Автоматизация процесса документооборота на предприятии



Автоматизация процесса документооборота на предприятии

Романова Юлия Алексеева, студент

Балтийский государственный технический университет «Военмех» имени Д. Ф. Устинова

Целью статьи является модернизация подсистемы внешних пользователей в конфигурации 1С: ERP Управление предприятием. Новые функции подсистемы должны позволять клиентам формировать заявки на обслуживание, отслеживать состояния текущих заявок и производить контроль выполнения работ с помощью отчетов. Результатом модернизации подсистемы является возможность удаленного способа сотрудничества с предприятием.

Ключевые слова: подсистема, заявка на обслуживание, ERP-система

В настоящее время основным фактором успеха компании являются благоприятные взаимоотношения с клиентами. Именно новые потребности клиентов позволяют предприятиям малого и среднего бизнеса выходить на новые рынки, при этом использование компьютерных технологий помогает оптимизировать многие процессы и снизить затраты на них.

Всё больше предприятий различных масштабов по всему миру стремятся внедрить в свою работу средство управления, известное как ERP-система. В современном понимании ERP система (Enterprise Resource Planning) представляет собой интегрированную информационную систему управления предприятием. Она обеспечивает автоматизацию контроля, учета, планирования и анализа всех бизнес процессов. В основе работы ERP системы лежит управление единым хранилищем данных, которое содержит всю необходимую корпоративную информацию: финансовую, производственную, кадровую и информацию по запасам [3, c. 130].

Ключевыми достоинствами конфигурации 1С:ERP Управление предприятия являются:

– большие функциональные возможности на уровне ERP-систем международного класса;

– средства для конфигурации информационной системы в конкретных условиях эксплуатации;

– адаптация под нужды бизнеса. Существуют различные модули, которые могут работать как в совокупности с базовыми функциями, так и отдельно от них.

Рассмотрим пример для предприятия, занимающимся разработкой, внедрением и консультированием по программным продуктам «1С». Заявки на обслуживание клиентов ведутся в информационной системе. В этом документе хранится информация об исполнителе заявки, стоимости работы (используется для расчета зарплаты), техническом задании, истории изменения статуса заявки («Принята», «В работе», «Завершена», «Отказано» и др.).

Процесс формирования заявки на обслуживание выглядит следующим образом.

Клиент пишет письмо, в котором в свободной форме излагает информацию о работе. Руководитель отдела внедрения связывается с ним для уточнения деталей задания, сроках работ, стоимости и передает данные новой заявки менеджеру. Далее менеджер вводит корректную и полную информацию о заявке на обслуживание в ИC.

В подсистеме «Управление продажами» конфигурации 1С:ERP Управление предприятием предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет [2, c.76]. Клиенту дается доступ к информационной системе, в котором содержится логин и пароль для входа в подсистему внешних пользователей.

Следовательно, можно модернизировать подсистему таким образом, чтобы обеспечить возможность удаленного доступа клиента для работы с заявками на обслуживание.

Основными выявленными требованиями к подсистеме являются:

– создание новой заявки на обслуживание через удаленный доступ клиента;

– мониторинг состояния принятых к исполнению заявок;

– формирование отчета по результатам выполнения заявок.

Реализация этих требований позволит клиентам удаленно сотрудничать с предприятием.

Для отображения требований пользователя была разработана диаграмма вариантов использования, моделирующих функциональную (процессорную) структуру информационной системы посредством вариантов использования и отношений между ними представлена на рисунке 1.

Клиент предприятия через веб-браузер входит в подсистему внешних пользователей в конфигурации 1С:ERP Управление предприятием. Он может создать документ «Заявка на обслуживание», проконтролировать состояние текущих заявок и просмотреть общий отчет о заявках.

Руководитель отдела внедрения заходит в информационную систему компании и контролирует новые заявки на работу. После проверки введенных клиентами данных, руководить вводит заявку на обслуживание в работу и устанавливает документу соответствующий статус, который виден внешнему пользователю.

Рис. 1. Диаграмма вариантов использования

Заявка на обслуживание клиента представлена типовым документом «CRM_Событие», который дополнен необходимыми реквизитами. Форма документа для клиента изображена на рисунке 2.

Рис. 2. Форма документа «CRM_Событие» для клиента

При выборе «Желательного исполнителя» пользователю предоставляется выбор только из тех сотрудников, с которыми уже были трудовые взаимоотношения. Если же сотрудников нет в списке, это означает что компания, которую представляет пользователь, еще не сотрудничала с предприятием.

Конечным результатом учета в любой программе являются отчеты — средство анализа данных, представления результата деятельности и ее итогов [4, c.140]. Отчет «Сводная ведомость по заявкам на работу» предназначен для анализа текущего состояния заявок на обслуживание.

Отчет выполнен с помощью системы компоновки данных, поэтому пользователю предоставлена возможность самостоятельно задавать параметры и условное оформление отчета [1].

Форма отчета изображена на рисунке 3.

Рис. 3. Форма отчета «Сводная ведомость по заявкам на работу»

Таким образом, модернизация подсистемы внешних пользователей облегчит работу с большими объемами информации при предоставлении информационных услуг клиентам.

Литература:

1. 1С:Предприятие [Электронный ресурс] // URL: http://www.v8.1c.ru. (Дата обращения: 12.05.2016).
2. Амбрашина Е. В. — Использование механизма расширенной аналитики в "1С:Управление производственным предприятием»/ Е. В. Амбрашина ООО «1С-Паблишинг», 2013 г. — 177 с.
3. Архипова Н. И. Исследование систем управления. Учебное пособие для вузов / Н. И. Архипова. — М.: «Издательство ПРИОР», 2002 г. — 214 с.
4. Дубянский В. 1С: Предприятие. Конфигурирование и администрирование для начинающих / В. Дубянский, СПб: «БХВ-Петербург», 2010 г. — 170 с.