Информационное обеспечение документооборота структурного подразделения ООО «Промэнергосбыт» | Статья в журнале «Молодой ученый»

Авторы: , ,

Рубрика: Технические науки

Опубликовано в Молодой учёный №23 (157) июнь 2017 г.

Дата публикации: 08.06.2017

Статья просмотрена: 158 раз

Библиографическое описание:

Горшков Е. А., Токарев А. Н., Здориков А. И. Информационное обеспечение документооборота структурного подразделения ООО «Промэнергосбыт» // Молодой ученый. — 2017. — №23. — С. 129-133. — URL https://moluch.ru/archive/157/44413/ (дата обращения: 24.04.2019).



На сегодняшний день работа сотрудников любого предприятия во многом связана с обработкой существенных объемов различного рода необходимой информации. При этом ее количество ежегодно возрастает, добавляются новые объемы, которые требуют для своей обработки все большее количество времени и трудовых затрат. Вместе с тем становится необходимым создание большого количества информационных хранилищ, банков данных и систем управления этими данными [1]. В связи с этим становится актуальным тема информационного обеспечения документооборота предприятия, заключающаяся в автоматизации учета основных средств организации на примере ООО «Промэнергосбыт».

Данное предприятие предлагает потребителям — физическим и юридическим лицам подключение к центральной системе ОАО «Россети», обеспечение и сопровождение получения электроэнергии. В составе организации существует структурное подразделение — Административно-хозяйственный отдел (АХО), в структуре которого задействованы несколько специалистов, в том числе: начальник отдела, специалист по информационным технологиям. Для полноценного обеспечения непрерывной работы всего предприятия в организации имеется большой парк оргтехники, требующий своевременного ремонта, обновления и обслуживания. Проектируемая база данных разрабатывается с целью учета оборудования и расходных материалов, необходимых для его обслуживания.

Проанализируем бизнес-процессы по учету оборудования и расходных материалов АХО, составляющими которых являются: рабочие станции, сервера, принтеры и расходные материалы к ним, телефоны и т. д. (Рис. 1). При построении контекстной диаграммы А-0 основной функцией является — Учет оборудования и расходных материалов.

Вход — Данные о поступлении оборудования.

Выход — Выходная документация (заявки на приобретение нового оборудования и расходных материалов, документы списания ТМЦ и т. д.).

В качестве механизмов — Начальник Административно-хозяйственного отдела, Специалист по информационным технологиям, бухгалтер.

Управление — Нормативные документы РФ по учету и списанию товарно-материальных ценностей (Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и т. д.) и нормативные документы организации. Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 2.

Рис. 1. Контекстная диаграмма А-0 AS-IS

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции А0 AS-IS

Для анализа информационных потоков на предприятии с точки зрения учета оборудования и расходных материалов, представим данный процесс на диаграмме потоков данных (DFD).

Рис. 3. Контекстная диаграмма потоков данных (DFD)

Существующая на данный момент система учета оборудования и расходных материалов на предприятии ООО «Промэнергосбыт» представляет собой совокупность разрозненных бумажных документов, файлов MS Word и MS Excel, а также данных в программе 1С-Бухгалтерия. Такая неструктурированная система учета не позволяет обеспечивать информационные потребности предприятия, а бумажный документооборот в свою очередь приводит к возникновению следующих проблем: неизбежная потеря документов; раскрытие коммерческой тайны; избыточность документооборота; несвоевременность профилактических и ремонтных работ, что приводит к преждевременному выходу из строя компьютерной и оргтехники и т. д. Выявленный ряд проблем свидетельствует о необходимости разработки автоматизированной информационной системы учета оборудования и расходных материалов в ООО «Промэнергосбыт».

В качестве платформы для разработки предполагается использовать Oracle Database — объектно-реляционную систему управления базами данных как наиболее полно удовлетворяющую требованиям организации-заказчика. Разрабатываемая база данных станет в перспективе средством автоматизации и механизмом управления процессом учета оборудования и расходных материалов. Если в бухгалтерии учет ведется только факта поступившего оборудования (количественные характеристики), то для отдела АХО важными являются его характеристики, месторасположение на предприятии. Эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в базе данных в течение всего периода работы оборудования. Диаграмма прецедентов проектируемой базы данных представлена на рисунке 4.

Проектируемая база данных для АХО ООО «Промэнергосбыт» (ее схема представлена на рисунке 5) содержит таблицы:

Рис. 4. Диаграмма прецедентов

D:\МГИУ\5-1\Предметно-ориентированные инф системы - экз\05\sxema.jpg

Рис. 5. Схема базы данных

Оборудование — это список оборудования административно-хозяйственного отдела; Расходные материалы — это список расходных материалов, необходимых для нормальной работы оборудования; Программное обеспечение — это список программного обеспечения для компьютеров пользователей и серверов организации; Сотрудник — это список сотрудников организации; Место хранения или работы оборудования — это список существующих мест хранения или работы оборудования; Сотовый оператор — это список сотовых операторов, предоставляющих доступ организации к сотовой связи; Интернет-провайдер — это список провайдеров интернета; Закупки — это список закупок оборудования и расходных материалов.

В качестве примера представлена работа таблиц «Оборудование» (Рисунок 6) и «Место» (Рисунок 7).

D:\000111\Новый рисунок.bmp

Рис. 6. Таблица «Оборудование»

D:\000111\Новый рисунок 2.bmp

Рис. 7. Таблица «Место»

Таким образом, спроектированная база данных в СУБД Oracle позволит в перспективе сотрудникам Административно-хозяйственного отдела обеспечивать комплексное, оперативное решение вопросов материально-технического снабжения и непрерывного функционирования предприятия.

Литература:

  1. Токарев А. Н. К вопросу использования информационных технологий в автоматизации управленческой деятельности: статья//Проблемы развития устойчивых отношений между государством, гражданским обществом и бизнесом: вызовы времени. Сборник статей по материалам конференции, посвящённой Дню российской науки (8 февраля 2016 г.). Научный сборник — Балаково: Балаковский филиал ФГБОУ ВПО РАНХиГС. — 2016. С. 47–51.
Основные термины (генерируются автоматически): AS-IS, DFD, проектируемая база данных, материал, учет оборудования, Административно-хозяйственный отдел, диаграмма декомпозиции, контекстная диаграмма, баз данных, диаграмма прецедентов.


Похожие статьи

DFD-моделирование потоков регионального промышленного...

Диаграммы потоков данных (DFD) являются средством моделирования необходимых функциональных компонент ранее выделенных процессов регионального промышленного кластера и изображаются в виде сети потоков данных, демонстрирующих...

Существующий опыт в разработке моделей деятельности...

Целью данной работы является создание базы данных (БД) «Абитуриент», которая позволит автоматизировать работу технического секретаря приемной комиссии факультета высоких технологий РГУ [2].

Рис.4. Диаграмма декомпозиции БД «Абитуриент».

Проектирование UML-диаграмм для системы учета рабочего...

Рис. 2. Диаграмма деятельности. При создании, табель будет автоматически заполнен предварительными данными, полученными из базы данных отдела кадров. Далее необходимо отредактировать табель, заполнить актуальной информацией, и затем...

Информационная система для индивидуального предпринимателя...

Рис. 2. Контекстная диаграмма БП «Учет деятельности такси «Бонус».

Декомпозиция диаграммы представлена на Рис. 3.

Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем.

Подход к моделированию процессов функционирования систем...

Модель на основе диаграмм потоков данных (DFD) позволяет описывать систему только с позиции обработки в ней информации.

Рис. 1. Контекстная диаграмма. На втором этапе построим диаграмму декомпозиции первого уровня (Рисунок 2). На этой диаграмме наглядно...

Методы и средства проектирования информационных систем

Рис. 2. Контекстная диаграмма ТП изготовления МКМ.

Полученная диаграмма даёт необходимую информацию для дальнейшего проектирования диаграммы классов (рис. 6).

Диаграмма классов отражает структуру базы данных, необходимую для создания физической...

Функциональное моделирование процесса проведения...

Контекстная диаграмма составлена с точки зрения начальника отдела организации лабораторной деятельности с целью систематической оценки соответствия процесса проведения лабораторных испытаний установленным требованиям. Диаграмма декомпозиции содержит 5...

Применение методологии структурного анализа...

Рис.1. Обобщенная контекстная диаграмма.

Рис. 2. Уровень А0 декомпозиции процесса выполнения научно-исследовательской работы. Декомпозицию блоков ведут до тех пор, пока не будут решены поставленные задачи и достигнута цель работы.

DFD-моделирование потоков регионального промышленного...

Диаграммы потоков данных (DFD) являются средством моделирования необходимых функциональных компонент ранее выделенных процессов регионального промышленного кластера и изображаются в виде сети потоков данных, демонстрирующих...

Существующий опыт в разработке моделей деятельности...

Целью данной работы является создание базы данных (БД) «Абитуриент», которая позволит автоматизировать работу технического секретаря приемной комиссии факультета высоких технологий РГУ [2].

Рис.4. Диаграмма декомпозиции БД «Абитуриент».

Проектирование UML-диаграмм для системы учета рабочего...

Рис. 2. Диаграмма деятельности. При создании, табель будет автоматически заполнен предварительными данными, полученными из базы данных отдела кадров. Далее необходимо отредактировать табель, заполнить актуальной информацией, и затем...

Информационная система для индивидуального предпринимателя...

Рис. 2. Контекстная диаграмма БП «Учет деятельности такси «Бонус».

Декомпозиция диаграммы представлена на Рис. 3.

Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем.

Подход к моделированию процессов функционирования систем...

Модель на основе диаграмм потоков данных (DFD) позволяет описывать систему только с позиции обработки в ней информации.

Рис. 1. Контекстная диаграмма. На втором этапе построим диаграмму декомпозиции первого уровня (Рисунок 2). На этой диаграмме наглядно...

Методы и средства проектирования информационных систем

Рис. 2. Контекстная диаграмма ТП изготовления МКМ.

Полученная диаграмма даёт необходимую информацию для дальнейшего проектирования диаграммы классов (рис. 6).

Диаграмма классов отражает структуру базы данных, необходимую для создания физической...

Функциональное моделирование процесса проведения...

Контекстная диаграмма составлена с точки зрения начальника отдела организации лабораторной деятельности с целью систематической оценки соответствия процесса проведения лабораторных испытаний установленным требованиям. Диаграмма декомпозиции содержит 5...

Применение методологии структурного анализа...

Рис.1. Обобщенная контекстная диаграмма.

Рис. 2. Уровень А0 декомпозиции процесса выполнения научно-исследовательской работы. Декомпозицию блоков ведут до тех пор, пока не будут решены поставленные задачи и достигнута цель работы.

Похожие статьи

DFD-моделирование потоков регионального промышленного...

Диаграммы потоков данных (DFD) являются средством моделирования необходимых функциональных компонент ранее выделенных процессов регионального промышленного кластера и изображаются в виде сети потоков данных, демонстрирующих...

Существующий опыт в разработке моделей деятельности...

Целью данной работы является создание базы данных (БД) «Абитуриент», которая позволит автоматизировать работу технического секретаря приемной комиссии факультета высоких технологий РГУ [2].

Рис.4. Диаграмма декомпозиции БД «Абитуриент».

Проектирование UML-диаграмм для системы учета рабочего...

Рис. 2. Диаграмма деятельности. При создании, табель будет автоматически заполнен предварительными данными, полученными из базы данных отдела кадров. Далее необходимо отредактировать табель, заполнить актуальной информацией, и затем...

Информационная система для индивидуального предпринимателя...

Рис. 2. Контекстная диаграмма БП «Учет деятельности такси «Бонус».

Декомпозиция диаграммы представлена на Рис. 3.

Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем.

Подход к моделированию процессов функционирования систем...

Модель на основе диаграмм потоков данных (DFD) позволяет описывать систему только с позиции обработки в ней информации.

Рис. 1. Контекстная диаграмма. На втором этапе построим диаграмму декомпозиции первого уровня (Рисунок 2). На этой диаграмме наглядно...

Методы и средства проектирования информационных систем

Рис. 2. Контекстная диаграмма ТП изготовления МКМ.

Полученная диаграмма даёт необходимую информацию для дальнейшего проектирования диаграммы классов (рис. 6).

Диаграмма классов отражает структуру базы данных, необходимую для создания физической...

Функциональное моделирование процесса проведения...

Контекстная диаграмма составлена с точки зрения начальника отдела организации лабораторной деятельности с целью систематической оценки соответствия процесса проведения лабораторных испытаний установленным требованиям. Диаграмма декомпозиции содержит 5...

Применение методологии структурного анализа...

Рис.1. Обобщенная контекстная диаграмма.

Рис. 2. Уровень А0 декомпозиции процесса выполнения научно-исследовательской работы. Декомпозицию блоков ведут до тех пор, пока не будут решены поставленные задачи и достигнута цель работы.

DFD-моделирование потоков регионального промышленного...

Диаграммы потоков данных (DFD) являются средством моделирования необходимых функциональных компонент ранее выделенных процессов регионального промышленного кластера и изображаются в виде сети потоков данных, демонстрирующих...

Существующий опыт в разработке моделей деятельности...

Целью данной работы является создание базы данных (БД) «Абитуриент», которая позволит автоматизировать работу технического секретаря приемной комиссии факультета высоких технологий РГУ [2].

Рис.4. Диаграмма декомпозиции БД «Абитуриент».

Проектирование UML-диаграмм для системы учета рабочего...

Рис. 2. Диаграмма деятельности. При создании, табель будет автоматически заполнен предварительными данными, полученными из базы данных отдела кадров. Далее необходимо отредактировать табель, заполнить актуальной информацией, и затем...

Информационная система для индивидуального предпринимателя...

Рис. 2. Контекстная диаграмма БП «Учет деятельности такси «Бонус».

Декомпозиция диаграммы представлена на Рис. 3.

Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем.

Подход к моделированию процессов функционирования систем...

Модель на основе диаграмм потоков данных (DFD) позволяет описывать систему только с позиции обработки в ней информации.

Рис. 1. Контекстная диаграмма. На втором этапе построим диаграмму декомпозиции первого уровня (Рисунок 2). На этой диаграмме наглядно...

Методы и средства проектирования информационных систем

Рис. 2. Контекстная диаграмма ТП изготовления МКМ.

Полученная диаграмма даёт необходимую информацию для дальнейшего проектирования диаграммы классов (рис. 6).

Диаграмма классов отражает структуру базы данных, необходимую для создания физической...

Функциональное моделирование процесса проведения...

Контекстная диаграмма составлена с точки зрения начальника отдела организации лабораторной деятельности с целью систематической оценки соответствия процесса проведения лабораторных испытаний установленным требованиям. Диаграмма декомпозиции содержит 5...

Применение методологии структурного анализа...

Рис.1. Обобщенная контекстная диаграмма.

Рис. 2. Уровень А0 декомпозиции процесса выполнения научно-исследовательской работы. Декомпозицию блоков ведут до тех пор, пока не будут решены поставленные задачи и достигнута цель работы.

Задать вопрос