Данная статья посвящена рассмотрению вопросов применения технологий штрихового кодирования и радиочастотной идентификации, позволяющих повысить эффективность процесса инвентаризации материальных ресурсов.
Ключевые слова: инвентаризация, запасы материальных ресурсов, штриховое кодирование, технология радиочастотной идентификации.
Контроль соответствия фактического уровня запасов данным бухгалтерского учёта возможен с помощью проведения инвентаризации, которая представляет собой периодическое определение количества запасов путём их физического подсчёта.
Основная цель инвентаризации заключается в том, чтобы определить реальное количество имеющихся товарно-материальных ценностей, выявить излишки и недостачи и убедиться в достоверности и полноте информации об имеющихся запасах, основываясь на её сопоставлении с полученными в ходе инвентаризации сведениями.
Вид и периодичность инвентаризации, а также перечень проверяемых номенклатурных позиций определяется руководством предприятия. Существует два вида инвентаризации: полная и выборочная.
Проведение полной инвентаризации охватывает весь перечень имеющихся на предприятии запасов материальных ресурсов и требует временной остановки складских операций на момент её проведения. Приостановка приёмки и выдачи запасов со склада во время полной инвентаризации обосновывается необходимостью отражения наиболее точной информации об имеющихся товарно-материальных ценностях.
Полная инвентаризация осуществляется с периодичностью один-два раза в год и может продолжаться несколько дней. При её проведении задействуется значительное количество сотрудников из различных подразделений предприятия, которые могут быть не всегда знакомы с предметной областью.
Выборочная инвентаризация осуществляется с заданной периодичностью по установленному перечню номенклатурных позиций запасов без необходимости остановки складских операций. На большинстве крупных предприятий за проведение такой инвентаризации, позволяющей дополнить, а иногда и заменить полную инвентаризацию, отвечает специализирующийся на этом персонал — группа по инвентаризации.
Инвентаризация может осуществляться и в обязательном порядке. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» причинами обязательного проведения инвентаризации являются:
1) передача имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;
2) подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности;
3) смена материально ответственных лиц;
4) выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5) стихийное бедствие, пожар или другая чрезвычайная ситуация, вызванная экстремальными условиями;
6) реорганизация или ликвидация организации;
7) иные причины, предусмотренные законодательством Российской Федерации [1].
Итоговым результатом инвентаризации является сверка информации о запасах, выявление отклонений между зафиксированными в бухгалтерском учёте и фактическими данными, а также пересчёт и проведение необходимых корректирующих мероприятий.
Проблема проведения инвентаризации заключаются в наличии риска возникновения ошибок, вызванных человеческим фактором, и в невозможности оперативно получить информацию об уровне имеющихся на складе запасов, что в итоге может привести к расхождениям в бухгалтерской отчётности.
Решить данную проблему позволяет автоматизация процесса инвентаризации, которая заключается в применении специального программного обеспечения и технических средств идентификации. Данные средства, в зависимости от их вида и используемого программного обеспечения, могут охватывать как отдельные этапы инвентаризации, так и распространяться на весь процесс в целом.
Наибольшее распространение на сегодняшний день получила технология штрихового кодирования, основанная на автоматической идентификации, сборе и преобразовании информации, представляемой в виде штрих-кодов — напечатанных по определенным правилам комбинаций элементов установленной формы, размера и цвета [2]. Нанесённый на объект идентификации штрих-код считывается и передаётся в систему при помощи специального устройства — сканера штрих-кода.
Преимуществами данной технологии являются сравнительная простота, точность, надёжность и её невысокая стоимость. К недостаткам стоит отнести необходимость прямого оптического контакта сканера со штрих-кодом при его считывании, однократное использование штрих-кода, а также его недолговечность из-за подверженности воздействию окружающей среды.
Следующим методом автоматизации процесса инвентаризации является применение технологии радиочастотной идентификации (RFID — Radio Frequency Identification), основанной на использовании RFID-меток, на которые записываются данные, считываемые при помощи передачи радиосигналов.
Ключевым преимуществом технологии радиочастотной идентификации является возможность одновременного считывания большого количества RFID-меток без необходимости их контактного совмещения со считывающим устройством. Условием считывания данных при этом выступает нахождение меток в зоне действия RFID-считывателя. RFID-технология ввиду высокой надежности средств идентификации может использоваться в агрессивных средах, а RFID-метки могут считываться не только через пыль, грязь или краску, но и через пластмассу, картон и древесину. Однако, RFID-технологии присущи такие недостатки как подверженность помехам в виде электромагнитных полей, вызванных работой компьютеров и оборудования, а также невозможность считывания меток через металлические и электропроводные поверхности, так как данные преграды экранируют радиосигналы. Кроме того, стоимость RFID-меток существенно превышает стоимость этикеток со штриховым кодом, что в некоторых случаях делает применение технологии радиочастотной идентификации экономически нецелесообразным.
Процесс инвентаризации с использованием штрихового кодирования или RFID-технологии проводится в несколько этапов.
Первый этап является подготовительным и включает в себя формирование базы данных в соответствии с бухгалтерской документацией, присвоение единицам учета индивидуальных инвентаризационных номеров, печать штрих-кодов или этикеток для RFID-меток и маркировку всех объектов инвентаризации.
Второй этап представляет собой непосредственно процесс инвентаризации, при котором сотрудники комиссии проводят сканирование и передачу информации с помощью считывающих устройств со штрих-кодов или RFID-меток, размещённых на объектах основных средств и товарно-материальных ценностей, в информационную систему.
Третий этап заключается в анализе результатов инвентаризации, сравнении полученной информации с данными бухгалтерского учета и автоматическом формировании программным обеспечением необходимых отчётных документов [3].
Важным фактором применения технологий автоматической идентификации объектов инвентаризации является существование на предприятии единой информационной системы управления запасами материальных ресурсов. При её наличии следует предусмотреть возможность интеграции программного обеспечения для проведения инвентаризации в информационную среду предприятия с целью повышения эффективности процесса инвентаризации. Для этого следует убедиться в совместимости программного обеспечения с используемой на предприятии информационной системой, а также проверить, находится ли используемое оборудование в списке поддерживаемых устройств. Наиболее распространённым способом, позволяющим добиться совместимости информационной системы предприятия и программного обеспечения, применяемого в процессе инвентаризации, является унификация форматов используемых файлов. В случае отсутствия на предприятии единой информационной системы, программное обеспечение для проведения инвентаризации может представлять собой отдельный автономный модуль.
Автоматизация процесса инвентаризации с помощью применения представленных технологий позволяет добиться следующих результатов:
1) сократить время проведения инвентаризации, снизить трудозатраты на проведение инвентаризации, минимизировать количество вовлеченных в процесс сотрудников и уменьшить нагрузку на оставшийся персонал;
2) минимизировать объём недостоверной информации, возникающей по причине ошибок сотрудников, а также сократить время поиска данной информации, уже оказавшейся в системе;
3) обеспечить полноту и корректность результатов инвентаризации;
4) оперативно анализировать и обрабатывать значительное количество информации, максимально снизить бумажный документооборот;
5) автоматически сформировывать отчётные документы [4].
Таким образом, использование представленных в данной статье технологий автоматической идентификации позволяет значительно повысить эффективность процесса инвентаризации материальных ресурсов, снизить возникающие при этом издержки, сократить время её проведения и добиться максимально точной обработки информации. По этой причине многие организации, заинтересованные в успешном проведении инвентаризации, предпочитают автоматизацию ручному способу учёта запасов материальных ресурсов. В большинстве случаев выбор делается в пользу технологии штрихового кодирования, ввиду её относительно невысокой стоимости по сравнению с технологией радиочастотной идентификации, а также достаточной функциональности для проведения инвентаризации на большинстве предприятий.
Литература:
- О бухгалтерском учете: федер. закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855 (дата обращения: 24.07.2019).
- ГОСТ 30721–2000 № 225-ст «Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Термины и определения», введенным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 7 июня 2001 г.
- Гладышев Виталий Валентинович Современные способы автоматизации процесса инвентаризации // Известия ОГАУ. 2011. № 30–1. [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-sposoby-avtomatizatsii-protsessa-inventarizatsii (дата обращения: 24.07.2019).
- Автоматизация инвентаризации — SystemGroup в России [Электронный ресурс]. URL: http://sys-group.ru/solutions/avtomatizaciya-inventarizacii (дата обращения: 25.07.2019)
