Принятие правильного управленческого решения при осуществлении хозяйственной деятельности предприятий строительной отрасли — непременное условие эффективного использования их финансовых ресурсов и достижения рыночной стабильности, а принятие управленческих решений на предприятии зависит от системы внутрихозяйственного контроля, позволяющего, как выявить существующие проблемы в распределении ресурсов, так и предупредить возможные риски.
С 1 января 2013 г. согласно ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ [3] все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а те, которые подлежат обязательному аудиту, — также и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности. Систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов. [4]
На сегодня не существует единого унифицированного, законодательно утвержденного порядка формирования структуры внутреннего контроля, который был бы приемлемым для любого предприятия и способствовал бы повышению эффективности его хозяйственной деятельности. Это обусловлено тем, что на систему внутрихозяйственного контроля влияет ряд факторов, которые, по сути, являются критериями ее построения. К таким факторам можно отнести: организационно-правовую форму предприятия, организационную структуру и структуру управления предприятия; размер и отраслевую направленность предприятия.
Строительные предприятия могут иметь различные организационно-правовые формы хозяйствования, наиболее распространенными среди которых являются общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества. Согласно требованиям ГК РФ [1] и ст. 32 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 02.02.1998 № 14-ФЗ [2] управление деятельностью хозяйственного общества осуществляют его органы и должностные лица, состав и порядок избрания (назначения) которых, устанавливается в зависимости от вида деятельности общества, а в определенных случаях — участников общества. К должностным лицам общества относятся председатель и члены исполнительного органа, коллегиального исполнительного органа, председатель ревизионной комиссии (ревизор), а в случае создания наблюдательного совета — председатель и члены этого совета.
Одной из функций управления является контроль за выполнением решений, принятых общим собранием участников. Наблюдательный совет предназначен для контроля за деятельностью исполнительного органа (дирекции, правления). К основным функциям наблюдательного совета относятся:
1) определение основных направлений деятельности общества;
2) образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (далее — управляющий), утверждение такого управляющего и условий договора с ним;
3) установление размера вознаграждения единоличному исполнительному органу общества, членам коллегиального исполнительного органа общества, управляющему;
4) принятие решения об участии общества в ассоциациях и объединениях;
5) назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и установление размера оплаты его услуг;
6) утверждение или принятие внутренних документов общества;
7) создание филиалов и открытие представительств общества;
8) решение вопросов об одобрении сделок, в совершении которых имеется заинтересованность, в случаях, предусмотренных законодательством;
9) решение вопросов об одобрении крупных сделок;
10) подготовка, созыв и проведение общего собрания участников общества;
11) иные вопросы, предусмотренные уставом общества и не отнесенные к компетенции общего собрания участников или исполнительного органа общества.
Кроме того, к функциям наблюдательного совета можно отнести: обеспечение реализации и защиты прав участников; принятие стратегии общества; утверждение годового бюджета, бизнес-планов общества и осуществление контроля за их реализацией; утверждение условий договоров, заключаемых председателем и членами исполнительного органа; установление размера их вознаграждения и определение форм контроля за деятельностью исполнительного органа; обеспечение подготовки полной и достоверной публичной информации об обществе; осуществление контроля за предотвращением, выявлением и урегулированием конфликта интересов должностных лиц органов общества.
Необходимо отметить, что для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью обществ, принадлежащих к строительной отрасли, также будет целесообразным создание ревизионной комиссии. Функции ревизора может осуществлять утвержденный общим собранием участников общества аудитор, не связанный имущественными интересами с обществом, членами совета директоров, управляющим, членами коллегиального исполнительного органа и участниками общества. Члены ревизионной комиссии избирают ее председателя путем голосования, если иное не предусмотрено учредительными документами общества.
Проверки финансово-хозяйственной деятельности правления проводятся ревизионной комиссией по поручению общего собрания, наблюдательного совета, по собственной инициативе или по требованию участников общества. По итогам проверки готовится заключение, в котором содержится информация о достоверности и полноте данных финансовой отчетности, о фактах нарушения законодательства или порядка ведения бухгалтерского учёта.
Еще одним органом, с помощью которого можно проводить внутрихозяйственный контроль на предприятиях строительной отрасли, является отдел внутреннего аудита. В МСА 610 «Рассмотрение работы внутреннего аудита» [5] под термином «внутренний аудит» рассматривается оценочная деятельность службы, созданной предприятием, к функциям которой относится мониторинг системы внутреннего контроля. Можно утверждать, что основной целью создания службы внутреннего аудита являются:
– обеспечение упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
– соблюдение руководителями выбранной политики управления организацией;
– обеспечение сохранности имущества предприятия;
– обеспечение надлежащего документирования хозяйственных операций.
Внутренний аудит целесообразно проводить в хозяйственных обществах с двухуровневой системой управления, а также в корпорациях, холдинговых компаниях и других объединениях хозяйственных организаций. Объектом внутреннего аудита выступает деятельность исполнительного органа управления общества или руководства.
В отличие от внутреннего контроля, основная доля которого приходится на анализ текущей деятельности предприятия с целью устранения нарушений и предупреждения их возникновения в будущем, сфера внутреннего аудита распространяется также и на оценку рисков. Это связано с тем, что именно владельцы общества принимают решение о совершении крупной сделки, если рыночная стоимость имущества, работ или услуг, являющихся предметом такой сделки, превышает 25 % стоимости активов по данным последней годовой финансовой отчетности общества. Учитывая, что строительство относится к видам деятельности, которые требуют значительных финансовых инвестиций, возрастает роль анализа рисков как направление деятельности внутренних аудиторов.
Отдельное выделение органа внутреннего контроля и службы внутреннего аудита целесообразно на строительных предприятиях среднего размера (со среднесписочной численностью от 50 до 200 человек), имеющих сложную организационную структуру, широкую специализацию, а также организационно-правовую форму, предусматривающую создание органов управления и контроля.
Положение об отделе внутреннего аудита, так же, как и положение об отделе внутреннего контроля — это официальный документ, в котором изложены цели и роль отдела, определен характер функциональной подотчетности руководителя отдела, указан санкционированный доступ к документации, персоналу и имуществу, необходимый для выполнения задач, сформулированы права, задачи и ответственность работников службы.
Положения о деятельности структур контроля и аудита являются внутренними организационными регламентами, которые определяют условия и правила функционирования структурных подразделений. Однако, большая текстовая нагрузка подобных регламентов затрудняет просмотр основных положений. В связи с этим, при организации внутрихозяйственного контроля предлагаем для применения оперативно-функциональную карту табличной формы (см. табл. 1–3).
Таблица 1
Оперативно-функциональная карта ревизионной комиссии
|
Член комиссии |
Функциональные обязанности |
|
Член 1 |
Проверка правильности приобретения и продажи доли (или части доли) в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью третьим лицам |
|
Член 2 |
Проверка годовой финансовой отчетности |
|
Член 3 |
Проверка финансового состояния предприятия |
Таблица 2
Оперативно-функциональная карта отдела внутреннего аудита
|
Работник отдела |
Функциональные обязанности |
|
Работник 1 |
Оценка работы отдела внутрихозяйственного контроля |
|
Проверка наличия и исполнения распорядительных документов |
|
|
Работник 2 |
Проверка выполнения органами управления, утвержденных уставом, решений и планов |
|
Работник 3 |
Проверка статей квартальной финансовой отчетности |
|
Проверка исполнения отдельных договоров по необходимости |
Целесообразность и особенности организации системы внутреннего контроля в структуре строительного предприятия зависят от размера предприятия, организационной структуры и структуры управления. Организационная структура предприятия включает совокупность основных, вспомогательных, обслуживающих подразделений, а также горизонтальные и вертикальные взаимосвязи между ними. При этом основные финансово-хозяйственные операции в подразделениях предприятия выступают центрами затрат.
Таблица 3
Оперативно-функциональная карта отдела внутреннего контроля
|
Работник отдела |
Функциональные обязанности |
|
Работник 1 |
Анализ данных рабочей группы по рискам деятельности |
|
Контроль за изменением условий функционирования организации и внедрением соответствующего сценария управления рисками |
|
|
Работник 2 |
Контроль за проведением расчетов и их отображением в бухгалтерском учете предприятия |
|
Работник 3 |
Контроль за объемами выполненных строительно-монтажных работ, отображением затрат в бухгалтерском учете |
|
Работник 4 |
Контроль за поставкой строительных материалов, контроль качества выполненных работ |
Структуру управления (центры ответственности) формируют должностные лица общества, отвечающие за организацию и осуществление хозяйственных операций. Центры затрат и центры ответственности выступают базовыми элементами системы внутреннего контроля, поскольку осуществляют текущий контроль деятельности предприятия, а на основе предоставленной ими информации формируются как результаты деятельности строительного предприятия, так и прогнозные показатели.
От объема и взаимосвязей организационной структуры и структуры управления, соответственно, зависит и сама организация системы контроля на строительном предприятии. При этом организация внутрихозяйственного контроля не может быть отделена от системы управления предприятием и его структуры. Таким образом, чем сложнее организационная структура и структура управления на предприятии, тем большей будет численность субъектов внутрихозяйственного контроля.
Кроме того, с ростом размера предприятия увеличивается численность работников и хозяйственных процессов на нем. При этом количество субъектов специальных органов контроля (ревизионной комиссии, наблюдательного совета) остается почти неизменным, в то время как численность административного, бухгалтерского и технологического персонала, а также службы внутреннего аудита постоянно растет.
Служба внутреннего контроля на предприятии должна быть создана в форме самостоятельного подразделения, который подчиняется исключительно владельцу или высшем руководству. При этом необходимо избегать несовместимости обязанностей работников, т. е. такой их комбинации, при которой служащий, совершивший ошибку или исказивший информацию, может скрыть этот факт в процессе своей обычной деятельности. Обязанности должны быть распределены так, чтобы никто из служащих не выполнял две или более из перечисленных в табл. 3 функций. Правильное разделение этих функций между различными должностными лицами и подразделениями необходимо для координации действий, т. е. рассмотрения различных аспектов одной и той же хозяйственной операции с целью быстрого выявления и исправления непреднамеренной ошибки, а также предотвращения умышленного искажения информации, поскольку условием этого является заговор двух и более лиц.
Обобщая результаты, можно утверждать, что выбор конкретной модели построения системы внутреннего контроля на строительном предприятии напрямую зависит от его организационно-правовой формы, организационной структуры и размера. На эффективность системы влияют такие факторы, как ответственность руководства, четкость и нормативная обоснованность задач, поставленных для решения службой внутреннего контроля.
Литература:
- Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (часть первая) и от 26.01.1996 № 14-ФЗ (часть вторая).
- Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 02.02.1998 № 14-ФЗ (редакция, действующая с 01.09.2016).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 23.05.2016).
- Кириченко М. Системы внутреннего контроля. Организационные аспекты построения / М. Кириченко // Международный еженедельник «Финансовая газета» [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://fingazeta.ru/discuss/50565/
- Международный стандарт аудита 610 «Рассмотрение работы внутреннего аудита» (Международная федерация бухгалтеров, 2006). [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=30208491#pos=1;-271.
