Единая корпоративная автоматизированная система управления финансами и ресурсами (ЕК АСУФР) создается согласно Концепции информатизации ж/д транспорта России.
Целью создания ЕК АСУФР как единой информационной системы управления финансовыми потоками отрасли является:
получение оперативной и достоверной информации на всех уровнях управления, средств анализа, планирования, контроля выполнения планов и исполнения бюджетов;
достижение новых качественных характеристик управления и новых управленческих функций.
ЕК АСУФР предназначена для реализации финансово-экономической модели управления отраслью с помощью программно-аппаратных средств и средств связи.
Для управления состоянием дебиторской и кредиторской задолженности в ОАО «РЖД» подразделение-исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность, в системе сводной отчетности ЕК АСУФР (модуль «Управленческая отчетность», документы «Расшифровка дебиторской задолженности по контрагентам»).
Важнейшей функцией ЕК АСУФР/Д является объединение данных о финансовой деятельности линейных предприятий, входящих в структуру железной дороги. Переход к автоматизированной обработке отчётности линейных предприятий, а в дальнейшем к прямому взаимодействию ЕК АСУФР/Д с различными АСУ линейного уровня, позволит объединить и концентрировать первичную информацию предприятий непосредственно на дорожном уровне, отказавшись от промежуточной обработки в отделениях дорог. ЕК АСУФР/Д используется также для автоматизированного получения сводной отчётности, представляемой управлением дороги и специализированными организациями дорожного уровня в органы государственного и территориального управления по месту дислокации.
Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с Положением о договорной работе в ОАО «РЖД». В случае, если дебиторская задолженность образовалась по причине неоплаты контрагентом суммы, указанной в договоре, ему предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением. Размер просроченной дебиторской задолженности определяется по результатам инвентаризации. Эта сумма должна быть отражена в акте по форме N ИНВ — 17. При частичной оплате долга в акте по форме N ИНВ-17 указывается актуальная сумма дебиторской задолженности.
Целью предъявления претензии является обоснованно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него, принимая при этом меры досудебного разбирательства.
Претензия должна содержать следующие данные:
наименование контрагента;
обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;
указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;
расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 60 дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;
информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств ОАО «РЖД», обращение в суд и т. д.);
дата и регистрационный номер претензии;
подпись уполномоченного лица.
В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.
Учет затрат ведется в соответствии с Единой номенклатурой расходов ОАО «РЖД» и с использованием дополнительной аналитики для удовлетворения требований экономистов различных служб и хозяйств. При этом ведение дополнительной аналитики на данный момент не является унифицированным для ОАО «РЖД».
В рамках функциональности «Планирование, контроль и анализ исполнения хозяйственных договоров» решаются следующие задачи:
1) подготовка проектов договоров. В частности:
планирование потребности в работах, услугах сторонних подрядчиков, в закупках МТР;
планирование реализации собственных работ, услуг, МТР;
планирование графиков поставок и графиков платежей по планируемым договорам;
формирование проектов договоров, проведение процедур выбора контрагента.
2) Оптимизация процесса согласования проектов договоров между причастными подразделениями:
оптимизации потоков документальной информации о заключаемых хозяйственных договорах в бумажном и электронном виде;
создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения данных планируемых к заключению хозяйственных договоров;
обеспечения оперативного взаимодействия департаментов, подразделений и их отделов при осуществлении процедур согласования проектов договоров;
увеличения скорости прохождения документов;
создание подсистемы хранения электронных копий документов (в виде сканированных образов или электронных версий документов);
согласование проектов договоров с существующими лимитами (денежных средств, нормативов и пр.), требованиями причастных Департаментов (договора по учету имущества).
3) Исполнение хозяйственных договоров:
учет исполнения договоров;
оперативное планирование и учет исполнения поставок по хозяйственным договорам;
оперативное планирование и учет исполнения платежных обязательств по хозяйственным договорам
4) Анализ и контроль за исполнением хозяйственных договоров.
Операции движения денежных средств, реализованные в ТДС (ТФС) ЕК АСУФР служат основой для формирования фактических данных об исполнении Платежного баланса, которые используются в Системе казначейского контроля за целевым использование денежных средств.
Также при формировании исходящих платежных документов активирована функциональность казначейского контроля в виде акцептования платежных поручений ответственным специалистом ЦФК (РЦФК).
Ведение хозяйственных договоров с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Ведение хозяйственных договоров на уровне Центрального аппарата. Данные об исполнении хозяйственных договоров отгружаются в Единую базу хозяйственных договоров ОАО «РЖД»
