Система планирования и организации служебной (трудовой) деятельности охватывает иерархические уровни функционирования любой организации (организацию в целом, структурные подразделения, службы, отделы, отделения, группы, каждого сотрудника).
В этой системе наиболее актуальной проблемой, требующей принципиального решения, выступает программное обеспечение индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника, выполняющего как управленческие, так и исполнительские функции служебной (трудовой) деятельности. Решение данной проблемы даёт возможность мотивировать сотрудника на конечный результат, который напрямую связан с его материальным стимулированием и карьерным ростом.
Актуальность разработки программного обеспечения индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника возрастает в условиях выполнения им служебных (трудовых) обязанностей при чёткой иерархии системы планов организации и более жёстком контроле их выполнения (план основных мероприятий организации, планы по направлениям служебной (трудовой) деятельности, календарные планы структурного подразделения и т. д.). Эти принципы планирования и организации деятельности находят наиболее широкое применение в военной сфере. Функциональные основы профессиональной деятельности в условиях военной службы и трудовой деятельности в структурных подразделениях военной сферы определяются эффективным распределением служебного (рабочего) времени, динамичным управлением как плановыми и так и внеплановыми задачами (мероприятиями), контролем их выполнения.
В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных продуктов для ЭВМ, автоматизирующих функции индивидуального планирования, управления задачами (мероприятиями) служебной деятельности и контроля их выполнения.
Анализ наиболее популярных программ для ЭВМ (MS Outlook, LeaderTask, «Менеджер задач», Wrike, диаграмм Ганта и др.) свидетельствует о значимости отдельных автоматизированных функций индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника. Вместе с тем по совокупности выполняемых функций, разрабатываемые программные продукты представляют собой автоматизированные бизнес-планы и не учитывают специфику профессиональной деятельности сотрудников, планирующих и организующих свою деятельность в условиях строгой регламентации выполнения задач в условиях оперативно-календарного планирования.
Необходимо отметить, что существующие на рынке программные продукты в сфере планирования и организации деятельности оснащены многочисленными функциями, которые становятся совершенно бесполезными для определённых категорий сотрудников.
Особенностью профессиональной деятельности сотрудников при выполнении им служебных (трудовых) обязанностей в условиях военно-профессиональных отношений является ограниченный доступ к информационным сетям. Это связано с особым режимом службы (работы), направленным на обеспечение государственной тайны и информационной безопасности, что определяется правовыми актами Российской Федерации. А полноценное использование существующих на рынке программных продуктов в сфере планирования и организации деятельности возможно только в сети Интернет. Так, например, MS Outlook может функционировать на автономном компьютере, однако, для использования всех её возможностей целесообразно, чтобы компьютер был подключен к локальной или глобальной компьютерной сети [4].
Это обстоятельство повышает актуальность разработки программного обеспечения индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника, функционирующего в автономном режиме доступа.
Кроме этого, представленные на рынке программные продукты имеют высокую цену обслуживания в соответствии с лицензионными соглашениями между разработчиком и пользователями. Лицензионные соглашения по применению программ планирования и организации деятельности не позволяют пользователям вносить дополнительные настройки и изменения в режим их функционирования в зависимости от специфики выполняемой деятельности, что затрудняет сам процесс управления служебными (трудовыми) задачами.
Таким образом, наиболее подходящим вариантом технического решения вышеуказанных проблем, по нашему убеждению, является разработка автоматизированной модульной модели индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника. Разработанная модель ориентирована на конечный результат выполнения служебных задач (мероприятий) в различные временные периоды (день / неделя / месяц / год) на основе планирующих документов (плана основных мероприятий, планов по направлениям деятельности, планов работы подразделения и т. д.). В основе разработки вышеуказанной модели были учтены основные признаки календарного планирования:
- На достижение цели выделяется оптимальный для её достижения промежуток (длительность) времени.
- Выстраивается чёткая иерархия целей и отдельных задач (в рамках достижения каждой отдельной цели).
- Планирование предполагает распределение и координацию временных затрат на достижение различных целей (задач) в течение выделенного промежутка времени с помощью системы планов (помесячно, понедельно, подневно) [1].
Анализ источников по проблеме индивидуального планирования и организации деятельности позволяет согласиться с некоторыми авторами в том, что установление периодов времени в индивидуальном планировании и организации деятельности, приоритетная расстановка задач по критерию важности / срочности, возможность варьировать задачами, контролируемость хода выполнения индивидуального плана придают сотруднику чувство уверенности и чёткое представление о выполняемой деятельности [2; 3; 5].
Разработанная автоматизированная модульная модель индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника представляет собой чётко структурированную систему функциональных блоков, автономных для работы и интегрированных в общую архитектуру программного обеспечения. За счёт модульной структуры она может быть легко приспособлена к различным условиям профессиональной деятельности, а также совершенствоваться в зависимости от решаемых задач.
Программа написана при помощи программного обеспечения «Embarcadero RAD Studio XE2 Version 16.0.4316.44803» c использованием стороннего компонента «TMS Component Pack Pro 6.2.1.0» и «DevExpress VCL 14.2». «Embarcadero» представляет собой набор средств разработки приложений, который позволяет создавать приложения с графическим пользовательским интерфейсом для Windows, Mac OS X, NET, PHP и веб-решений. «Embarcadero» дает возможность создавать полнофункциональные приложения для Windows и Mac OS X.
База данных формировалась на основе Microsoft Access. Основное достоинство данного программного обеспечения заключается в простоте эксплуатации и использовании.
Автоматизированная модульная модель индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника включает в себя следующие модули:
- Модуль «Планирование».
- Модуль «Управление».
- Модуль «Отчётность».
Общий интерфейс разработанной модели при индивидуальном планировании представлен на рисунке 1.
Рис. 1. Общий интерфейс разработанной модели при индивидуальном планировании
Модуль «Планирование» предназначен для оперативно-календарного индивидуального планирования деятельности сотрудника в различные временные периоды (день / неделя / месяц / год) на основе планирующих документов. Он включает в себя функции формирования планируемых задач (мероприятий) в соответствии временных параметров начала и окончания их выполнения. Статусность каждой задачи (мероприятия) определяется по уровню важности / срочности. Дополнением к формированию планируемых задач является функция формирования цикличных задач, которые повторяются через определённые временные периоды (например, совещание — каждую среду в 8.00–8.30). Сформированные плановые задачи (мероприятия) распределяются в соответствующих полях временных периодов (день / неделя / месяц / год).
Модуль «Управление» предназначен для управления спланированными, а также внеплановыми задачами в течение всех временных периодов за счёт их детального анализа, изменения их статусности и временных параметров их выполнения, переноса (отказа) и т. п. Визуализация хода выполнения задач (мероприятий) достигается за счёт цветовых гамм. Эффективность управления как плановыми, так и внеплановыми задачами (мероприятиями) достигается за счёт встроенного календаря, который функционирует в режиме реального времени, а также за счёт различных меток (напоминаний, изменения цветовой гаммы и др.). Пример управления задачами представлен на рисунке 2.
Рис. 2. Пример управления служебными задачами
Модуль «Отчётность» предназначен для контроля и формирования отчёта о ходе выполнения задач, а также для оценки эффективности организации деятельности сотрудника в каждый временной период. Пример контроля выполнения задач с помощью диаграммы Ганта представлен на рисунке 3.
Рис. 3. Пример контроля выполнения задач с помощью диаграммы Ганта
Таким образом, разработанная автоматизированная модель индивидуального планирования и организации деятельности сотрудника обеспечивает:
– индивидуальное оперативно-календарное планирование деятельности сотрудника по выбранным критериям;
– гибкое управление служебными (трудовыми) задачами (мероприятиями) в зависимости от следующих критериев: срочности / важности; цикличности; плановости / внеплановости;
– контроль, формировать отчёт о ходе выполнения плана в разные временные периоды, а также производить оценку эффективности выполнения служебных (трудовых) задач (мероприятий).
Вывод: применение разработанной модели позволяет осуществлять индивидуальное планирование и эффективно организовывать свою деятельность всеми категориями сотрудников (руководителями, исполнителями, военнослужащими, работниками и т. д.).
Литература:
- Калинин С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем / С. И. Калинин. — СПб.: Речь, 2006. — 371 с.
- Лапуста М. Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя — http://www.mainjob.ru/publications/?print=8491 (дата обращения: 31.03.2018).
- Моргунова Н. В. Тайм-менеджмент: учебное пособие / Н. В. Моргунова, Р. В. Моргунова. — Владимир: ВлГУ им. А.Г. и Н. Г. Столетовых, 2014–72 с.
- Тайм-менеджмент на Outlook 2013: 8-е издание / Г. Архангельский. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. — 230 с.
- Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / Г. А. Архангельский, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина, С. В. Бехтерев; Под ред. Г. А. Архангельского. — М.: Альпина Паблишер, 2012. — 311 с.
