В области бухгалтерского учета существует несколько альтернативных программных продуктов, отличающихся разным набором функций, разной стоимостью обслуживания и разным уровнем технического развития. Данные критерии являются ключевым вопросом современного предпринимателя, который не готов терять ни время, ни деньги, когда речь заходит о составлении отчетности. Разработчики программного обеспечения (ПО) вынуждены вносить инновационные решения в свои продукты, чтобы снять лишнюю нагрузку по ведению учета с управленцев, автоматизировать процессы составления бухгалтерской отчетности и увеличить степень адаптации своей программы в техническую структуру организации.
В малом и среднем бизнесе организационная и техническая структура развита слабо. В России организация малого бизнеса — предприятие, доход которого за один календарный год составляет не более 800 млн. руб. без учета НДС, а численность персонала за последний отчетный год составляет не более 100 человек включительно. Отличия организаций разных сегментов, установленные нормативно-правовыми актами, представлены в таблице 1.
Таблица 1
Законодательные различия типов бизнеса [1]
|
Тип бизнеса |
Численность, чел./год. |
Доход, млн. руб./год. |
|
Малый |
1–100 |
До 800 |
|
Средний |
101–250 |
До 2 000 |
|
Крупный |
Больше 250 |
Больше 2 000 |
Малый и средний бизнес не обладают большим количеством персонала. Для организаций данного типа задача по внедрению программы бухгалтерского учета задача упрощается, поскольку не приходится обучать много сотрудников и адаптировать их к новой форме ведения учета. Тем не менее, внедрение автоматизированных систем учета или их изменение должны рассматриваться организацией как инвестирование в организационную структуру, которое должно принести пользу в виде упрощенного менеджмента, повышения эффективности функционирования, увеличения оборачиваемости средств и т. д.
На рисунке 1 представлен процесс принятия управленческого решения по поводу выбора программы бухгалтерского учета в малом и среднем бизнесе.
Рис. 1. Алгоритм разработки решения по автоматизации бухгалтерского учета в малом и среднем бизнесе [составлено автором]
Современные программы учета представляют собой шаблоны систематизации базы данных организации. При выборе ПО управленцу следует понимать, с какой целью он хочет выбрать тот или иной продукт, поскольку на основании данных бухгалтерского учета он будет принимать управленческие решения в будущем. Первым, что следует сделать — выявить алгоритмы процессов, происходящих внутри организации. Это может быть алгоритм формирования ассортимента или заказов, или алгоритм ведения учетной политики.
С данными алгоритмами сталкиваются все организации независимо от размеров бизнеса, но не всегда они автоматизированы в малых организациях. Работа «на бумаге» длится до тех пор, пока организация не дорастает до определенного уровня и не усложняются ее отношения с внешними контрагентами или между собственными сотрудниками. Тогда предпринимателю достаточно сложно безошибочно и систематически вести отчетность и возникает необходимость в их автоматизации.
После того как цели определены необходимо выбрать объект автоматизации. Чтобы это сделать, необходимо установить, потоки какого рода информации проходят через организацию (деньги, активы, документы). Автоматизация данных потоков позволит ускорить процесс принятия управленческих решений, т. к. менеджер сможет получать оперативные данные.
На заключительном этапе перед непосредственно внедрением программы в работу организации, необходимо определиться с условиями установки ПО. После определения информационных потоков следует отфильтровать ту их часть, которая не несет полезной информации для менеджмента организации. С другой стороны, для бухгалтерского учета необходимо знать, в какое время, по какой статье и с каким влиянием на финансовое состояние бизнеса использовался конкретный актив. В малом бизнесе такая информация зачастую ускользает от внимания управленца, что может приводить к неправильной оценке активов и неправильному управлению.
Кроме того, на последнем этапе необходимо определиться с интерфейсом программы. Будет ли она доступна для всего штата сотрудников, или для ее функционирования будет выделено определенное количество рабочих мест, или она вовсе будет доступна только главному управленцу. Доступ каждого сотрудника делает обязательным условие online-доступа к базе данных, чтобы она могла обновляться в режиме реального времени, однако среди предпринимателей немало тех, кто предпочитает автономный режим работы.
В данном случае необходимо определить термин «малая организация» с другого ракурса — документооборота. Организация может иметь малое количество сотрудников и обладать низким уровнем доходов, но при этом сопровождаться большим объемом внутренней и внешней документации. С точки зрения документооборота малой организацией будет являться такой бизнес, при котором мало число обрабатываемых документов.
На следующем этапе алгоритма происходит определение необходимой программы для бухгалтерского учета и ее внедрение в функционирование бизнеса. На данный момент для малого и среднего бизнеса существует большая номенклатура ПО. В наши дни развития облачных технологий бухгалтерский учет можно вести при помощи мобильных приложений, что привлекательно для предпринимателей.
Самым популярным на данный момент продуктом является «1С». В 2017 году данное ПО приобрело тенденцию к переходу из коробочного продукта в облачное решение сервиса ServiceCloud. Теперь в online-режиме можно вести бухгалтерию собственного предприятия из любого места, где есть Wi-Fi. На сайте сервиса после прохождения регистрации клиент получает 14 дней пробного периода и любую программу из линейки «1С» на выбор:
‒ «1С: Бухгалтерия»;
‒ «1С: Управление торговлей»;
‒ «1С: Зарплата и управление персоналом» и т. д.
Достоинством такого ПО является то, что доступ к базе данных не только постоянный, но и управляется самим руководителем. Если в коробочном продукте необходимо было запрашивать доступ на каждого сотрудника, то в облачном решении управленец самостоятельно настраивает доступ для сотрудников.
Поскольку для сервиса необходим только online-доступ, любые операции можно осуществлять с телефона в электронном виде, даже формирование и отправка отчетности в налоговые органы. Еще одним преимуществом является то, что руководитель может отслеживать действия своих сотрудников в программе, текущие действия с базой данных видны в личном кабинете. И, пожалуй, самым главным преимуществом является online-поддержка сервиса, с которой можно связаться в любой момент не только по телефону или электронной почте, но и непосредственно на сервисе в чате. К конкурентным преимуществам в сравнении с прочими сервисами можно отнести:
‒ Online-обучение сотрудников;
‒ Дифференцированные функции;
‒ Аналог интерфейса коробочного продукта;
‒ Обязательная предоплата — 1 месяц.
К недостаткам можно отнести недостаточную аналитическую составляющую. В большинстве случаев управленцу придется оценивать финансовые показатели самостоятельно. К тому же у сервиса нет мобильной версии сайта, что порой может создавать неудобства для пользователя [5].
Другим подобным сервисом является ПО «Мое дело». Это облачная бухгалтерия, которая автоматизирует процессы по ведению учета и составлению отчетов. Данный продукт обладает практически тем же функционалом, что и «1С». К преимуществам можно отнести более развитую систему обучения и максимально простой интерфейс с точки зрения пользователя. Кроме того, служба поддержки также работает круглосуточно и является самой оперативной, отвечает сразу же в личном чате.
Однако «Мое дело» предлагает слишком короткий пробный период — 3 дня. При этом, после выбора тарифа, сервис требует оплаты 12 месяцев сразу. Тарифы также являются не самыми дешевыми, что продемонстрировано в таблице 2.
Таблица 2
Сравнение online-сервисов по ведению бухгалтерского учета [5]
|
Тарифы |
Мое дело |
Небо |
ServiceCloud (1С) |
|
Количество тарифов, шт. |
4 |
3 |
2 |
|
Стоимость самого дорогого тарифа, руб. |
1599 |
980 |
1020 |
|
Стоимость самого дешевого тарифа, руб. |
366 |
100 |
700 |
За 366 рублей в сервисе «Мое дело» можно оформить отчетность в налоговую службу. Выбор тарифа обусловлен с одной стороны организационно-правовой формой, с другой — системой налогообложения [3].
По такому же принципу работает сервис «Небо». Основное преимущество данного ПО — собственное мобильное приложение, где можно отслеживать движение денежных средств. Помимо этого, у сервиса самый дешевый тариф по созданию отчетности для налоговых органов. Если рассматривать функциональную составляющую второго по стоимости тарифа за 500 рублей, он также является самым дешевым в сравнении с аналогами конкурентов, хотя может уступать по некоторым функциям ServiceCloud. При этом пробный период также составляет 14 дней.
К недостаткам можно отнести работу службы поддержки, которая не может оказывать услуги круглосуточно. Также на сервисе не предусмотрена подробная система обучения, но есть справка по функционалу интерфейса.
Тем не менее, к конкурентным преимуществам можно отнести:
‒ Тарифы с низкими ценами;
‒ Скидки при предоплате тарифов;
‒ Стоимость тарифов неизменна независимо от систем налогообложения.
Несмотря на чуть меньший функционал, сервис обладает аналитическими данными в большем объеме, чем вышеперечисленные конкуренты [4].
Литература:
- О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации: федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ (ред. от 29.12.2015) // Собр. законодательства РФ. 2007. № 31. Ст. 4006.: Собр. законодательства РФ. 2016. № 1 (ч. I). Ст. 28.
- Проклашкин Д. Н. Автоматизация учета на предприятии // УБС. — 2000. — № 2. — С. 84–91.
- Официальный сайт сервиса «Мое дело». URL: https://www.moedelo.org. (Дата обращения: 10.12.2017)
- Официальный сайт сервиса «Небо». URL: http://nebopro.ru. (Дата обращения: 10.12.2017)
- Обзор сервиса «ServiceCloud» // Avenuesoft. URL: http://avenuesoft.ru/emailmarketing/obzor_scloud.html#h2_preimushchestva. (Дата обращения: 10.12.2017)
