Автоматизация путем внедрения в организации системы электронного документооборота | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 21 декабря, печатный экземпляр отправим 25 декабря.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №23 (261) июнь 2019 г.

Дата публикации: 04.06.2019

Статья просмотрена: 39 раз

Библиографическое описание:

Губина Ж. В. Автоматизация путем внедрения в организации системы электронного документооборота // Молодой ученый. — 2019. — №23. — С. 247-248. — URL https://moluch.ru/archive/261/60101/ (дата обращения: 10.12.2019).



В данной статье рассматривается проблематика ведения бумажного документооборота в организации, переход путем автоматизации процессов к электронному документообороту и его эффективность.

Ключевые слова: бумажный документооборот, электронный документооборот, автоматизация, интеграция, технологии, организация, прогресс.

В современном мире — мире научно-технического прогресса, где рыночные отношения развиваются с особенной интенсивностью, разработка новых технологий и применение их на практике напрямую оказывает влияние на успех и эффективность развития организаций, а организации, в свою очередь, оказывают воздействие на экономическое развитие страны.

Для получения наиболее высоких результатов своей деятельности, ухода от шаблонных циклических операций и облегчения человеческого труда в целом, благодаря применению нынешних технологий и развитию электронно-вычислительной технике организации переходят на автоматизирование рутинных механических процессов.

Под автоматизацией понимается процесс замены человека, участвующего в процедуре выполнения трудоемких операций, на саморегулирующие и самоконтролируемые автоматические устройства. Но, несмотря на то, что техничка действует самостоятельно, основной контроль и ответственность за исполнением операции остается на человеке.

Автоматизация находит свое применение на разных уровнях рабочего процесса, будь то техническое оборудование в производственных сферах или же обработка информационных данных, элементом которых является первичная документация, о которой сейчас будет идти речь.

Практически во всех компаниях, за малым исключением, большая часть документации составляется именно на бумажных носителях. Бумажный документооборот имеет ряд своих особенностей, которые в свою очередь несут комплекс проблем и отражаются на финансовых рисках организаций:

  1. При ведении бумажного документооборота замедляется процесс предоставления отчетности в случае камеральных проверок или, например, судов, так, как на поиски документов в архивах уходит значительная часть рабочего времени, что дополнительно негативно сказывается на продуктивности работы специалиста;
  2. Появляются трудности в отслеживании движения документов на этапах их согласования. Возникает вероятность утери документов или их кражи, что приводит к необходимости их восстановления, срыву сделок, потери времени и финансовым затратам (неустойки, штрафы, пени);
  3. Бумажные документы могут пострадать при их транспортировке, например, порваться или испачкаться, что опять ведет к восстановлению, на которое требуются дополнительные затраты, связанные еще и с приобретением расходных материалов, таких как бумага и картридж;
  4. Под архив бумажного документооборота требуется площадь, что ведет к дополнительным расходам на аренду нежилого помещения и наем архивариуса. Кроме того, бумажные документы имеют свой срок хранения, в некоторых случаях, меньше срока исковой давности, после чего передаются на утилизацию, тем самым, исключая возможность оперативного предоставления документа, т. к. на восстановление может уйти большая часть времени или же это сделать будет вовсе невозможно;
  5. Появляется сложность в ведении консолидированных данных, сводной отчетности и подсчетов документов.

Для исключения перечисленных недостатков возникает необходимость интеграции в организацию систему электронного документооборота, целью которой является снижение финансовых рисков предприятия, повышение эффективности работы сотрудников, сокращение сроков принятия управленческих решений и оптимизация бизнес процессов.

Электронным документооборотом является информационно-коммуникативная система базы данных, установленная на компьютерах, позволяющая обрабатывать документы в электронном виде.

В результате внедрения электронного документооборота, в организации должны возникнуть следующие преимущества:

  1. Уменьшение времени на поиск документов, единое корпоративное информационное пространство;
  2. Упрощенный процесс согласования документов и их доступность для согласующих лиц;
  3. Быстрое формирование отчетов, журналов, точный подсчет количества документов в разных подразделениях организационной структуры;
  4. Уменьшение вероятности допущения ошибок и принятия неверного управленческого решения, что приводит к повышению управляемости в организации и снижению финансовых рисков.

В качестве примера разберем проблему потери исходящего сопроводительного письма организации, наименование которой, по ее желанию, оставим засекреченным. Для удобства назовем эту организацию ООО «Предприятие».

ООО «Предприятие» является оператором по приему платежей. В фирме имеется небольшое количество бумажной документации, вследствие чего, в целях экономии средств, было принято решение не ставить программное обеспечение для координации сопровождения документационной деятельности. Спустя некоторое время руководство фирмы осознало свою ошибку.

Организации, являющиеся операторами по приему платежей, обязаны соблюдать 115 ФЗ о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. Когда из фирмы ушел сотрудник — специальное должностное лицо, занимающиеся данным направлением, на его место пришел новый специалист и направил курьера с картой изменения данных специального должностного лица в организации для предоставления ее в соответствующие органы.

В дальнейшем сопроводительное письмо, которое не было никак зарегистрировано в ООО «Предприятие» потерялось, а в соответствующем органе затерялась и сама карта. В результате отсутствия подтверждения передачи важного документа, в установленные законодательством сроки, на фирму были наложены штрафы.

После оплаты штрафов дирекция ООО «Предприятие» внедрила систему регистрации исходящей и входящей документации. В дальнейшем, благодаря сохраненным отсканированным документам, компания всегда могла предоставить подтверждение принятия документов контрагентами, избегая при этом штрафы и пени.

Для интеграции электронного документооборота в организацию, требуется инициация создания нового проекта, создание команды, финансирование и контроль исполнения на всех этапах его жизненного цикла.

Благодаря вышеизложенным преимуществам и правильно подобранному командному составу успешное завершение проекта приведет не только к экономической эффективности, но и повышению качества уровня организации.

Литература:

  1. Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие. — 2-е изд. — М.: Книжный мир, 2008. — 417 с.;
  2. Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — 2-е изд. — М.: Термика, 2014. — 287 с.;
  3. Корнеев И. К. Информационные технологии в работе с документами. Учебник. — М.: Проспект, 2015. — 304 с.;
  4. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. — 2-е изд. — М.: ДМК Пресс, 2018. — 222 с.;
  5. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — М.: Проспект, 2005. — 383 с.
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, бумажный документооборот, документ, поиск документов, прием платежей, специальное должностное лицо.


Похожие статьи

Проблема соотношения бумажного и электронного...

С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное...

Электронный документооборот в финансовой сфере

Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении...

Преимущества и недостатки системы электронного...

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный

Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести...

электронный документооборот, документ, электронная...

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, электронная подпись, система, Российская

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение...

Официальный документ как предмет служебного подлога

Предполагается вполне обоснованным считать документ официальным, если за ним государство в лице

Другим интересным вопросом является вопрос отнесения электронных документов к

Таким образом, предметом служебного подлога может быть как бумажный...

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».

Анализ целесообразности перехода к ведению... | Молодой ученый

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами...

Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть.

Электронный документ как вещественное доказательство...

Закрытые электронные документы — это документы, предназначенные для ограниченного круга лиц.

Электронный документ как доказательство в гражданском... электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд.

Направления совершенствования документационного обеспечения...

Системы электронного документооборота позволит автоматизировать работу с документами любых типов и на всех ступенях документационного цикла, начиная от разработки и заканчивая сдачей документа в архив на хранение. Конечно, электронный документооборот обладает...

Похожие статьи

Проблема соотношения бумажного и электронного...

С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное...

Электронный документооборот в финансовой сфере

Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении...

Преимущества и недостатки системы электронного...

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный

Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести...

электронный документооборот, документ, электронная...

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, электронная подпись, система, Российская

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение...

Официальный документ как предмет служебного подлога

Предполагается вполне обоснованным считать документ официальным, если за ним государство в лице

Другим интересным вопросом является вопрос отнесения электронных документов к

Таким образом, предметом служебного подлога может быть как бумажный...

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».

Анализ целесообразности перехода к ведению... | Молодой ученый

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами...

Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть.

Электронный документ как вещественное доказательство...

Закрытые электронные документы — это документы, предназначенные для ограниченного круга лиц.

Электронный документ как доказательство в гражданском... электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд.

Направления совершенствования документационного обеспечения...

Системы электронного документооборота позволит автоматизировать работу с документами любых типов и на всех ступенях документационного цикла, начиная от разработки и заканчивая сдачей документа в архив на хранение. Конечно, электронный документооборот обладает...

Задать вопрос