Автоматизация процесса управления сертификацией персонала в системных интеграторах



В активно развивающемся мире информационных технологий компаниям-интеграторам приходится ежедневно решать сложные задачи, многие из которых уникальны и требуют грамотного и продуманного подхода к их решению. Этого невозможно добиться без штата высококвалифицированных и сертифицированных сотрудников.

Сертификация персонала — это особый вид деятельности по подтверждению соответствия квалификации сотрудников установленным требованиям и профессиональным стандартам. Однако, несмотря на все возрастающую актуальность и ценность сертифицированных сотрудников, количество компаний, способных грамотно организовать процесс планирования и контроля технологической сертификации персонала, исчисляется единицами.

Отсутствие единой стабильной системы управления сертификацией персонала способно привести к таким негативным последствиям, как:

– Финансовые потери;

– Нецелесообразное использование ресурсов компании;

– Коммерческие риски (вплоть до потери компанией партнерских статусов производителей, дающих ряд бонусов в проектной деятельности, а также общее несоответствие требованиям международных стандартов или производителей).

Для эффективной оптимизации процессов управления сертификацией персонала в системных интеграторах предлагается создание и внедрение информационной системы, которая удовлетворяла бы следующим требованиям:

– система должна предоставлять возможность просматривать общую статистику по имеющимся сертификатам и статусам как в рамках одной группы сотрудников, так и сводную по всей компании;

– система должна предоставлять возможность автоматизированного процесса создания плана по сертификации (с возможностью создания планов по отдельной группе сотрудников с последующим объединением в общий план);

– система должна предоставлять возможность автоматического согласования плана с руководством компании. Статус заявки на согласование плана должен быть доступен к просмотру на всех этапах согласования;

– в системе должна присутствовать функция назначения ответственных на исполнение плана сертификации;

– система должна обеспечивать разграничение прав доступа к базе данных с возможностью их изменения;

– система должна обеспечивать контроль над исполнением плана, а в частности уведомлять сотрудника-исполнителя о предстоящих мероприятиях в рамках плана, сообщать о нарушениях плана не только сотруднику-исполнителю, а также руководству.

Огромное разнообразие информационных систем позволяет выбрать любой набор функциональных возможностей для любого типа деятельности и размеров компании. Наиболее подходящими системами для решения такого класса задач являются ERP-системы. Современные ERP–системы предназначены для построения единого информационного пространства предприятия и эффективного управления всеми ресурсами компании, связанными с производством, продажами и учетом заказов.

ERP–системы обеспечивают полную функциональность для управления всей административной и операционной деятельностью компании, объединяя в единую цепочку финансовый учет, процессы сбыта, производства, управления материальными потоками, планирования и взаимодействия с поставщиками и партнерами.

На основе анализа деятельности в рамках одного системного интегратора был оценен качественный показатель эффективности данного решения.

Ключевые показатели эффективности, а также KPI от каждого из них представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Качественные показатели эффективности предлагаемого решения.

Цель	Ключевые факторы успеха	KPI
Планирование	Сокращение времени на согласование плана сертификации	Сокращение времени на 60 % за счет единовременного согласования единого годового плана вместо многократных согласований отдельных запросов на сертификацию
	Сокращение времени на согласование заявки на дополнительное обучение/экзамен	Сокращение общего времени от момента подачи заявки до статуса «Согласовано» более 30 %
	Сокращение вероятности неверного распределения ресурсов	Сокращение количества необоснованных (в результате человеческого фактора, отсутствии осведомленности персонала и т.д.) случаев неверного распределения ресурсов более 10 %
	Сокращение времени на анализ требований	Сокращение времени в рамках одного производителя на 10 %
	Сокращение времени на сбор данных по дивизиону и консолидацию общего плана сертификации	Сокращение времени в рамках процесса составления ежегодного плана сертификации более 80 %
Контроль	Сокращение вероятности наступления рисковых случаев	(Данный эффект имеет качественную (не количественную) оценку
	Повышение эффективности контроля исполнения плана сертификации за счет автоматического информирования о предстоящих мероприятиях, а также несоблюдении сроков	-
Поиск и анализ данных	Сокращение времени на поиск информации по имеющимся сертификатам/статусам	Сокращение времени в рамках одного запроса составляет более 90 %
	Сокращение времени на анализ загруженности сотрудников	Сокращение времени в рамках одного запроса составляет более 80 %

Для того, чтобы иметь возможность оценить общий эффект от внедрения, необходимо проанализировать, в каком соотношении от общего процесса расходуется время на каждый из процессов. Процентное соотношение расхода времени представлено на Рисунке 1.

Рис. 1. Процентное соотношение временных затрат на каждый процесс

Таблица 2

Сокращения временных затрат на выполнение процессов планирования, контроля ианализа сертификации персонала

Процесс	Действие	Сокращение времени (в рамках действия)	Сокращение времени (в рамках процесса)	Сокращение времени выполнения процесса
Планирование	Анализ требований	10 %	7 %	70 %
	Согласование плана	60 %	42 %
	Согласование заявки	30 %	21 %
Контроль	Снижение рисков	-
	Контроль соблюдения	-
Анализ	Поиск информации	90 %	9 %	17 %
	Анализ загруженности	80 %	8 %

Таким образом, можно сделать вывод, что положительным эффектом от внедрения системы управления сертификацией персонала будет:

– Снижение вероятности наступления рисковых случаев;

– Снижение времени выполнения общего процесса планирования сертификации на 70 %

– Снижение времени выполнения процессов поиска и анализа данных по сертификации сотрудников на 17 %.

Помимо этого, система управления сертификацией позволит также снизить издержки, что приведет к увеличению стоимости компании и общей прибыли.

Литература:

1. Best Practices Of Maintenance Planning and Scheduling [Электронный ресурс] /GenesisSolutions, An ABS Group Company — URL: http://www.genesissolutions.com/wpcontent/uploads/2015/05/Inspectioneering-JournalGenesisSolutions-MarchApril-2015.pdf (дата обращения 26.11.2017)
2. Системный интегратор [Электронный ресурс] IT MARINE SERVICE — URL: http://www.itmservice.ru/info/sistemnyj-integrator/ (дата обращения 30.10.2017)
3. Обязательная и добровольная сертификация в России [Электронный ресурс] RealCert — URL: https://realcert.ru/sertifikaciya/ (дата обращения 30.10.2017)
4. Добровольная сертификация специалистов [Электронный ресурс] МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЦЕНТР СЕРТИФИКАЦИИ И КВАЛИФИКАЦИИ — URL: http://www.iqacc.org/certification (дата обращения 26.11.2017)