Электронный документооборот в деятельности вуза (на примере института культуры) | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 29 января, печатный экземпляр отправим 2 февраля.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Рубрика: Информационные технологии

Опубликовано в Молодой учёный №42 (280) октябрь 2019 г.

Дата публикации: 18.10.2019

Статья просмотрена: 802 раза

Библиографическое описание:

Межибо, Е. А. Электронный документооборот в деятельности вуза (на примере института культуры) / Е. А. Межибо. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 42 (280). — С. 9-11. — URL: https://moluch.ru/archive/280/63060/ (дата обращения: 21.01.2022).



В статье рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота в деятельность института культуры. Предложены меры по внедрению электронного документооборота в работу предприятия взамен традиционному.

Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД.

Распространенные сегодня компьютерные технологии принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть времени сотрудников организаций. Низкие показатели эффективности обусловливались технологиями ручной обработки документов. Распространение автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. Современные системы электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом. В тоже время сам процесс перехода на новые автоматизированные технологии зачастую сопряжен с явными трудностями, связанными со сложностью внедрения систем электронного документооборота в повседневную деятельность организаций. В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным.

При внедрении СЭД на предприятии ставят следующие цели:

– минимизация или полный отказ от бумажного документооборота;

– разработка единой информационной базы компании;

– снижение риска утери документа;

– структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;

– контроль над исполнением документов [2].

В системах электронного документооборота электронный документ проходит все жизненные фазы, начиная от подготовки к созданию документа и до его передачи в архив. При этом упор делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, корректировке, утверждении окончательной версии и ее публикации.

Имеются различные подходы к делению процесса внедрения СЭД на этапы и подэтапы. Чаще всего, в Российских реалиях при переходе на электронный документооборот, применяют подход, предусматривающий разделение на несколько этапов: предпроектный, проектный, постпроектный [1].

Предпроектный этап, является одним из самых важных этапов при внедрении СЭД, так как он включает в себя постановку задачи. Главным компонентом данного этапа является осознание потребности в преобразовании. На данной стадии, руководство компании оценивает важность и своевременность внедрения системы электронного документооборота, а также риски, связанные с ним. Во время данного этапа происходит рассмотрение прежней (бумажной) документной деятельности организации [3].

Такое обследование можно разделить на следующие подэтапы:

– Предпроектное, предварительное обследование.

 Рабочее углубленное обследование.

 Анализ и результаты обследования.

Цель предварительного обследования — изучение состава, объема, сроков, стоимости проекта. Предварительное обследование выполняется высококвалифицированными специалистами. В процессе данного обследования рабочая группа экспертов устанавливает необходимый перечень аспектов предприятия для внедрения СЭД:

– Характеристика постановки делопроизводства;

– Рассмотрение документооборота компании;

– Организационная структура управления предприятием.

Цель внедрения СЭД –повысить эффективность деятельности организация за счет рационализации делопроизводства.

Задачи реализации проекта:

– повысить качество управления процессов с документами;

– снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления;

– объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Университета, включая территориально удаленные;

– обеспечение оперативного разграниченного доступа к документационным ресурсам;

– постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

По итогам экспертного обследования разработаны рекомендации, предложено провести ряд мероприятий по оптимизации существующей системы документационного обеспечения управления ВУЗа культуры.

Мероприятия по устранению выявленных недостатков необходимо было осуществить до момента начала внедрения. В частности планировалось: — утвердить шаблоны документов для работы в СЭД;

– определить перечень документов, поступающих на бумажном носителе и исключающих необходимость полного сканирования;

– определить перечень документов, подлежащих контролю исполнения в СЭД, определить зоны ответственности за предоставление отчетных данных в СЭД;

– определить зоны ответственности за контроль и соблюдение сроков движения документов;

– определить перечень документов для возможного хранения только в электронном виде.

Литература:

  1. Путькина Л. В., Якименко В. Н. Об опыте внедрения системы электронного документооборота на примере «Усинскгеонефть») [Электронный ресурс] // науч.эл.б-ки «ELIBRARY». Электрон.дан. — [М.], 2000–2018. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24984551 (дата обращения: 09.10.2019).
  2. Серова Г. А. Информационные системы в области юридической деятельности [Электронный ресурс] // Делопроизводство. — 2018. — № 1. — С. — 28–33. Электрон.версия печат. публ. — URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?38 (дата обращения: 09.10.2019).
  3. Системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // Бизнес-информатика. — Электрон.дан. — [Б.м., б.г.] — URL: https://it.rfei.ru/course/~7Zc9 (дата обращения: 09.10.2019).
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, перечень документов, предварительное обследование, внедрение, документ, документационное обеспечение управления, зона ответственности, сфера управления, этап.


Похожие статьи

Направления совершенствования документационного...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот. Актуальность темы настоящей статьи имеет несколько аспектов.

Автоматизация путем внедрения в организации системы...

Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие.

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение...

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [2]. Появление данного термина в первую очередь связано с внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий.

Особенности составления технического задания при внедрении...

В современных условиях, когда использование электронных документов как частными предприятиями, так и государственными учреждениями, постоянно возрастает, возникает необходимость внедрения эффективных систем электронного документооборота...

Направления совершенствования документационного...

Внедрение системы электронного документооборота — один из самых популярных способов оптимизации документационного обеспечения управления. Внедрение такой системы приводит к ускорению процессов документооборота, к сокращению времени для поиска...

документационное обеспечение управления , муниципальное...

Государственная система документационного обеспечения управления рассматривает вопросы, связанные с составлением и оформлением документов, организацией и принципами документооборота, правилами регистрации и методами контроля исполнения документов...

Проблемы внедрения автоматизированных систем...

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает

Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на...

Место и роль документационного обеспечения управленческой...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления , муниципальное управление , документ , делопроизводство , бумажный документооборот, электронный документооборот. ‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами.

Законодательная база деятельности службы документационного...

социальной информации, государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного

Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация /М. Еремичев...

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения...

Основные термины (генерируются автоматически) : документ, объем документооборота

документационного обеспечения управления , основные требования к документам и службам

документационное обеспечение , документационное обеспечение управления...

Похожие статьи

Направления совершенствования документационного...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот. Актуальность темы настоящей статьи имеет несколько аспектов.

Автоматизация путем внедрения в организации системы...

Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие.

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение...

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [2]. Появление данного термина в первую очередь связано с внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий.

Особенности составления технического задания при внедрении...

В современных условиях, когда использование электронных документов как частными предприятиями, так и государственными учреждениями, постоянно возрастает, возникает необходимость внедрения эффективных систем электронного документооборота...

Направления совершенствования документационного...

Внедрение системы электронного документооборота — один из самых популярных способов оптимизации документационного обеспечения управления. Внедрение такой системы приводит к ускорению процессов документооборота, к сокращению времени для поиска...

документационное обеспечение управления , муниципальное...

Государственная система документационного обеспечения управления рассматривает вопросы, связанные с составлением и оформлением документов, организацией и принципами документооборота, правилами регистрации и методами контроля исполнения документов...

Проблемы внедрения автоматизированных систем...

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает

Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на...

Место и роль документационного обеспечения управленческой...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления , муниципальное управление , документ , делопроизводство , бумажный документооборот, электронный документооборот. ‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами.

Законодательная база деятельности службы документационного...

социальной информации, государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного

Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация /М. Еремичев...

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения...

Основные термины (генерируются автоматически) : документ, объем документооборота

документационного обеспечения управления , основные требования к документам и службам

документационное обеспечение , документационное обеспечение управления...

Задать вопрос