Формуляр текстового документа: становление и развитие | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 28 декабря, печатный экземпляр отправим 1 января.

Опубликовать статью в журнале

Библиографическое описание:

Вышегородская, Е. Д. Формуляр текстового документа: становление и развитие / Е. Д. Вышегородская, Л. А. Севостьянова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 28.1 (132.1). — С. 28-30. — URL: https://moluch.ru/archive/132/36793/ (дата обращения: 16.12.2024).



Статья посвящена рассмотрению вопросов оформления управленческих документов в различные периоды истории делопроизводства и отражения требований к формуляру документа в законодательных и нормативных актах.

Ключевые слова: документ, формуляр, государственный стандарт, законодательный акт, Генеральный регламент.

Текстовый документ определяется, как документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи [1].

В соответствии с этой дефиницией, к текстовым могут относиться письменные рукописные и машинописные документы, а также фонодокументы.

История письменной фиксации информации начинается с появления письменности, когда создаются документы в широком понимании этого термина: любая закрепленная на материальном носителе информация рассматривается как документ.

Становление и развитие государственности, осознание необходимости сохранять информацию, а позднее и требование обязательного закрепления информации, представленное в законодательстве, привело к появлению управленческих (служебных) документов — официальных документов, используемых в текущей деятельности организаций, которые являются основанием для принятия управленческого решения, служат доказательством его исполнения, источником для обобщения и анализа, материалом для справочной работы.

Управленческие документы необходимы для регламентации деятельности организации (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции), регулирования текущей работы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), накопления и обобщения информации (отчеты, акты, докладные записки), передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы), организации работы с документами, их хранения и прочие.

В зависимости от направлений деятельности организаций создаются комплексы документов, в которых отражаются все стороны их работы в соответствии с требованием обязательного документирования информации.

На всех этапах развития делопроизводства как отрасли практической деятельности существовали вопросы собственно оформления документов, поскольку упорядочение формы позволяет не только быстрее и качественнее составить документ, но и затратить минимальное время на восприятие информации, обработку документа и т. д.

Изучение формы документа предполагает характеристику материального носителя, используемых реквизитов и так называемой конструкционной сетки — расположения реквизитов на стандартном листе.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности определяется как формуляр документа [3].

Оставив в стороне анализ используемых в делопроизводстве материальных носителей, обратимся к перечню реквизитов и их расположению.

На первых этапах развития делопроизводства начинают формироваться традиции оформления различных типов документов. При этом исходят из необходимости обозначить автора документа, дату и место их составления, удостоверить документ подписью и печатью. Однако на законодательном уровне нормы оформления документов не были закреплены; начало этому положено в XVIII в. Генеральным регламентом Петра I, где, в частности, содержится требование обязательной регистрации документа — присвоение каждому регистрационного индекса, свидетельствующего о наличии документа. Вместо приписей и скреп, проставляемых ранее подьячими и дьяками, начинают использоваться подписи должностных лиц, что стало возможным в связи с перестройкой государственного аппарата и возложением ответственности за документную информацию на определенных сотрудников тех или иных учреждений. Отдельные реквизиты, например, адресат, автор, наименование вида документа, дата составления и получения, заняли отведенное им место на листе бумаги, выделившись из текста документа. На документах XVIII в. Появляется значительное количество «отметок», рассматриваемых как самостоятельные реквизиты и отражающих во многих случаях процедуры делопроизводства, например, отметки о рассмотрении дела, о том, каким образом получен документ.

В «Общем учреждении министерств» 1811 года впервые содержится указание на то, что юридической силой обладает только правильно оформленный документ. Этот акт содержал приложенные к нему четыре формы «переписки», которые служили образцами для оформления официальных документов и продолжили традицию законодательного закрепления требований к оформлению управленческих документов. Достаточно жестко регламентированная законами организация управления требовала такой же жесткости и при определении правил письмоводства.

Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, докладная записка должна была «содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов». Многие документы получают табличную форму изложения содержания, описательная часть в них сокращается. Стремление облегчить процесс составления документов выразилось в создании документов с элементами трафаретных текстов — унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX — начале XX века. Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания).

Закреплению правил оформления официальных документов во многом способствовали формулярники и письмовники. Первые из них появились в России уже в первой трети XVI в.; письмовники содержали образцы документов, построенных по определенной схеме.

Внедрение в процессы документирования бланков, сначала оформляемых вручную, а затем типографским способом, свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.

В конце XIX в. появляются пособия по письмоводству, в частности, «Положение о письмоводстве в военном ведомстве» (1883 г. и более поздние редакции).

Изменения, произошедшие после революции 1917 г., привели к необходимости перестройки деятельности делопроизводственных служб, изменениям видового состава документов и их оформлении, например, уже в 1918 г. появляется постановление Совета народных комиссаров «О форме бланков государственных учреждений», в котором в качестве обязательных реквизитов бланков определены название ведомства, название учреждения, структурная часть, дата документа, номер документа, адрес учреждения.

Большое значение для развития делопроизводства в послереволюционный период имела деятельность Института техники управления (ИТУ) и входящего в его состав Кабинета стандартов, сотрудники которого разрабатывали, в частности требования к форме некоторых видов документов.

Деятельность института положила начало разработке государственных стандартов на документацию. Особенно интенсивно эта работа проводилась с конца 60-х гг. XX в., что связано как со стремлением унифицировать процессы документирования, так и с задачей оптимизации делопроизводственных процедур.

В государственных стандартах закрепляются требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам, составу реквизитов и их оформлению, конструкционной сетке, правила унификации и стандартизации документов, применения унифицированных систем документации и проч.

Следует отметить, что ГОСТы, применяемые в XX в., имели достаточно ультимативный характер и практически не допускали вариантов в оформлении документов. Введенный в действие в 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» имеет рекомендательный характер, что отмечено в разделе «Область применения» [2].

Это, как представляется, не означает, что оформление документов сейчас может быть абсолютно произвольным; стандарты закрепляют накопленный опыт, традиции создания документов. Следование закрепленным в стандартах правилам удобно, позволяет оптимизировать как создание документов, так и организацию работы с ними. Подтверждением сказанному являются локальные нормативные акты организаций — Инструкции по делопроизводству, создаваемые всегда на основании стандартов и не содержащие положений, противоречащих стандартам.

Широкое внедрение в практику делопроизводства электронных документов, переход, хотя и частичный, на электронный документооборот, выявили необходимость в разработке и принятии законодательных актов, отражающих современные реалии и включающих, в том числе, рекомендации к форме документов, которая обеспечит их юридическую силу и позволит с наибольшей степенью адекватности представить/воспринять информацию документа.

Литература:

  1. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
  2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
  3. Илюшенко, М. Л. Формуляр документа: учебное пособие / М. Л. Илюшенко, Т. В. Кузнецова. — М.: Изд-во МГИАИ, 1986. — 86 с.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, оформление документов, генеральный регламент, материальный носитель, оформление, создание документов, стандарт, Унифицированная система документации, формуляр документа, этап развития делопроизводства.


Ключевые слова

законодательный акт, документ, формуляр, государственный стандарт, Генеральный регламент

Похожие статьи

Понятие административных регламентов правоохранительных органов и их значение

Анализируется сущность административных регламентов в деятельности органов внутренних дел. Рассмотрена эволюция возникновения и развития термина «административный регламент» в России.

Классификация правовых нормативных актов В РФ

В статье рассматриваются внешние формы выражения правовых норм, в виде источников административного права, на примере актов государственных органов, в которых содержатся административно-правовые нормы. Многообразие нормативных актов требует должной к...

Административные регламенты органов исполнительной власти: понятие и назначение

В статье рассматривается понятие «административного регламента», его функции, а также назначение регламентов органов исполнительной власти.

Внутренние документы корпорации как источник корпоративного права

В статье рассматриваются актуальные проблемы, связанные с внутренними документами корпораций, с включением их в систему источников корпоративного права.

Эффективный контракт в образовании

Статья раскрывает проблемные аспекты правового регулирования эффективного контракта в сфере высшего образования.

Особенности учредительных документов корпорации

В статье рассматриваются учредительные документы корпорации: особенности их оформления, ведения документации, формирования обязательного пакета учредительных документов каждого вида корпорации.

Перспективы развития законодательства в сфере вынесения судебных актов

В статье авторы пытаются определить перспективы развития законодательства в сфере вынесения судебных актов и пути их реализации.

Правовые акты Центрального банка Российской Федерации

В настоящей статье автор рассматривает место и роль правовых актов Центрального банка Российской Федерации в иерархии правовых актов. Исследуется вопрос о порядке принятия и опубликования правовых актов Центрального банка РФ

Устав муниципальных образований как нормативно-правовой акт учредительного характера

В статье рассмотрен основной муниципальный нормативный правовой учредительный акт, а также изложены требования к содержанию устава муниципалитета. Цель проводимого научного исследования называется комплексный системно-правовой и теоретический анализ ...

Особенности государственно-правового регулирования в сфере внутренних дел

В статье автор дает обзор нормативным правовым актам, на основе которых выстраивается управление в сфере внутренних дел. Он рассматривает акты в зависимости от их значимости, источника издания и содержащихся в них норм права.

Похожие статьи

Понятие административных регламентов правоохранительных органов и их значение

Анализируется сущность административных регламентов в деятельности органов внутренних дел. Рассмотрена эволюция возникновения и развития термина «административный регламент» в России.

Классификация правовых нормативных актов В РФ

В статье рассматриваются внешние формы выражения правовых норм, в виде источников административного права, на примере актов государственных органов, в которых содержатся административно-правовые нормы. Многообразие нормативных актов требует должной к...

Административные регламенты органов исполнительной власти: понятие и назначение

В статье рассматривается понятие «административного регламента», его функции, а также назначение регламентов органов исполнительной власти.

Внутренние документы корпорации как источник корпоративного права

В статье рассматриваются актуальные проблемы, связанные с внутренними документами корпораций, с включением их в систему источников корпоративного права.

Эффективный контракт в образовании

Статья раскрывает проблемные аспекты правового регулирования эффективного контракта в сфере высшего образования.

Особенности учредительных документов корпорации

В статье рассматриваются учредительные документы корпорации: особенности их оформления, ведения документации, формирования обязательного пакета учредительных документов каждого вида корпорации.

Перспективы развития законодательства в сфере вынесения судебных актов

В статье авторы пытаются определить перспективы развития законодательства в сфере вынесения судебных актов и пути их реализации.

Правовые акты Центрального банка Российской Федерации

В настоящей статье автор рассматривает место и роль правовых актов Центрального банка Российской Федерации в иерархии правовых актов. Исследуется вопрос о порядке принятия и опубликования правовых актов Центрального банка РФ

Устав муниципальных образований как нормативно-правовой акт учредительного характера

В статье рассмотрен основной муниципальный нормативный правовой учредительный акт, а также изложены требования к содержанию устава муниципалитета. Цель проводимого научного исследования называется комплексный системно-правовой и теоретический анализ ...

Особенности государственно-правового регулирования в сфере внутренних дел

В статье автор дает обзор нормативным правовым актам, на основе которых выстраивается управление в сфере внутренних дел. Он рассматривает акты в зависимости от их значимости, источника издания и содержащихся в них норм права.

Задать вопрос