Внедрение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» | Статья в журнале «Молодой ученый»

Автор:

Рубрика: Технические науки

Опубликовано в Молодой учёный №12 (146) март 2017 г.

Дата публикации: 26.03.2017

Статья просмотрена: 129 раз

Библиографическое описание:

Шиленко И. А. Внедрение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» // Молодой ученый. — 2017. — №12. — С. 94-96. — URL https://moluch.ru/archive/146/41129/ (дата обращения: 17.10.2018).



Важной составляющей в деятельности в любой организации и органов управления является документационное обеспечение управления (ДОУ), которое в свою очередь обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами [1, С. 9].

Для рациональной и оперативной работы обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (далее — ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в документировании и управлении. Основными возможностями информационных технологий в делопроизводстве в том числе и документообороте явилась:

− Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

− Передача документа на расстоянии любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и интернета);

− Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

− Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это позволяет автоматически контролировать руководством).

Все эти составляющие и взаимодополняющие небольшие механизмы воплощают одну большую систему электронного документооборота

СЭД надежно закрепился в современном обществе и проник во все сферы работы в том числе и систему образования.

Начнем с того, что понятие Система электронного документооборота (СЭД) — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним [2, c. 217].

В чем же все-таки преимущество автоматизации делопроизводства и документооборота для высших учебных заведений?

На сегодняшний день, электронный документооборот необходим в работе высших учебных заведений, таких как университет. Основными доводами для обоснования необходимости автоматизации делопроизводства и документооборота можно привести:

Во-первых, это возможности СЭД. Она позволяет обеспечить отлаженность работы и прозрачность всех автоматизируемых бизнес-процессов выполняемых процессов работы с документами.

Например, процесс исполнения работы с входящим документом будет идти строго согласно заданному маршруту, письмо достаточно будет направить в системе исполнителю, а дальше только отслеживать историю исполнения данного документа, при этом исполнитель ли, могут писать комментарии по выполнению, а также о возникших недоработках, замечаниях в процессе выполнения работы с входящим документом.

− СЭД позволяет сократить время на нахождение всей организационно-распорядительной документации (ОРД) в одном месте, и к ней всегда есть оперативный доступ.

− Сокращение времени трудозатрат на обработку ОРД.

Для образовательных учреждений, где численность персонала более 500 человек- без автоматизации очень сложно поддерживать процессы взаимодействия среди такого количества сотрудников. Документы просто будут теряться среди многочисленного штатного состава, использование бумажных документов будет значительно сказываться на бюджете учреждения, да и маршрут, того же исполнения поручения переданного на бумажном носителе будет потерян, а исполнение может и вовсе затянуться на неопределенный срок, как зачастую и бывает в большом документопотоке.

Определив положительные моменты автоматизированного документооборота, как же все-таки внедрить в большой механизм данную систему, чтоб она начала приносить плоды с первых шагов [3]

Необходимость проведения организационных мероприятий по внедрению СЭД, будет состоять из нескольких этапов:

Первый этап, одно из первых составляющих для ознакомления и вовлечения сотрудников, работающих с документооборотом в учреждении.

Проведение лекционных и практических занятий для работы в СЭД пользователей.

  1. Обеспечение бесперебойной работы и техническое администрирование инфраструктуры работы СЭД.
  2. Обеспечение защиты безопасности информации [5].

Обучение персонала необходимо проводить следующими способами:

− одновременное обучение нескольких работников в составе одной группы;

− индивидуальное обучение одного работника на его рабочем месте.

Для лучшей работы необходима бесперебойная работа, ведь от этого зависит скорость передачи информации. Для лучшего взаимодействия в виртуальном пространстве и передачи данных по средствам сети интернет были проведены такие работы как:

− обеспечение максимально индивидуальной и корпоративной производительности обработки информации;

− системно-техническая структура стала, управляема, причем управление информационными ресурсами стало централизованным и максимально автоматизированным;

− требования к приложениям, обеспечивающим прикладную функциональность системы;

− поддерживаться возможность контроля работы приложений в процессе разработки и эксплуатации;

− создана единая модель доступа к ресурсам.

Реализованные требования, строились в соответствии со следующими принципами:

− локализацией нагрузок в распределенной информационной системе вблизи пользователей;

− децентрализацией обработки информации при максимальной централизации управления информационными ресурсами и контроля технологических процессов.

При электронном документообороте возникают различные угрозы со стороны пользователей сети интернет, которые можно разделить на две основные категории:

− угрозы конфиденциальности информации,

− угрозы целостности информации.

Соблюдение требований информационной безопасности при организации электронного документооборота в Университете с СЭД, предполагает обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности информации.

Вся конфиденциальная информация в Системе должна быть защищена. Степень конфиденциальности электронных документов в ТюмГУ определена в Перечне сведений конфиденциального характера, утвержденном приказом по университету от 30.06.2014 № 6ден.

Обеспечение требований к защите информации при организации электронного документооборота в Университете и контроль за их выполнением осуществляет администратор безопасности системы — работник ЦИТ университета.

Обязательным условием авторизованного пользователя является:

− Соблюдать требования действующего законодательства, методических документов и нормативных актов в области обеспечения безопасности информации в Университете;

− знать и строго выполнять правила работы со средствами защиты информации в Университете;

− не разглашать данные учетной записи [4].

В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы Тюменского государственного университета.

СЭД — это возможность более эффективно решать поставленные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и внутри структурных подразделений университета. Благодаря, внедрению системы «WssDocs» документооборот в университете стал более прозрачным, информативным и оперативным.

Литература:

  1. Чернова А. В. Развитие электронного делопроизводства в сфере государственного и муниципального управления // Делопроизводство — Москва. — 2016. — № 3. — С. 9–14.
  2. Кабашов С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учеб. пособие — Уфа: БАГСУ, 2012. — С. 217.
  3. Баскаков М. И. Документационное обеспечение управления. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — 413 с.
  4. Приказ ФГБОУ ВО «Тюменский государственный университет» от 30.06.2014 г. № 406 «О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота».
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, документ, университет, бесперебойная работа, входящий документ, документооборот, Система.


Похожие статьи

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».

Разработка автоматизированной системы для организации...

Документы в электронном виде удобнее и быстрее создавать, редактировать, хранить [3]. Каждое предприятие, приняв решение о внедрении системы электронного документооборота, вынуждено выбирать, какую систему из существующих использовать.

Рабочие процессы или свободное движение документов...

В данной статье представлено описание практического негативного опыта внедрения системы электронного документооборота, в которой используются сложные рабочие процессы, в некрупные компании и описание ключевых изменений...

Электронный документооборот в финансовой сфере

Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении...

Система электронного документооборота в органах...

Дадим понятие системы электронного документооборота. Под системой электронного документооборота понимается система хранения, передачи и обработки электронных данных, виде электронных документов.

Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения...

Итак, системы электронного документооборота, а также уничтожение бумаг стремительно внедряются повсеместно, так как они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов.

Роль системы электронного документооборота...

Работа по хранению и рассылке электронных документов. СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа.

Ключевые слова:электронные документы, документооборот...

Решение вопросов полномасштабного внедрения технологий работы с электронными документами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами.

Проблемы внедрения автоматизированных систем...

Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на российском рынке...

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Похожие статьи

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».

Разработка автоматизированной системы для организации...

Документы в электронном виде удобнее и быстрее создавать, редактировать, хранить [3]. Каждое предприятие, приняв решение о внедрении системы электронного документооборота, вынуждено выбирать, какую систему из существующих использовать.

Рабочие процессы или свободное движение документов...

В данной статье представлено описание практического негативного опыта внедрения системы электронного документооборота, в которой используются сложные рабочие процессы, в некрупные компании и описание ключевых изменений...

Электронный документооборот в финансовой сфере

Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении...

Система электронного документооборота в органах...

Дадим понятие системы электронного документооборота. Под системой электронного документооборота понимается система хранения, передачи и обработки электронных данных, виде электронных документов.

Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения...

Итак, системы электронного документооборота, а также уничтожение бумаг стремительно внедряются повсеместно, так как они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов.

Роль системы электронного документооборота...

Работа по хранению и рассылке электронных документов. СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа.

Ключевые слова:электронные документы, документооборот...

Решение вопросов полномасштабного внедрения технологий работы с электронными документами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами.

Проблемы внедрения автоматизированных систем...

Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на российском рынке...

Задать вопрос