К вопросу о структуре службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 3 августа, печатный экземпляр отправим 7 августа.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №47 (181) ноябрь 2017 г.

Дата публикации: 24.11.2017

Статья просмотрена: 441 раз

Библиографическое описание:

Архипова М. С. К вопросу о структуре службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации // Молодой ученый. — 2017. — №47. — С. 48-49. — URL https://moluch.ru/archive/181/46700/ (дата обращения: 23.07.2019).



Одним из существенных вопросов при формировании системы делопроизводства в любой организации является определение структуры служебной единицы, отвечающей за документационное обеспечение. Уровень сложности такой структуры определяется двумя факторами — объемом документооборота в организации и технологиями работы с документами.

В организации могут быть представлены различные структурные единицы, отвечающие за документооборот: секретариат; экспедиция; отдел по регистрации и учету документов; группа по контролю исполнения документов; отдел по работе с обращениями граждан; отдел по изготовлению документов; отдел совершенствования делопроизводства; копировально-множительное бюро; протокольная группа; редакционная группа; приемная; архив [2].

При этом в крупных организациях, с большим объемом документооборота, возможно функционирование сразу нескольких из перечисленных структурных единиц или даже все. Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В небольших же организациях с малым объемом документооборота может наблюдаться совмещение нескольких функций в одном подразделении или даже в компетенции одного сотрудника (например, в небольших компаниях весь документооборот обычно ведется одним секретарем).

Универсальной зависимости между объемом документооборота и численностью службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на сегодняшний день не выделено. В советское время, согласно Единой государственной системе делопроизводства, сформированной по приказу Главного архивного управления при Совете Министров СССР, было установлено, что необходимость создания отдельного подразделения ДОУ появляется, если объем документооборота в организации составляет более 10 тыс. документов в год [4].

Современные исследователи, в частности, Бобылева М. П., конкретизирует установившиеся требования к объему документооборота как условию создания службы ДОУ. Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря. При годовом обороте от 10 до 25 тыс. документов в учреждении уже необходимо создание определенной группы сотрудников — службы ДОУ, с выделением ответственных за отдельные участки работы. В организации с годовым оборотом от 25 до 50 тыс. документов подразделение ДОУ уже должно контролировать сразу несколько участков работы — обработку и регистрацию документов, контроль над их исполнением, ведение архива. Учреждение с документооборотом от 50 до 100 тыс. документов в год должно иметь еще более развитую структуру. Наконец, в организации с оборотом свыше 100 тыс. документов в год должна присутствовать сложная структура документационного обеспечения [1].

Современные специалисты выделяют три основных организационных формы службы ДОУ: канцелярия, управление делами, общий отдел.

Канцелярия функционирует на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В ее структуру традиционно включают экспедицию (осуществляет прием и отправку всеми видами связи документации и корреспонденции), бюро учета и регистрации документов, бюро контроля (инспекцию; призвано контролировать соблюдение сроков исполнения распоряжений руководителя), архив (принимает на хранение документы и передает их на государственное хранение) [3].

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой происходит работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Управление делами, в свою очередь, принято подразделять на секретариат, обслуживающий руководство организации в повседневной работе с документами, и отдел рационализации делопроизводства, отвечающий за совершенствование документационного обеспечения организации, нормативно-методическое обеспечение делопроизводства, подготовку классификационных справочников — номенклатур дел, классификаторов и т. п. [5].

В органах исполнительной власти стандартной формой службы ДОУ является общий отдел. Эти подразделения обычно включают в себя те же участки работы, что и канцелярия, при этом в них как в более сложных структурах образуются дополнительно такие подразделения, как приемная и протокольный отдел, группа писем. Присутствие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих организациях.

Приемная во главе с секретарем нацелена на оперативную работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. В свою очередь протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Данная структура выполняет подготовку проектов нормативно-распорядительных документов, их редактирование, оформление и выпуск. В число таких документов входят письма и справки, а их согласование обязательно с другими структурными единицами. Также протокольная группа анализирует документы, подготовленные структурными подразделениями, выносит заключения по этим документам, организует и проводит заседания коллегиального органа, документирует их ход.

Таким образом, структура службы ДОУ в организации традиционно зависит от масштаба деятельности этой организации и, как следствие, объема годового документооборота. Однако универсальных и утвержденных законодательно правил структурирования таких подразделений нет, они определяются по инициативе учредителей организаций.

Литература:

  1. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: ТЕРМИКА, 2011.
  2. Кузнецов С. Л. Применение современных технологий в работе с документами. — Секретарское дело. — 2009. — № 1 (3).
  3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Т. А. Быкова, Л. А. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина. — М.: МЦФЭР, 2010.
  4. Ларин М. В. Управление документацией в организации / М. В. Ларин. — М.: Научная книга, 2002.
  5. Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления / Л. Р. Фионова. — Пенза, 2013.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, объем документооборота, структура, протокольная группа, управление делами, общий отдел, документационное обеспечение управления, регистрация документов, документационное обеспечение, подразделение.


Похожие статьи

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления...

Место и роль документационного обеспечения управленческой...

Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления.

Направления совершенствования документационного...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления...

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных...

«Документоведение и архивоведение», приобретают навыки работы в области документоведения, архивоведения, трудового права, организации и технологии документационного обеспечения управления, электронного документооборота...

Законодательная база деятельности службы документационного...

документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда...

Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация...

С развитием и внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники и сетевых технологий повсеместно применяется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Перспективы развития курса «Документационное обеспечение...»

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Совершенствование документооборота как фактор...

Основой структуры любого документооборота являются документ, комплекс документов, связанных процессами управления разных уровней и автоматизированной обработкой. Главной характеристикой документооборота является его объем.

Похожие статьи

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления...

Место и роль документационного обеспечения управленческой...

Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления.

Направления совершенствования документационного...

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Документационное обеспечение управленческой деятельности...

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления...

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных...

«Документоведение и архивоведение», приобретают навыки работы в области документоведения, архивоведения, трудового права, организации и технологии документационного обеспечения управления, электронного документооборота...

Законодательная база деятельности службы документационного...

документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда...

Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация...

С развитием и внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники и сетевых технологий повсеместно применяется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Перспективы развития курса «Документационное обеспечение...»

документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.

Совершенствование документооборота как фактор...

Основой структуры любого документооборота являются документ, комплекс документов, связанных процессами управления разных уровней и автоматизированной обработкой. Главной характеристикой документооборота является его объем.

Задать вопрос