Автор: Спирин Илья Андреевич

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №16 (120) август-2 2016 г.

Дата публикации: 17.08.2016

Статья просмотрена: 58 раз

Библиографическое описание:

Спирин И. А. Разработка моделей процесса продаж предприятия ООО «Росса-пром» // Молодой ученый. — 2016. — №16. — С. 205-208.



В данной статье проведен анализ процесса продаж предприятия ООО «Росса-пром», построены функциональные и операционные модели процессов, а также выявлены проблемы бизнес-процессов продаж и пути их решения для предприятия.

Ключевые слова: процесс продаж, IDEF0, информационная система

Данная работа является актуальной, поскольку современные процессы на предприятиях имеют массу недостатков и недоработок. Объектом для изучения недочетов на предприятии выбрана компания ООО «Росса-пром». Предприятие ООО «Росса-пром» работает на рынке товаров бытовой химии более 10 лет. Имеет свои производственные площади, на которых располагаются цеха по производству и выпуску товаров бытовой химии. Одним из важных процессов является процесс продажи продукции, который на предприятии считается малоэффективным и имеет проблемы с загруженностью менеджеров по продажам, отсутствием учёта и контроля, а также затратным по времени формированием документов. Данные проблемы являются важными и требуют решения.

Целью данной статьи является проектирование и совершенствование процесса продаж. Предлагается рассмотреть данный процесс и построить функциональные и операционные схемы при помощи методологии IDEF0 и IDEF3, что позволит выявить основные проблемы на данном участке.

Процесс продаж начинается с принятия заказа и заканчивается его отгрузкой. Процесс продаж также включает в себя оформление заказа, производство продукции и складирование. Для организации процесса продаж требуются входные данные со склада и данные заказа. Данные со склада включают в себя информацию о том, какая продукция доступна на складе, какая в ограниченном количестве, а данные заказа содержат личную информацию покупателя, информацию о требуемом заказе и дополнительные данные. На выходе процесса продаж формируется информация о проданной продукции, сопроводительных данных и выполненном или невыполненном заказе. Для управления и контроля процессом продаж используется технический регламент, закон о защите прав потребителей и условия заключения договора. Для эффективного управления продажами проводят анализ рынка. Процесс продаж включает в себя следующие ресурсы: оргтехника, MS Word и MS Excel. В процессе продаж задействовано кадровое обеспечение, а именно: отдел продаж, бухгалтерия, кладовщик и водители. На рисунке 1 изображен процесс продаж предприятия при помощи методологии IDEF0.

Безымянный1111.jpg

Рис. 1. Процесс продаж предприятия

Каждый из процессов был поделен на дополнительные подпроцессы и так пять уровней подряд. Каждый уровень позволяет детально разобрать процессы и найти недостатки, которые необходимо исправить. Но для более точного и детального результата предлагается декомпозировать все подфункции по операциям, тем самым составив операционную модель процесса продаж [6].

На рисунке 2 показана одна из операционных моделей, которая изображает формирование заявки на заказ.

Безымянный2222.jpg

Рис. 2. Операция формирования заявки на заказ

Операция заключается в том, что менеджер по продажам на основе информации для заявки формирует заявку на заказ. В данном документе указывается следующая информация: дата, адрес клиента, клиент для заявки, наименование продукции и объем. Затем менеджер составляет заявку и передает дальше. Таким же образом расписаны подобные операции до мельчайших деталей [7].

В ходе проведения функционального и операционного анализа, выявлен ряд проблем в процессе продаж:

‒ Загруженность менеджеров по продажам;

‒ Отсутствие ведения учета и контроля заказов;

‒ Затруднение, связанное с ведением архива документов;

‒ Низкий уровень качества подготавливаемых отчетов;

‒ Недостаточная интеграция между системами на предприятии;

‒ Несоблюдение принципов однократности формирования документов.

Загруженность менеджеров по продажам определяется трудоёмким и долговременным процессом приёма и обработки заказа.

В ходе работы было выявлено, что не производится учёт и контроль заказов. Если управлять данными функциями, то возможен анализ поставщиков, что впоследствии позволит выбрать наиболее лояльных покупателей.

Затруднение, связанное с ведением электронного архива документов продаж, может привести к потере документов, появлению ошибочных или бракованных данных. Данная проблема увеличит затраты по времени, что неблагоприятно отразится на процессе продаж.

Так же было определено, что в отделе продаж низкий уровень качества подготавливаемых отчетов и недостаточная связь между другими системами, такими как: продажа продукции, планирование и управленческая отчетность. Нередко отсутствует единый источник мониторинга и анализа возможностей развития бизнеса, позволяющий правильно оценить качество работы предприятия и в том числе работы отдела продаж. Поэтому основной причиной является отсутствие единой системы отчетности [1].

Выполнив анализ всех функций процесса по формированию документов, было выявлено нарушение соблюдения принципа однократности формирования документов.

Для решения возникших проблем предлагается разработать и внедрить единую информационную систему, которая будет обладать следующим функционалом [3]:

‒ автоматизация работ при получении и обработке заказа;

‒ ведение учета и контроля заказов;

‒ ведение электронного архива документов продаж;

‒ сбор и первичная обработка исходной информации, необходимой для подготовки отчетности по продажам;

‒ создание единой системы отчетности по продажам;

‒ исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков заказов;

‒ соблюдение принципа однократности регистрации документов.

В результате внедрения информационной системы ожидается следующие результаты:

‒ повышение качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;

‒ повышение эффективности и оперативности работы с документами;

‒ сокращение времени на сбор информации о заказе;

‒ уменьшение времени, затрачиваемого на первичную обработку информации о заказе.

Программное обеспечение информационной системы делится на две составляющие: подсистема сбора заказов и подсистема обработки данных заказа. Каждая из подсистем выполняет соответствующие функции.

Безымянный

Рис. 3. Структурная схема информационной системы

Подсистема сбора заказов обеспечивает управление процессом сбора заказов, контроль данных и запись информации в базу данных. Подсистема обработки данных заказа управляет процессом обработки данных и протоколирует результаты изменения и загрузки информации. К данной подсистеме имеет доступ бухгалтер компании и менеджер по продажам, которые имеют автоматизированные рабочие места. Каждый пользователь информационной системы имеет доступ через созданное Web-приложение и тонкого клиента на общий сервер. Общий сервер подключен к системе управления базами данных, что позволяет более быстро работать с документами. На рисунке 3 изображена структура информационной системы.

Проектирование модели информационной системы выполнено с использованием программного обеспечения BPWin 4.1, а создание программного обеспечения и установочных пакетов произведено с помощью программы Matlab. В состав программного обеспечения входят следующие средства, расширяющие возможности информационной системы: программная библиотека доступа к функциям сервера СУБД, удобный интерфейс пользователя, взаимосвязь между различными компонентами программы.

В результате выполнения данной работы был проведен структурированный анализ процесса продаж компании ООО «Росса-пром», выявлены основные проблемы данного процесса и предложено решение. Решением является создание и внедрение единой информационной системы, что позволит сделать процесс продаж более эффективным, а также поможет уменьшить операционные расходы предприятия.

Литература:

  1. Учетная функция. Опыт и перспективы [Электронный ресурс]. — URL: http://www.up-pro/library/accounting/introduction (дата обращения 10.08.2016)
  2. ГОСТ 34.003–90 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения.
  3. ГОСТ 34.601–90 Автоматизированные системы. Стадии создания.
  4. ГОСТ 34.603–92 Виды испытаний автоматизированных систем.
  5. РД 50–34.698–90 Автоматизированные системы требования к содержанию документов.
  6. Марка Д., Макгроуэн К. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ.-М.:1993, С. 240
  7. Information integration for concurrent engineering (IICE). IDEF3 Process description capture method report. Knowledge based systems, Inc., Texas, USA, 1995.
Основные термины (генерируются автоматически): процесса продаж, информационной системы, Процесс продаж, продаж предприятия, процессе продаж, анализ процесса продаж, процесс продаж, процесса продаж предприятия, совершенствование процесса продаж, Процесс продаж предприятия, единой системы отчетности, процесс продаж предприятия, выходе процесса продаж, организации процесса продаж, сбора заказов, проблемы бизнес-процессов продаж, обработки данных заказа, модель процесса продаж, архива документов продаж, контроля процессом продаж.

Ключевые слова

информационная система, процесс продаж, IDEF0

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос