В данной статье рассматривается актуальный вопрос важности использования внутреннего аудита системы менеджмента качества в работе современных организаций. Раскрыто понятие внешнего и внутреннего аудита. В ходе исследования проведен обзор процесса проведения внутреннего аудита на предприятии, указаны и подробно разобраны его цели и основные этапы. Также даны рекомендации для грамотного и точного проведения этого мероприятия. В статье также приводится характеристика качеств, которые должны быть развиты у аудитора. Данная информация может помочь компании с подбором кандидатов на данную должность. Статья может быть полезной предпринимателям в разных сферах экономики для повышения конкурентоспособности и успешного функционирования организации в условиях современного рынка.
Ключевые слова: проверка, внутренний аудит, проверяемое подразделение, несоответствие, аудитор, СМК.
Обратимся к понятию аудита. Аудит качества — систематическая независимая проверка, определяющая соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным действиям. Другими словами, аудит — это проверка работы организации на соответствие заданным показателям качества. Нормативной основой для аудита являются стандарты ISO на СМК и соответствующая документация организации [1].
Для того, чтобы аудит был успешным, существует ряд требований к аудитору. Аудитор должен быть добросовестным, честным, компетентным и профессиональным во всех вопросах. Важные качества — объективность, независимость, ответственность, сохранение конфиденциальности информации [4].
Существует внешний и внутренний аудиты:
– внешний аудит: «аудит второй стороной», который проводится заинтересованными в функционировании компании сторонами (потребителями), или «аудитом третьей стороной», который выполняется органом, признанным независимым от других сторон;
– внутренний аудит (его еще называют «аудитом, проводимым первой стороной») выполняется самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей.
Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками.
Внимание аудита должно быть сосредоточено на наиболее важных областях работы организации и, в первую очередь, на его заведомо слабых местах. По стандарту ISO необходимо наличие документированной процедуры внутреннего аудита, в которой должны быть установлены критерии оценок при аудите, области распространения проверок, частота и способы ее проведения [2].
Выполнять проверки может персонал службы качества или специально подготовленная для этих целей группа внутренних аудиторов.
Внутренние аудиты могут быть как плановыми, так и внеплановыми (их еще называют оперативными).
Плановые аудиты осуществляются по графику, который составляется на год и предусматривает охват проверкой всех подразделений организации и всех элементов системы качества. В нем указываются отделы предприятия, даты проведения аудита, элементы и темы проверок, проверяемые нормативные документы.
Внеплановые проверки совершаются по решению руководства компании [3].
Рассмотрим цели внутренних аудитов СМК в организации:
1) оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей ее оптимизации;
2) выявление несоответствий СМК существующим стандартам;
3) определение причин отклонений от нормы;
4) мониторинг успешности реализации корректирующих мероприятий по результатам аудитов предыдущих периодов [4].
В итоге, конечная цель внутреннего аудита — это проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководящим составом.
Проверка должна всегда проводиться независимыми аудиторами, а ее результаты отражаться в отчетах и докладываться начальству. Независимость означает, что аудитор не должен проверять тот отдел, в котором он работает.
Обратимся к этапам проведения внутреннего аудита:
1) Выход локального акта о проведении внутреннего аудита СМК, назначение проверяющих;
2) Разработка плана аудита. Информирование подразделений о предстоящей проверке. План проверки готовится руководителем аудиторской группы, затем утверждается руководителем службы качества. План, в обязательном порядке, доводится до начальника проверяемого отдела, тем самым ему предоставляется возможность подготовиться к предстоящему аудиту. После этого проводится совещание по организационным вопросам, где обсуждаются цели аудита, требования к оформлению документации, обязанности, права и правила поведения для проверяющих. На нём также оговариваются сроки предоставления итоговых выводов по проверке, определяется периметр контроля для каждого аудитора. Специалистам по аудиту необходима подготовка: им следует изучить необходимые нормативные документы, подготовить перечень вопросов, выяснить итоги реализации планов корректирующих действий, наработанных по результатам прошлого аудита;
3) Организация установочного совещания с представителями подразделения — объекта аудита. На совещании происходит знакомство представителей проверяемого структурного подразделения со специалистами-аудиторами, и определяются основные вехи аудита. До проверяемого подразделения доводятся цели и объем проверки, методика, оговариваются способы коммуникаций аудиторов с проверяемыми, определяется дата подведения итогов аудита [3];
4) Непосредственно проверка. Аудиторам во время проверки следует фиксировать, а затем анализировать все свои наблюдения. После того, как вся информация собрана и обработана, команде аудиторов нужно изучить ее и представить результат, в котором будет отражено состояние проверяемого объекта, указаны несоответствия и приведен перечень необходимых рекомендаций и действий по их корректировке или устранению. При выявлении в ходе аудита любого несоответствия, нужно определить степень его влияния: значительное оно или незначительное. Значительное несоответствие — это отклонение от требований СМК, которое отрицательно влияет на качество продукции или функционирование системы менеджмента качества. Оно должно быть устранено в кратчайшие сроки. Незначительное несоответствие — это единичные случаи невыполнения стандартов СМК. Информация о несоответствиях фиксируется протокольно. Протокол подписывается двумя сторонами: проверяющей и проверяемой. В случае, если руководитель подразделения, где ведется проверка, выражает несогласие с каким-либо несоответствием, вопрос обсуждается на итоговом совещании. Если обнаружено и выявлено критическое несоответствие (которое привело или может привести к выпуску продукции, не отвечающей установленным требованиям по качеству, и требует принятия незамедлительных мер по устранению), ответственный за аудит обязан немедленно проинформировать об этом руководителя подразделения. Он должен приостановить производство и принять безотлагательные меры по устранению несоответствий (меры излагаются в протоколе несоответствий). На руководителя внутреннего аудита возлагается ответственность за обеспечение объективной, честной и полной проверки. По истечении оговоренного срока на устранение недочётов аудиторы должны проконтролировать выполнение плана корректирующих действий, основываясь на документированных доказательствах, убедиться в эффективности наработанных мероприятий, доведении их до всех заинтересованных сторон.
Выделяют следующие методы работы аудитора:
– наблюдение (констатация факта, основанная на объективном свидетельстве);
– оценивание (определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки);
– анализ (метод детальной проверки объекта аудита);
– доказательство (данные, подтверждающие наличие или правдивость каких-либо сведений);
– опрос (метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы) [5];
5) Подведение итогов аудита. По окончании проверки (но до формирования окончательного отчета) проводится итоговое совещание двух сторон. Главная его цель — раскрыть и обсудить результаты аудита, сроки реализации мероприятий по устранению несоответствий. На совещании ведется протокол, который затем приобщается к результатам проверки. По каждому выявленному несоответствию служба, осуществляющая аудиторскую проверку, должна дать четкие пояснения, чтобы у руководства подразделения было ясное понимание существа несоответствий, их степени важности и воздействия на качество. Необходимо сделать выводы о характере несоответствий: случайны они или носят системный характер. На совещании обсуждаются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мероприятий. Главный аудитор знакомит присутствующих на совещании с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания, выводы относительно соблюдения требований деятельности подразделения в системе качества и рекомендации по совершенствованию осуществляемой деятельности.
Разногласия по существу проверки между сторонами проверки необходимо разрешить до составления итогового отчета.
6) Формирование отчета по аудиту. Отчет направляется в отдел, где проходила проверка, и в отделы, для которых по результатам аудита вынесены рекомендации. Обязанность каждого руководителя — организовать работу по выявлению факторов, повлекших несоответствия, сформировать план корректирующих действий, осуществлять контроль выполнения этого плана и информировать подразделения, отвечающие за качество. Служба качества мониторит выполнение мероприятий и оценивает их эффективность. Если мероприятия выполнены не в полном объеме, результат их реализации оказался не в достаточной мере эффективным, то об этом составляется акт и информируется руководство компании.
Информирование о результатах внутренних аудитов системы менеджмента качества должно стать обязательным элементом дня ежемесячных совещаний по качеству. Итоги аудита должны стать фундаментом для принятия руководством предприятия управленческих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в подразделениях, где проверки еще не осуществлялись [3].
В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятиях становится все более значимым и необходимым. Наиболее актуальна система на предприятиях со сложной, разветвленной структурой, имеющих множество филиалов, холдингов, региональных сетевых компаний.
Литература:
- Внутренний аудит системы качества на предприятии // Studbooks.net. URL: http://studbooks.net/1495035/menedzhment/vnutrenniy_audit_sistemy_kachestva_predpriyatii (дата обращения: 8.04.2018).
- Порядок организации внутреннего аудита на предприятии // БухОнлайн24. URL: http://buhonline24.ru/audit/vnutrennij/organizacija-vnutrennego-audita.html (дата обращения: 2.04.2018).
- Внутренние аудиты системы менеджмента качества // HR-Portal. URL: http://hr-portal.ru/article/vnutrennie-audity-sistemy-menedzhmenta-kachestva (дата обращения: 2.04.2018).
- Дьяконова О. С., Гузь В. А., Пономарева С. В., Бодяко А. В., Рогуленко Т. М. Внутренний аудит. — М.: Кнорус, 2016. — 182 с. (дата обращения: 5. 04. 2018).
- Крышкин О. В. Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы. — М.: Альпина Паблишер, 2015. — 477 с. (дата обращения: 31. 03. 2018).
