- Введение
Стремительное развитие прогресса за последние несколько лет требует постоянного решения задач создания, хранения и обработки огромных объемов информации.
Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это основная закономерность документообразования.
По типу хранения все документы можно разделить на бумажные и электронные. Документы в электронном виде удобнее и быстрее создавать, редактировать, хранить [3].
Каждое предприятие, приняв решение о внедрении системы электронного документооборота, вынуждено выбирать, какую систему из существующих использовать. В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено достаточно большое число систем электронного документооборота. Но все они либо имеют высокую стоимость, обладают избыточным набором функций, либо, напротив, обладают недостаточным набором функций.
Организация работы кафедры ВУЗа имеет особую специфику и не похожа на организацию работы бизнес — предприятий, на которые рассчитано большинство систем электронного документооборота.
- Организация систем документооборота
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки [2].
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
– обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
– поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
– протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
– исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [4].
Внедрение электронного документооборота на кафедре ВУЗа позволяет значительно упростить работу с документами, а именно:
значительно упрощает работу с электронными документами;
за счет функции поиска и сокращения времени на создание документов повышается производительность труда сотрудников кафедры;
позволяет установить права доступа к информации сотрудникам кафедры в зависимости от занимаемой ими должности;
позволяет получить доступ к информации с любого устройства, имеющего выход в интернет, а не только с компьютеров, расположенных на кафедре;
на основе ежегодно составляющихся данных, формируется отчет кафедры;
позволяет преподавателям вести электронный журнал успеваемости, в котором помимо оценок студентов, отметок о присутствии и суммирования введенных данных, существует возможность самостоятельно задавать различные виды работ, за которые ставятся оценки. После заполнения, электронный журнал можно переслать в деканат;
позволяет вести единую базу данных по различным курсам, интенсивам, школам, расписаниям занятий.
Существует достаточно большое количество как зарубежных, так и отечественных программ электронного документооборота. Все зарубежные программы достаточно дорогостоящие, имеют избыточные функциональные возможности, сложны в обслуживании и их невозможно настроить на работу кафедры российского ВУЗа. Поэтому рассмотрим преимущества и недостатки отечественных аналогов систем электронного документооборота.
2.1Система электронного документооборота ДЕЛО
Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации [5]. Система ДЕЛО является очень мощным инструментом для создания электронного документооборота, легко масштабируется, может работать с большими объемами документов, однако, у нее есть один существенный недостаток в рамках задач, поставленных в данной работе. Стоимость и поддержка системы ДЕЛО является достаточно высокой, а все дополнительные опции следует докупать отдельно.
2.2 Система электронного документооборота БОСС-Референт
Система БОСС-Референт, также, как и система ДЕЛО, обладает современным набором средств по документообороту и делопроизводству. Данная программа появилась на отечественном рынке достаточно давно, поэтому успела стать одной из крупнейших в своей отрасли. Система БОСС-Референт имеет очень богатый набор функций, ориентированный, в основном, на крупные бизнес-предприятия [1]. Из существенных недостатков данной системы можно выделить:
помимо лицензий на программный продукт, необходимо отдельно приобрести лицензии на платформу IBM LotusNotes/Domino;
программа, неориентированная на кафедру ВУЗа, для успешной работы требуются дополнительные настройки;
после покупки базовой лицензии необходимо покупать дополнительные модули.
2.3 Система КОМПАС: Документооборот
Данная система является довольно компактной, но в то же время полноценной системой электронного документооборота. Основные функции системы КОМПАС: Документооборот:
создание произвольных типов документов с настройкой форм ввода и алгоритмов обработки;
ввод, хранение и корректировка документов;
автоматическое создание новых документов на основании подготовленных ранее;
отсылка документов по e-mail;
постановка и раздача задач сотрудникам;
контроль прохождения и исполнения документов в процессе документооборота;
служба оповещения о прохождении этапов документооборота, в том числе по e-mail.
Одно из главных преимуществ этой программы — удобство и высокая скорость подготовки первичных документов. Система имеет множество модулей таких, как: правление финансами, бюджетирование, управление закупками, запасами и продажами и др., и ориентирована больше на предприятия малого и среднего бизнеса, но не на работу кафедры ВУЗа.
2.4Выводы
Проанализировав существующие аналогичные системы электронного документооборота, можно сделать вывод, что ни одна система не удовлетворяет требованиям для работы на кафедре ВУЗа.
Поэтому ля решения поставленной цели — повышение эффективности работы кафедры ВУЗа, возникает необходимость в разработке системы автоматизации документооборота для кафедры ВУЗа.
- Проектирование разрабатываемой системы
3.1 Организация документов
Для полноценной работы с документами необходимо разработать систему автоматизации документооборота для кафедры ВУЗа в виде веб-приложения. Систему планируется использовать на кафедре Вычислительной техники Волгоградского государственного технического университета, впоследствии систему электронного документооборота можно будет использовать на любой невыпускающей кафедре любого российского государственного ВУЗа. Ссылка, по которой можно перейти на разрабатываемое веб-приложение, будет располагаться на сайте кафедры Вычислительной техники.
В результате рассмотрения работы персонала кафедры с документами была разработана следующая схема документооборота:
Рис. 1. Схема кафедрального документооборота
3.2 Функциональные требования к системе
Рассмотрим основные требования к разрабатываемой системе и ее функциональности:
предоставить права пользователю в зависимости от занимаемой им должности;
обеспечить добавление и удаление документа;
обеспечить добавление и удаление стандартного шаблона документа;
обеспечить сохранение в базу данных созданного документа или шаблона;
возможность просмотра файлового каталога с документами;
возможность ведения электронного журнала.
На рисунке 2 показана диаграмма вариантов использования для администратора системы. В качестве актора выступает администратор.
Рис. 2. Диаграмма вариантов использования для администратора системы
Операции с аккаунтом — это создание, редактирование и удаление аккаунта. Создание нового аккаунта может производиться, если, например, взяли нового сотрудника на работу, редактирование — когда изменяется личная информация пользователя, удаление — при увольнении сотрудника.
Операции с шаблонами документов — помещение шаблона в папку, удаление шаблона, редактирование шаблона. Операции с шаблонами документов могут производиться при изменении стандартной формы шаблона.
Операции с документами — добавление, удаление и редактирование документов. В доступном каталоге над документами можно выполнить все основные действия.
Операции с папками — удаление и добавление папки, задание уровня доступа к папке. Администратор может выполнять основные действия с папками, а также задавать уровень доступа к папке пользователям в зависимости от занимаемой ими должности.
Операции с электронным журналом — добавление и удаление группы или дисциплины.
3.3 Архитектура системы
Архитектура системы электронного документооборота состоит из нескольких модулей: модуль управления, модуль отображения, модуль доступа к данным и модуль авторизации и аутентификации.
На рисунке 3 в виде диаграммы компонент описана архитектура системы электронного документооборота. Каждая компонента представляет собой отдельный программный модуль, вложенные компоненты представляют собой вложенные модули, которые входят в состав основного модуля.
Рис. 3. Архитектура программы электронного документооборота
Модуль управления является ключевым модулем, который состоит из нескольких модулей и предназначен для организации логики работы с документами и пользователями системы.
Модуль отображения необходим для непосредственного визуального отображения информации, хранящейся в базе данных, в браузере пользователя.
В модуль доступа к данным входят функции работы с базой данных: получение информации из базы данных, обновление и сохранение информации в базе данных.
Модуль идентификации, аутентификации и авторизации предназначен для регистрации пользователей и входа пользователей в систему, согласно своим правам доступа.
- Заключение
В работе была исследована предметная область автоматизации документооборота в общем, определена актуальность разрабатываемой системы автоматизации на кафедре ВУЗа, обозначены функциональные требования к системе, построены схемы кафедрального документооборота и вариантов использования системы.
В итоге предложена многомодульная архитектура системы с краткой характеристикой каждого модуля.
Литература:
- Внутрикорпоративный документооборот БОСС-Референт [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http://www.boss-referent.ru/br/tasks/ord/
- Гмарь Д. В., Крюков В. В., Шахгельдян К. И., Система автоматического управления доступом к информационным ресурсам вуза // Информационные технологии. 2006. — № 2. — С. 19–29.
- ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Москва: Госстандарт России, 1998.
- Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http://rusadvice.org/business/safety/rinok_po_obzor_sistem_elektronnogo_dokumentooborota.html
- Электронный документооборот в организации и на предприятии — Системы электронного документооборота «Дело» [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
