Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности | Статья в журнале «Молодой ученый»

Авторы: ,

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №4 (138) январь 2017 г.

Дата публикации: 26.01.2017

Статья просмотрена: 774 раза

Библиографическое описание:

Андросова А. А., Конторусова С. С. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — №4. — С. 412-414. — URL https://moluch.ru/archive/138/38707/ (дата обращения: 27.05.2018).



Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [1, с. 7]

Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и постоянно возрастает. [2, с. 5]

Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.

В рациональной организации управленческой деятельности работа с документацией стоит на первом месте. Поэтому сегодня вместо привычных понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» все чаще употребляют понятие «управление документацией организации».

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения. [3, с. 3]

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).

Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:

1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;

2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;

3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)

В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64]

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести:

− осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

− ведение информационно-справочной работы по документам организации;

− машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

− копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

− разработка и проектирование бланков документов;

− подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

− подготовка к докладу руководству поступающих документов;

− организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

− регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

− организация хранения документов в структурных подразделениях;

− организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

− повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

− организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

− организация делопроизводства по обращениям граждан;

− разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

− контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

− контроль за сроками исполнения документов;

− осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

− организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

− обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

− обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

− разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

− проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

− проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21]

Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:

− высокое качество документов;

− оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);

− оперативность в составлении и прохождении документов.

Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:

− внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;

− распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;

− оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.

Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность. [6]

Литература:

  1. Глухова О. В. Документационное обеспечение управления: курс лекций / О. В. Глухова — Волгоград: НОУ ВПО ВИБ, 2013. — Саратов: Издательство «Вузовское образование», 2014–72 с. — (Специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), 260807 Технология продукции общественного питания, 030912 Право и организация социального обеспечения, 120714 Земельно-имущественные отношения)
  2. Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления. Курс лекций, 2-е изд., перераб. и доп — Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012; Электронно-библиотечная система IPRbooks, 2012. — (Высшее образование). — 175 с.
  3. Парова Л. М. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — Калининград: Изд-во РГУ им. И. Канта, 2008. — 110 с.
  4. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / [А. С. Гринберг и др.]. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 391 с.
  5. Шевченко, М. В. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие / М. В. Шевченко. — Белгород: Изд-во БГТУ, 2013. — 186 с.
  6. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431–434.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, делопроизводственная служба, CALS, вид работ, документационное обеспечение управления, организация работы, управленческая деятельность.


Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос