Мониторинг работы систем электронного документооборота информационных систем в Центрах занятости населения



Статья посвящена законодательным требованиям и теоретическим аспектам разработки систем электронного документооборота в соответствии с законодательными требованиями Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации. Проведен мониторинг информационных систем в центрах занятости населения Южного федерального округа. Даны предложения по созданию информационных систем в районных Центрах занятости населения Краснодарского края.

Ключевые слова: занятость, государственная услуга, предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме, электронный документ, системы электронного документооборота.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и информационными системами.

Основные принципы в области занятости заложены в Федеральном законе «О занятости населения в Российской Федерации», определяется «занятость» — это деятельность граждан, связанная с удовлетворением личных и общественных потребностей, не противоречащая законодательству Российской Федерации и приносящая, как правило, им заработок, трудовой доход [1].

При осуществлении этой деятельности осуществляется межведомственное взаимодействие [2] посредством электронного документооборота (ЭДО)— документооборота с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) [3].

Задачи электронного документооборота: обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; протоколирование деятельности организации в целом; оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации, т. е. экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Требования по безопасности к электронному документообороту заключается в: возможности получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией; возможности блокирования работы отдельных пользователей; управлении правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям; возможности определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения несанкционированного доступа; поддержке интегрированной доменной аутентификации; поддержке рабочего места администратора безопасности и необходимых средств оперативного контроля и воздействия.

Основные эти принципы охватывает вся служба занятости: и электронный документооборот, и взаимодействие в Центрах занятости населения.

Министерство Труда и социальной защиты РФ использует целый комплекс информационных систем, приведенный в таблице 1

Таблица 1

Информационные системы электронного документооборота

№п/п	Информационные системы
1	ИС «Прогноз баланса трудовых ресурсов»
2	АИ Комплекс «Миграционные квоты»
3	АС «Профессиональные риски»
4	Единая общероссийская справочно-информационная система по охране труда
5	АИС «Учет кадров»
6	Система электронного архива
7	Система по учету и контролю исполнения документов
8	Программный комплекс по формированию, размещению и исполнению государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих
9	Система мониторинга предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения
10	Федеральная государственная информационная система «Федеральный портал управленческих кадров»
11	Программно-аппаратный комплекс «Профессиональные стандарты», удостоверяющий центр Минтруда России
12	Автоматизированная система анализа и контроля в области охраны труда (АС АКОТ)

Из таблицы 1 видно, что Министерство Труда и социальной защиты используют информационные системы, которые включают в себя программные комплексы и подсистемы.

В целях обеспечения выполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 7 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 г. № 1032-I «О занятости населения в Российской Федерации» и постановления Правительства Российской Федерации от 3 июня 2011 г. № 440 «О разработке прогноза баланса трудовых ресурсов» в 2012 году разработана и введена в эксплуатацию информационная система «Прогноз баланса трудовых ресурсов» [5]. Система предназначена для обеспечения потребностей Минтруда России в информационно-справочных материалах по вопросам занятости населения и автоматизированной разработки прогноза баланса трудовых ресурсов. Пользователями системы являются сотрудники Департамента занятости населения Минтруда России [4].

Информационно-аналитическая система АИК «Миграционные квоты» создана с целью обработки предложений субъектов Российской Федерации по определению потребности в привлечении иностранных работников и подготовки предложений по квотированию в профессионально-квалификационном разрезе, обобщения заявок работодателей о потребности в иностранных работниках и формирования квот на привлечение трудящихся-мигрантов. АИК «Миграционные квоты» разработана и внедрена в целях упрощения работы всех участников квотной кампании, эксплуатируется с доменным именем www.migrakvota.gov.ru.

Согласно Протоколу № 36 заседания Правительства Российской Федерации от 27 октября 2011 г. Минздравсоцразвития России было поручено принять меры по совершенствованию информационной системы, предусматривающей объединение ведомственных баз данных о состоянии условий труда и профессиональных рисках в целях формирования прогноза состояния производственного травматизма и профессиональной заболеваемости на период до 2025 года и последующие периоды.

АС «Профессиональные риски» является государственным информационным ресурсом, содержащим данные о физических лицах и рабочих местах, ориентирована на совершенствование информатизации в сфере трудовых отношений и профессиональных рисков в интересах обеспечения конституционных прав граждан в части охраны их здоровья и обеспечения необходимых условий труда, устойчивого экономического и социального развития государства, а также проведения гибкой налоговой политики в отношении работодателей. С помощью АС «Профессиональные риски» осуществляется повышение эффективности государственного управления в области охраны труда, а также на ее базе возможно формирование баз данных о состоянии условий труда и профессиональных рисках в целях формирования прогноза состояния производственного травматизма и профессиональной заболеваемости на период до 2025 года и последующие периоды.

В соответствии с Концепцией демографической политики Российской Федерации на период до 2025 года, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 9 октября 2007 г. № 1351 Минздравсоцразвития России было утверждено Положение о Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда (ЕИСОТ) [6].

Целью создании, функционирования и дальнейшего развития ЕИСОТ является: обеспечение информационного взаимодействия в области охраны труда федеральных органов государственной власти, органов государственной власти и органов местного самоуправления субъектов Российской Федерации, органов государственного надзора и контроля, общественных объединений, организаций и граждан Российской Федерации; полное, своевременное обеспечение пользователей системы общедоступной информацией о деятельности федеральных органов исполнительной власти и иных организаций в области охраны труда, размещающих информацию в ЕИСОТ.

Автоматизированная система анализа и контроля в области охраны труда (АС АКОТ) является важнейшей составной частью, направленной на формирование рынка услуг по охране труда.

В настоящее время, АС АКОТ используется при предоставлении государственной услуги Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации по аккредитации организаций, оказывающих услуги в области охраны труда.

АИС «Учет кадров» обеспечивает решение следующих основных функциональных комплексов задач: ввод и актуализация информации о структурных подразделениях, штатных единицах; получение отчетных форм о штатных должностях государственной гражданской службы; формирование, печать и учет различных приказов; подготовка, ввод, просмотр и актуализация информации о служебных контрактах; ввод, просмотр и актуализация информации об анкетных, паспортных, адресных и прочих персональных данных гражданских служащих; ввод, просмотр и актуализация информации, требуемой для воинского учета в соответствии с действующим законодательством; получение отчетной формы № 6 по воинскому учету; ввод, просмотр и актуализация информации о проведении аттестации; подготовка и печать бланков аттестационного листа, протокола комиссии; формирование графика проведения аттестации; ввод, просмотр и актуализация информации о присвоении классного чина; ввод, просмотр и актуализация информации об отпусках; автоматический расчет продолжительности отпуска с учетом случаев прерывания и/или продления отпуска; получение отчетных форм об отпусках; ввод, просмотр и актуализация информации о командировках; ввод, просмотр и актуализация информации о листах нетрудоспособности; ввод, просмотр и актуализация информации о кадровом резерве; получение отчетных форм о кадровом резерве; ввод, просмотр и актуализация информации о служебных удостоверениях.

Система электронного архива(СЭА) обеспечивает выполнение следующих функций: сканирование входящих и исходящих бумажных документов; размещение в базе данных входящих и исходящих документов, поступающих в Министерство в электронном виде; индексация информации; проверка результатов сканирования; верификация качества полученных электронных графических образов документов; размещение электронного образа документа в базе данных СЭА после регистрации документа в системе УКИД с созданием регистрационно-контрольной карточки (РКК) и формирования индексов по определенным полям РКК.

Работы выполняются со следующими видами входящей/исходящей и внутриведомственной корреспонденции Минтруда России: правительственная; ведомственная; Федеральное собрание; обращения граждан; приказы Министра труда и социальной защиты Российской Федерации.

Система по учету и контролю исполнения документов (УКИД) обеспечивает выполнение следующих функций по: учету правительственной, ведомственной и корреспонденции Федерального собрания, обращений граждан, приказов Министра; обработке заявлений граждан, размещенных на ftp-сервере Министерства, которые поступают на него с официального сайта Министерства (из раздела Общественная приемная); обработке корреспонденции, поступающей по каналам связи межведомственного электронного документооборота; интеграции с системой электронного архива Министерства в части использования программного обеспечения сторонних организаций, предоставляемого Заказчиком, по формированию печати штрих-кодов и просмотру образов документов из электронного архива Министерства; созданию проектов исходящих документов, на основе унифицированных (типовых) электронных форм; ведению нормативно-справочной информации (НСИ) системы Учет и контроль исполнения документов (УКИД); формированию отчетности по статистике и контролю исполнения документов; администрированию пользователей системы УКИД; учету обращений граждан через личную приемную Министерства; синхронизации с АИС «Учет кадров» в части актуализации справочников «Сотрудников», «Департаментов» и «Отделов» в системе УКИД.

Программный комплекс по формированию, размещению и исполнению государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих разработан и внедрен в эксплуатацию в 2010 году в целях обеспечения реализации Положения о порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими Российской Федерации.

Программный комплекс позволяет существенно повысить эффективность межведомственного документооборота в части планирования и исполнения государственного заказа, в том числе при осуществлении Министерством оперативного контроля за: формированием федеральными государственными органами заявок на обучение гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования; за эффективным расходованием бюджетных ассигнований, предусмотренных им на реализацию государственного заказа.

Программный комплекс доведен до 85 федеральных государственных органов, участвующих в исполнении государственного заказа. В настоящее время Программный комплекс постоянно используют в работе 67 федеральных государственных органов.

Федеральная государственная информационная система «Федеральный портал управленческих кадров» создан в целях обеспечения эффективного функционирования системы привлечения, отбора, профессионального развития и движения кадров на гражданской службе.

Постановлением Правительства РФ № 149 от 4 марта 2011 г. определено, что Аппарат Правительства Российской Федерации [7] осуществляет координацию проводимых Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации работ по формированию, обеспечению функционирования и развитию портала. Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации является уполномоченным органом по формированию и развитию портала. Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации является уполномоченным органом по обеспечению технического функционирования портала — оператором портала.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» функции уполномоченного органа по формированию и развитию портала осуществляются Минтрудом России [8].

В соответствии с пунктом 13 Положения о федеральной государственной информационной системе «Федеральный портал управленческих кадров», утвержденного постановлением № 149, Минтруд России осуществляет: подготовку предложений по развитию портала, в том числе по совершенствованию его структуры, функций и содержания информационного ресурса; методическую и консультационную поддержку участников информационного взаимодействия; определение состава и структуры сведений, подлежащих размещению на портале, электронной формы анкеты, а также формирование, информационное наполнение и поддержание в актуальном состоянии открытой части портала, содержащей нормативные правовые акты, информационно-справочные, аналитические и статистические материалы о государственной гражданской службе в Российской Федерации; организацию обеспечения уполномоченных должностных лиц и уполномоченных специалистов средствами авторизованного доступа к закрытой части портала; формирование, ведение и актуализацию классификаторов и справочников портала; мониторинг работы участников информационного взаимодействия с информационными ресурсами портала и формирование статистических отчетов об использовании ими информационного ресурса портала в кадровой работе; представление в Правительство Российской Федерации отчетов о функционировании портала и оценке его эффективности [8].

Программно-аппаратный комплекс «Профессиональные стандарты» предназначен для информирования всех заинтересованных организаций и граждан о реализации Плана разработки профессиональных стандартов на 2012–2015 гг. (далее План разработки профессиональных стандартов).

На базе программно-аппаратного комплекса регулярно будет размещаться актуальная информация о ходе реализации Плана разработки профессиональных стандартов, достигнутых результатах, будет обеспечена организация работ по разработке, общественному обсуждению, утверждению, регистрации и применению профессиональных стандартов в условиях распределенного использования информации.

Целью создания программно-аппаратного комплекса «Профессиональные стандарты» является повышение эффективности реализации Плана разработки профессиональных стандартов, а также информационно-коммуникационное обеспечение функционирования системы профессиональных стандартов в Российской Федерации в 2013–2015 годах и в последующие годы.

В процессе мониторинга информационных систем, которые использует Министерство труда и социальной защиты видно, что существует ряд информационных и систем электронного документооборота, отвечающие всем требованиям законов в области электронного документооборота.

Южный федеральный округ включает в себя: Астраханскую область, Волгоградскую область, республику Адыгея, республику Калмыкия, Ростовскую область и Краснодарский край.

Основные направления работы Центров занятости ЮФО: государственная экспертиза условий труда; организация ярмарок вакансий; содействие гражданам в поиске подходящей работы; информирование о положении на рынке труда в ЮФО; организация временного трудоустройства; содействие самозанятости безработных граждан; организация проведения оплачиваемых общественных работ; информирование об осуществлении социальных выплат; социальная адаптация безработных граждан на рынке труда; профессиональная ориентация; профессиональное обучение и дополнительное профобразование; формирование и работа с резюме; содействие в переезде или переселении; психологическая поддержка безработных граждан и другое.

Важное направление в деятельности службы занятости — информирование граждан и представителей СМИ о положении на рынке труда. Все данные общедоступны, предоставляются свободно.

При обращении заявителей в многофункциональный центр (МФЦ) обеспечивается предоставление государственной услуги МФЦ по принципу «одного окна» по месту пребывания в порядке и сроки, установленные федеральным государственным стандартом, либо передача заявления в государственное учреждение службы занятости населения в соответствии с заключенным соглашением между МФЦ и департаментом труда и занятости населения.

Информация о положении на рынке труда размещается на официальном Портале службы занятости, МФЦ, в средствах массовой информации не реже одного раза в течение календарного месяца.

Электронные услуги, оказываемые работодателям: получение услуги «Содействие в подборе необходимых работников»; информирование работодателей о положении на рынке труда субъекта РФ; предоставление сведений о высвобождении работников; предоставление отчетов о кадровом составе; предоставление отчетов по квотированию; предоставление уведомлений о привлечении иностранных работников; предоставление сведений о вакансиях.

Предпосылкой запуска проекта «Электронный работодатель» в Краснодарском крае, Астраханской области, Волгоградскую области и Ростовской области послужило наличие на федеральном и региональном уровне нормативных документов, обязывающих работодателей предоставлять информацию в центры занятости населения.

Департамент труда и занятости населения поставил перед собой задачу предоставить работодателям механизм, позволяющий передавать в службу занятости сведения о вакансиях по каналам телекоммуникационной связи, не выходя из офиса. Такое электронное взаимодействие должно удовлетворять следующим условиям: информация должна гарантировано доходить до получателя и передаваемые сведения должны быть юридически значимы.

В Краснодарском крае около 20 000 предприятий подключены к федеральной системе «Контур-Экстерн», в Астраханской области около 19 000 предприятий, в Волгоградской области около 21 000 предприятий, в Ростовской области около 21 000 предприятий, которая позволяет организациям обмениваться по защищенным каналам связи документами с использованием электронной подписи с рядом федеральных ведомств [9].

Заручившись поддержкой Краснодарского представительства СКБ «Контур», департамент обратился в ООО «НПК Катарсис» с просьбой обеспечить импорт сведений, полученных от работодателей в электронном виде в программный комплекс «Катарсис» в свою очередь предложил не просто автоматизировать передачу сведений о вакансиях, а организовать полноценный документооборот, охватывающий все точки соприкосновения службы занятости и работодателей.

В 2010 г. появилась первая версия программного обеспечения «Электронный работодатель». Этот продукт интегрирован с «Контур-Экстерн» и работает во взаимодействии с ПК «Катарсис» (Со стороны службы занятости). Программное обеспечение «Электронный работодатель», устанавливается в кадровой службе работодателя и позволяет не только перевести документооборот с ЦЗН в электронный вид, но и делает возможным предоставление государственной услуги содействия в подборе необходимых работников в электронном виде.

Программа Контур-Экстерн Лайт предназначена для представления налоговой и бухгалтерской отчетности, индивидуальных сведений ПФР, отчетов 4-ФСС, Росстат и отправки писем через Интернет.

В таблице 2 показан мониторинг информационных систем, которые используют Центры занятости ЮФО.

Таблица 2

Мониторинг информационных систем

Информацион-ные системы	Субъекты ЮФО
	Республика Адыгея	Республика Калмыки	Астраханская область	Волгоградская область	Ростовская область	Краснодарский край
«Электронный работодатель»	-	-	+	+	+	+
«Контур-Экстерн»	+	+	+	+	+	+
ПК «Катарсис»	+	+	+	+	+	+
«Контур-Экстерн Лайт»	-	-	+	+	+	+

Из таблицы 2 видно, в каких субъектах Южного федерального округа Российской Федерации уже внедрены и используются системы электронного документооборота.

Города Краснодарского края такие как: Краснодар, Армавир, Ейск, Тимашевск, Туапсе, Анапа, Геленджик, Славянск-на-Кубани, Горячий Ключ, Сочи используют: Программный комплекс «КАТАРСИС» версия 8, автоматизированная система «Мониторинг рынка труда», подсистема анализа данных АИС «Регистры получателей услуг». [10]

Таблица 3

Функциональные возможности ПК «Катарсис» версии 8 иверсии 7

Необходимая функциональность	V 7	V8
Регистрация всех государственных услуг в сфере занятости, предоставляемых гражданам и работодателям	+	+
Ведение электронного личного дела гражданина и Информационной карты работодателя — получателей государственных услуг, обеспечение соответствия электронных документов бумажным	+	+
Автоматизированный расчет всех видов социальных выплат гражданам и подготовка документов на перечисление выплат	+	+
Формирование отчетных и аналитических документов широкой номенклатуры	+	+
Поддержка отчетного документооборота	+	+
Обеспечение информационного взаимодействия путем файлового обмена с рядом внешних систем: АИС «Регистры получателей услуг», портал «Работа в России», автоматизированные системы Сбербанка РФ, ПФ РФ, ФМС, ФНС и т. д.	+	+
Обеспечение информационного взаимодействия на основе электронных сервисов	Частично	+
Консолидация отчетности	Частично	+
Обеспечение информационного взаимодействия с региональными порталами государственных услуг в соответствии с требованиями СМЭВ	Частично	+

Мониторинг показал, что именно ПК «Катарсис» является основным программным комплексом, который используют Центры занятости населения Краснодарского края. Так же в ходе мониторинга видно, какие районные Центры занятости используют ПК «Катарсис» версия 7, а в каких версию 8, как взаимодействуют ПК «Катарсис» с другими системами электронного документооборота. В итоге сравнив программный комплекс двух версий, стало понятно, что версия 8 включает в себя больше функций, которые необходимы в работе с электронными документами.

Литература:

1. О занятости населения в Российской Федерации: федер. закон [принят Гос. думой 19 апреля 1991 г., с изменениями и дополнениями по состоянию на 22 декабря 2014 г.] // Собрание законодательства РФ. — 2006. — № 1032–1. ISO CD 9001:2015 Системы менеджмента качества. Требования.
2. Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (с изменениями и дополнениями)
3. О разработке прогноза баланса трудовых ресурсов: постановления Правительства от 3 июня 2011 г. № 440 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 9 июня 2011 г.) // Собрание законодательства РФ –2011.
4. Янковая, В. Ф. Как организовать делопроизводство: секретарь-референт/ В. Ф. Янковая. — М.: МЦФЭР, 2004. — 215с.
5. Положение о Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда. Приказ Минздравсоцразвития России от 06.10.2011 N 1137 (ред. от 12.02.2014).
6. Положение о Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда. Приказ Минздравсоцразвития России от 06.10.2011 N 1137 (ред. от 12.02.2014).
7. О федеральной государственной информационной системе Федеральный портал управленческих кадров: Постановление Правительства № 149 от 4 марта 2011 г. // Собрание законодательства РФ –2011.
8. О структуре федеральных органов исполнительной власти: указ Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 636.
9. Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — М., [2014 -2015] — URL: http://www.rosmintrud.ru (дата обращения:17.04.2015).
10. Официальный сайт Департамента труда и занятости [Электронный ресурс]: портал исполнительных органов власти Краснодарского края — Электрон. дан. — [М., 2015]. — URL: http://www.krasnodar.ru (дата обращения: 17.04.2015).