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» говорится о плане разработки профессиональных стандартов в стране [7]. Данный документ был утвержден в ноябре 2012 года, его главной задачей являлось объединить профессиональное общество работодателей. А именно изменение затронуло область в управлении документами, разработкой профессиональных стандартов, где закрепили уровень квалификации и обозначили профессиональные стандарты.

В итоге можно прийти к выводу, что документационное обеспечение управления в профессиональной сфере имеет уникальную ценную историю. Дифференциальной особенностью, которой являются как достижения, так и падения. Данные признаки характерны тем, что документационное обеспечение управления всегда было под пристальным вниманием государства, хотя существуют случаи, когда было полное отсутствие контроля.

Как выразился Билл Гейтс в своей работе «Бизнес со скоростью мысли»: «В электронный век необходимо переводить каждого наёмного работника, как только возможно, в категорию работников интеллектуального труда». Нам только и остается, что верить в то, что человечество перестанет наступать на свои «грабли», после которых приходится все восстанавливать практически с нуля и запускать все системы по новой.

Литература:

  1. Бурлака К. А. «Информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления (на примере отдела вневедомственной охраны — филиала ФГКУ «УВО ВНГ РОССИИ по Краснодарскому краю»)» Выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация)/ дата защиты 25.01.2020/ Краснодар 2020. — С. 91
  2. Ванюшкин А. С. Проблемы применения идеологии проектного офиса в управлении портфелями проектов // Восточно–Европейский журнал передовых технологий. — 2017. — Т. 1. — № 5 (43). — С. 63–66
  3. Галкин В. В. Экономика и управление физической культурой и спортом: Учебное пособие для вузов.– Ростов н/Д: Феникс, 2006. 448 с.
  4. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело» Электронный ресурс
  5. Закарян М. Р. Новая идея диалектико-СИСтемного конструирования документа в книге «Введение в общую теорию систем документации» // Гуманизация образования. 2016. № 5.
  6. Немкина А. В. «Система информационно–документационного обеспечения управления организацией и проведением матчей спортивными клубами (на примере АНО «ГК «КУБАНЬ») Выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация)/ Краснодар 2020. дата защиты 25.01.2020/ Краснодар 2020. — С. 95
  7. Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» // Собрание законодательства РФ. 2012. № 19. Ст. 2334
Основные термины (генерируются автоматически): документационное обеспечение, информационно-документационное обеспечение, управление организацией, документационное обеспечение управления, научный труд, оценка информации, программное обеспечение, современное документоведение, управленческая деятельность.


Похожие статьи

Методические основы формирования системы стратегического управления человеческими ресурсами

В статье раскрыто понятие стратегического управления человеческими ресурсами, рассмотрены его основные этапы, цели и задачи. Изучены основные методы стратегического управления человеческими ресурсами и проблемы, для решения которых они применяются.

Применение методов экономического анализа системы управления в практике руководителя современного учреждения здравоохранения

Статья посвящена исследованию методов экономического анализа системы управления в практике руководителя современным учреждением здравоохранения. Выделены особенности методов экономического анализа, факторы, влияющие на их выбор. Формализованы наиболе...

Сравнительный анализ средств автоматизации деятельности дошкольных образовательных учреждений

В статье рассматриваются средства автоматизации деятельности дошкольных образовательных учреждений, определяются основные этапы создания автоматизированной системы.

Информационные технологии управления компанией (корпорацией)

В статье обосновывается необходимость применения информационных технологий в управлении компанией (корпорацией), раскрываются основные взаимосвязи коммерческой деятельности и новейших технологических разработок в информационной сфере. Кроме этого пре...

Анализ специфики и методов обеспечения безопасности предпринимательской деятельности в современной России

В статье анализируются теоретические и методологические основы безопасности предпринимательской деятельности, экономические основы достижения безопасности и методы оценки. Сделан вывод о необходимости внедрения системы управления информационными риск...

Проектное управление в органах государственной власти и бизнес-организациях: сравнительный анализ, основные проблемы и пути решения

В статье рассмотрен сравнительный анализ организации и методов осуществления проектного управления в органах государственной власти и бизнес-организациях. Выявлены проблемы проектного управления.

Механизм управления денежными потоками хозяйствующего субъекта как элемент системы экономической безопасности

В статье рассмотрены организационные и теоретическо-прикладные элементы механизма управления денежными потоками. На основании проведенного исследования и с целью совершенствования механизма управления денежными потоками хозяйствующего субъекта предла...

Приоритетные инновации в образовании

В статье дается теоретическое обоснование необходимости применения инноваций в образовании, как необходимого элемента текущего реформирования системы в целом, обосновываются важнейшие направления инновационной деятельности в данной сфере.

Формирование методологии управления IT-проектами на основании гибкой структуры процесса управления проектами

Исследование посвящено нахождению методологии управления IT-проектами. Выделены основные этапы управления. Автором отмечены технологии и инструменты, необходимые для эффективного управления проектами.

Организация корпоративного управления в современных условиях

В статье рассматриваются теоретические аспекты реализации корпоративного управления в современных условиях. Проведен анализ функционального назначения всех субъектов взаимодействия. Показана необходимость повышения эффективности корпоративного управл...

Похожие статьи

Методические основы формирования системы стратегического управления человеческими ресурсами

В статье раскрыто понятие стратегического управления человеческими ресурсами, рассмотрены его основные этапы, цели и задачи. Изучены основные методы стратегического управления человеческими ресурсами и проблемы, для решения которых они применяются.

Применение методов экономического анализа системы управления в практике руководителя современного учреждения здравоохранения

Статья посвящена исследованию методов экономического анализа системы управления в практике руководителя современным учреждением здравоохранения. Выделены особенности методов экономического анализа, факторы, влияющие на их выбор. Формализованы наиболе...

Сравнительный анализ средств автоматизации деятельности дошкольных образовательных учреждений

В статье рассматриваются средства автоматизации деятельности дошкольных образовательных учреждений, определяются основные этапы создания автоматизированной системы.

Информационные технологии управления компанией (корпорацией)

В статье обосновывается необходимость применения информационных технологий в управлении компанией (корпорацией), раскрываются основные взаимосвязи коммерческой деятельности и новейших технологических разработок в информационной сфере. Кроме этого пре...

Анализ специфики и методов обеспечения безопасности предпринимательской деятельности в современной России

В статье анализируются теоретические и методологические основы безопасности предпринимательской деятельности, экономические основы достижения безопасности и методы оценки. Сделан вывод о необходимости внедрения системы управления информационными риск...

Проектное управление в органах государственной власти и бизнес-организациях: сравнительный анализ, основные проблемы и пути решения

В статье рассмотрен сравнительный анализ организации и методов осуществления проектного управления в органах государственной власти и бизнес-организациях. Выявлены проблемы проектного управления.

Механизм управления денежными потоками хозяйствующего субъекта как элемент системы экономической безопасности

В статье рассмотрены организационные и теоретическо-прикладные элементы механизма управления денежными потоками. На основании проведенного исследования и с целью совершенствования механизма управления денежными потоками хозяйствующего субъекта предла...

Приоритетные инновации в образовании

В статье дается теоретическое обоснование необходимости применения инноваций в образовании, как необходимого элемента текущего реформирования системы в целом, обосновываются важнейшие направления инновационной деятельности в данной сфере.

Формирование методологии управления IT-проектами на основании гибкой структуры процесса управления проектами

Исследование посвящено нахождению методологии управления IT-проектами. Выделены основные этапы управления. Автором отмечены технологии и инструменты, необходимые для эффективного управления проектами.

Организация корпоративного управления в современных условиях

В статье рассматриваются теоретические аспекты реализации корпоративного управления в современных условиях. Проведен анализ функционального назначения всех субъектов взаимодействия. Показана необходимость повышения эффективности корпоративного управл...

Задать вопрос