Автор:

Рубрика: Технические науки

Опубликовано в Молодой учёный №12 (146) март 2017 г.

Дата публикации: 26.03.2017

Статья просмотрена: 91 раз

Библиографическое описание:

Шиленко И. А. Внедрение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» // Молодой ученый. — 2017. — №12. — С. 94-96. — URL https://moluch.ru/archive/146/41129/ (дата обращения: 21.05.2018).



Важной составляющей в деятельности в любой организации и органов управления является документационное обеспечение управления (ДОУ), которое в свою очередь обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами [1, С. 9].

Для рациональной и оперативной работы обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (далее — ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в документировании и управлении. Основными возможностями информационных технологий в делопроизводстве в том числе и документообороте явилась:

− Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

− Передача документа на расстоянии любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и интернета);

− Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

− Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это позволяет автоматически контролировать руководством).

Все эти составляющие и взаимодополняющие небольшие механизмы воплощают одну большую систему электронного документооборота

СЭД надежно закрепился в современном обществе и проник во все сферы работы в том числе и систему образования.

Начнем с того, что понятие Система электронного документооборота (СЭД) — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним [2, c. 217].

В чем же все-таки преимущество автоматизации делопроизводства и документооборота для высших учебных заведений?

На сегодняшний день, электронный документооборот необходим в работе высших учебных заведений, таких как университет. Основными доводами для обоснования необходимости автоматизации делопроизводства и документооборота можно привести:

Во-первых, это возможности СЭД. Она позволяет обеспечить отлаженность работы и прозрачность всех автоматизируемых бизнес-процессов выполняемых процессов работы с документами.

Например, процесс исполнения работы с входящим документом будет идти строго согласно заданному маршруту, письмо достаточно будет направить в системе исполнителю, а дальше только отслеживать историю исполнения данного документа, при этом исполнитель ли, могут писать комментарии по выполнению, а также о возникших недоработках, замечаниях в процессе выполнения работы с входящим документом.

− СЭД позволяет сократить время на нахождение всей организационно-распорядительной документации (ОРД) в одном месте, и к ней всегда есть оперативный доступ.

− Сокращение времени трудозатрат на обработку ОРД.

Для образовательных учреждений, где численность персонала более 500 человек- без автоматизации очень сложно поддерживать процессы взаимодействия среди такого количества сотрудников. Документы просто будут теряться среди многочисленного штатного состава, использование бумажных документов будет значительно сказываться на бюджете учреждения, да и маршрут, того же исполнения поручения переданного на бумажном носителе будет потерян, а исполнение может и вовсе затянуться на неопределенный срок, как зачастую и бывает в большом документопотоке.

Определив положительные моменты автоматизированного документооборота, как же все-таки внедрить в большой механизм данную систему, чтоб она начала приносить плоды с первых шагов [3]

Необходимость проведения организационных мероприятий по внедрению СЭД, будет состоять из нескольких этапов:

Первый этап, одно из первых составляющих для ознакомления и вовлечения сотрудников, работающих с документооборотом в учреждении.

Проведение лекционных и практических занятий для работы в СЭД пользователей.

  1. Обеспечение бесперебойной работы и техническое администрирование инфраструктуры работы СЭД.
  2. Обеспечение защиты безопасности информации [5].

Обучение персонала необходимо проводить следующими способами:

− одновременное обучение нескольких работников в составе одной группы;

− индивидуальное обучение одного работника на его рабочем месте.

Для лучшей работы необходима бесперебойная работа, ведь от этого зависит скорость передачи информации. Для лучшего взаимодействия в виртуальном пространстве и передачи данных по средствам сети интернет были проведены такие работы как:

− обеспечение максимально индивидуальной и корпоративной производительности обработки информации;

− системно-техническая структура стала, управляема, причем управление информационными ресурсами стало централизованным и максимально автоматизированным;

− требования к приложениям, обеспечивающим прикладную функциональность системы;

− поддерживаться возможность контроля работы приложений в процессе разработки и эксплуатации;

− создана единая модель доступа к ресурсам.

Реализованные требования, строились в соответствии со следующими принципами:

− локализацией нагрузок в распределенной информационной системе вблизи пользователей;

− децентрализацией обработки информации при максимальной централизации управления информационными ресурсами и контроля технологических процессов.

При электронном документообороте возникают различные угрозы со стороны пользователей сети интернет, которые можно разделить на две основные категории:

− угрозы конфиденциальности информации,

− угрозы целостности информации.

Соблюдение требований информационной безопасности при организации электронного документооборота в Университете с СЭД, предполагает обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности информации.

Вся конфиденциальная информация в Системе должна быть защищена. Степень конфиденциальности электронных документов в ТюмГУ определена в Перечне сведений конфиденциального характера, утвержденном приказом по университету от 30.06.2014 № 6ден.

Обеспечение требований к защите информации при организации электронного документооборота в Университете и контроль за их выполнением осуществляет администратор безопасности системы — работник ЦИТ университета.

Обязательным условием авторизованного пользователя является:

− Соблюдать требования действующего законодательства, методических документов и нормативных актов в области обеспечения безопасности информации в Университете;

− знать и строго выполнять правила работы со средствами защиты информации в Университете;

− не разглашать данные учетной записи [4].

В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы Тюменского государственного университета.

СЭД — это возможность более эффективно решать поставленные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и внутри структурных подразделений университета. Благодаря, внедрению системы «WssDocs» документооборот в университете стал более прозрачным, информативным и оперативным.

Литература:

  1. Чернова А. В. Развитие электронного делопроизводства в сфере государственного и муниципального управления // Делопроизводство — Москва. — 2016. — № 3. — С. 9–14.
  2. Кабашов С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учеб. пособие — Уфа: БАГСУ, 2012. — С. 217.
  3. Баскаков М. И. Документационное обеспечение управления. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — 413 с.
  4. Приказ ФГБОУ ВО «Тюменский государственный университет» от 30.06.2014 г. № 406 «О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота».
Основные термины (генерируются автоматически): электронного документооборота, организации электронного документооборота, инфраструктуры работы СЭД, системы электронного документооборота, «Тюменский государственный университет», систему электронного документооборота, высших учебных заведений, возможности СЭД, Система электронного документооборота, внедрению СЭД, СЭД пользователей, моменты автоматизированного документооборота, автоматизации делопроизводства, работы обработке огромного, Обеспечение бесперебойной работы, процесс исполнения работы, работы необходима бесперебойная, процессе выполнения работы, информационными ресурсами, возможность контроля работы.


Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос