В статье рассмотрены основные государственные Программы, которые предполагают переход на электронный документооборот. Анализируются статистические данные по объемам электронных документов, находящихся на хранении, а также данные документов, которые в перспективе могут поступить на хранение в государственных архивах Свердловской области. По мнению автора, решением проблемы неготовности государственных архивов может быть создание Центра хранения электронных документов.
Ключевые слова: Свердловская область, документ, архив, Электронный ресурс, электронный документооборот
В условиях информатизации общества и преобладающей роли информационно-коммуникационных технологий в архивной службе Российской Федерации набирает обороты процесс перехода от бумажного документа к электронному. За последние 10 лет было сделано несколько шагов к переходу на электронный документооборот и подготовку архивов к работе с такими документами. Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, принятый в 2011 году, закрепил существование юридически значимого электронного документа [5]. В 2011 году была утверждена программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 годы [3]. Программа предусматривает подготовку архивов к приему и непосредственно сам прием электронных документов длительных сроков хранения. Впервые в этой программе упоминается о необходимости создания Центра хранения электронных документов, как отдельного структурного подразделения.
В этом же году была утверждена еще одна государственная программа «Информационное общество» с перспективой до 2020 года. Программой предусмотрено создание нормативной базы взаимодействия государственных и муниципальных архивов и СЭД для передачи документов на государственное хранение. В 2016 году был утвержден системный проект «Электронное правительство» [6]. Проект создан на перспективу до 2020–2025 годов с целью информатизации государственного и муниципального управления всех ветвей власти. Проект предполагает переход документооборота в органах власти на электронный документ для оптимизации их деятельности, создания межведомственного информационного взаимодействия и оперативного принятия решений.
При работе с электронными документами необходимо учитывать, что традиционные архивы не приспособлены для их хранения. Согласно правилам хранения, аудиовизуальные и электронные документы должны храниться в обособленных помещениях. Поэтому в каждом архиве, планирующем процедуру по валовому приему таких документов, должны быть подготовлены отдельные архивохранилища с условиями, соответствующими требованиям хранения документов на электронных носителях.
Таблица 1
Требования ктемпературно-влажностному режиму документов на разных носителях
|
Условия |
Документы на бумажных носителях |
Документы на электронных носителях |
||
|
Температура, t0 |
17–19 |
На магнитных дисках и дисковых накопителях |
На оптических дисках |
Для электронно-вычислительных машин |
|
+8 — +18 |
+10 — +23 |
21±2 |
||
|
Влажность, % |
50–55 |
45–65 |
20–50 |
47±7 |
В 2009 году Управлением архивами Свердловской области был проведен мониторинг упорядочения аудиовизуальных документов и электронных документов, находящихся на хранении в организациях источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Свердловской области. Исходя из полученных в ходе мониторинга, нами был проведен статистический анализ объема и состава электронных документов, находящихся на хранении в организациях — источниках комплектования [1].
Таблица 2
Состав документов на электронных носителях, находящихся на временном хранении висточниках комплектования
|
фото |
видео |
фоно |
Управленческая документация |
НТД |
|
|
Количество организаций |
100 |
92 |
24 |
66 |
7 |
|
Количество единиц хранения |
4256 |
4298 |
352 |
1132 |
870726 |
|
Годы |
1992–2009 |
1992–2008 |
1992–2009 |
1992–2009 |
1930–2009 |
|
Количество упорядоченных единиц хранения |
1 |
34 |
- |
- |
- |
В мониторинге участвовало 377 организаций. Всего на хранении в организациях находилось 880764 единицы хранения фото-, фоно-, видеодокументов, управляющей и научно-технической документации на электронных носителях. Из них упорядочено всего 35 единиц хранения. По результатам мониторинга коллегией Управления архивами Свердловской области было принято решение о проведении совместной работы архивов и их источников комплектования, в ходе которой должна быть проведена экспертиза ценности, упорядочение документов и включение их в состав Архивного фонда Российской Федерации. Федеральное законодательство устанавливает допустимые сроки хранения документов Архивного фонда в организациях — источниках комплектования, по истечению которых документы должны быть переданы на хранение в государственные и муниципальные архивы:
– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, внебюджетных фондов, государственных корпораций, компаний и федеральных организаций — 15 лет;
– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет;
– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет [2]. Исходя из этого, можно сделать вывод, что государственные архивы Свердловской области ожидает обширный прием документов на электронных носителях.
На сегодняшний в областных государственных архивах находится всего 439 единиц хранения электронных документов.
Рис. 1. Объем электронных документов в государственных архивах Свердловской области
В Проекте концепции развития архивного дела в Российской Федерации до 2020 года предполагается «организовать на базе одного из федеральных архивов Центр хранения электронных документов с функциями централизованного приема, хранения и организации доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования федеральных архивов, использующих системы электронного документооборота». Федеральное архивное агентство дает рекомендацию субъектам РФ по созданию на своей территории аналогичных центров. Таким образом, утвержденная в 2017 году Стратегия развития архивного дела в Свердловской области определяет создание ЦХЭД, как одно из наиболее важных и перспективных направлений [4].
Переход на электронный документооборот продиктован развитием и повсеместным внедрением информационно-коммуникационных технологий. Распространение электронного документа позволяет решить ряд проблем. В первую очередь это оптимизация деятельности органов власти, оперативность принятия решения и оказания услуг. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое и эффективное межведомственное взаимодействие. На сегодняшний день Правительством был запущен ряд нормативных актов и Программ, которые предусматривают переход государственных органов, органов муниципальной власти и других организаций на электронный документооборот. В связи с этим, в процессе осуществления деятельности этих организаций с течением времени в геометрической прогрессии будет увеличиваться объем электронных документов и документов на электронных носителях. Это значит, что в ближайшие 10–15 лет архивы ожидает валовый прием документов. На данный момент у архивов Свердловской области практически нет опыта приема и хранения электронных документов. Решением проблемы может быть создание Центра хранения электронных документов Свердловской области.
Литература:
- О результатах мониторинга упорядочения аудиовизуальных и электронных документов, находящихся на временном хранении в организациях — источниках комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов в Свердловской области: решение коллегии Управления архивами Свердловской области от 11.02.2011 № 1 [Электронный ресурс] // Официальный сайт Управления архивами Свердловской области URL: http://uprarchives.midural.ru/article/show/id/83 (дата обращения: 22.05.2019)
- Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 (ред. от 18.06.2017) [Электронный ресурс] // Официальный сайт компании «Консультант плюс» URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения: 12.09.2019)
- Об утверждении Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 годы: Приказ Федерального архивного агентства от 02.12.2011 № 104 [Электронный ресурс] // Официальный сайт федерального архивного агентства URL: http://archives.ru/programs/informatization.shtml (дата обращения: 22.05.2019)
- Об утверждении Стратегии развития архивного дела в Свердловской области на период до 2030 года: Постановление Правительства Свердловской области от 05.04.2017 № 236-ПП [Электронный ресурс] // Официальный сайт Управления архивами Свердловской области. Режим доступа: http://uprarchives.midural.ru/uploads/236-PP.pdf (дата обращения: 22.05.2019)
- Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011.№ 63-ФЗ // ПП [Электронный ресурс] // Официальный сайт Управления архивами Свердловской области. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 22.05.2019)
- Системный проект Электронного правительства Российской Федерации [Электронный ресурс] // Официальный сайт Минкомсвязи России URL: https://digital.gov.ru/ru/documents/ (дата обращения: 22.05.2019)
