Библиографическое описание:

Пешкова О. А. Система коммуникаций организации // Молодой ученый. — 2013. — №11. — С. 432-434.

Система коммуникаций организации — это работники организации, объединенные взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными потоками друг с другом и внешней средой в коммуникационный процесс посредством коммуникационных каналов.

Коммуникационный процесс представляет собой процесс передачи сообщения от отправителя к получателю по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств. Наличие обратной связи позволяет как отправителю, так и получателю сообщения конструктивным образом корректировать цели, задачи, действия в процессе коммуникации. То, каким образом получатель воспринимает сообщение, отправитель узнает с помощью механизма обратной связи, — именно обратная связь превращает коммуникацию в двусторонний процесс обмена информацией.

Коммуникационные потоки организации подразделяются на внешние и внутренние коммуникации; формальные и неформальные; вертикальные, горизонтальные и диагональные; нисходящие и восходящие; вербальные и невербальные коммуникации и т. д.

При решении рабочих задач неформальные, неофициальные коммуникации зачастую воспринимаются сотрудниками как более значимые, чем формальные. Неформальные коммуникации более гибкие, распространяются более оперативно, по скрытым каналам, посредством системы неформальных коммуникаций генерируются слухи.

Среди барьеров, препятствующих внутренней коммуникации, наиболее существенными являются индивидуальные и организационные барьеры [5, с.672].

Индивидуальные барьеры, в основном, появляются вследствие различий в системе ценностей сотрудников; несоответствия уровня образования и компетенций; различий в уровне доходов, возрастных и прочих социально-демографических показателях.

Минимизировать конфликтность и негативное влияние индивидуальных барьеров возможно повышением уровня коммуникативной компетентности персонала.

Коммуникативная компетентность — это определенный уровень сформированных персональных характеристик, знаний, личностного и профессионального опыта общения индивида, позволяющий достичь успешной коммуникации [3, с.106].

К наиболее важным характеристикам, определяющим коммуникационную компетентность, относятся: коммуникабельность; знание норм и правил общения для той или иной ситуации; применение и понимание невербального языка коммуникации; способность вести себя соответственно коммуникативной ситуации, что, наряду с мотивацией и опытом, формирует коммуникативную личность той или иной сферы деятельности [3,с.107].

Помимо индивидуальных коммуникационных барьеров также существуют организационные барьеры коммуникации, в частности:

-          не соответствующая миссии организации, основным организационным ценностям, функциям и структуре системы управления система формальных и неформальных коммуникаций организации;

-          недостаточная координация коммуникаций;

-          различный статус сотрудников, предполагающий неодинаковый объем властных полномочий;

-          разные потребности структурных подразделений.

Для предотвращения указанных организационных барьеров коммуникаций необходимо создавать в организации атмосферу доверия и открытости, особое значение следует придавать эффективности обратной связи. Весьма важным представляется учет особенностей корпоративной культуры.

Эффективность управления коммуникациями организации в существенной степени обеспечивается однородностью системы норм, ценностей, убеждений, составляющих, наряду с ритуалами, традициями, правилами поведения, основу корпоративной культуры. Такая однородность в определенной мере определяется гомогенностью социально-демографической структуры организации (возраст, пол, национальный состав работников, их религиозная принадлежность, уровень дохода, образование, квалификация, стаж и опыт работы) [6, с.115–116].

Если сотрудники организации составляют группы со схожими социально-демографическими показателями, то совокупность таких групп может способствовать формированию и поддержанию корпоративной культуры организации на основе неформальной структуры организации. Принципы корпоративной социальной ответственности, соответствующие миссии, функциям, целям и задачам деятельности компании, внедряются более гармонично.

По результатам исследования агентства Fleishman-Hillard Vanguard, проведенного совместно с Российской Торгово-промышленной Палатой [9], в 2012 г., уровень социальной ответственности российского бизнеса участники опроса оценили на 3,7 балла из 7 максимально возможных, что на 0, 2 балла выше, чем в 2011 году. Около половины участников опроса (46 %) сообщили, что оказывали помощь местным властям в социальном развитии. Представители компаний, оказывающих ту или иную социальную помощь, уровень социальной ответственности отечественных предпринимателей оценили в 4,3 балла. Показательно, что респонденты, представляющие компании, не оказывающие социальную помощь, оценили уровень социальной ответственности российского бизнеса на 1 балл ниже. Наиболее популярным видом помощи в 2012 г. являлась реализация социальных программ для работников компании (83 %), причем этот показатель вырос более, чем на треть (на 27 пунктов), по сравнению с данными 2011 года.

Для формирования корпоративной культуры организации, соответствующей миссии, целям и задачам ее деятельности, необходимо построить систему коммуникаций с эффективной обратной связью, минимизировать барьеры коммуникации.

В общем виде приемы организации, управления и координации коммуникационными потоками для формирования, изменения и поддержания основных ценностей корпоративной культуры компании можно сформулировать следующим образом [7, с.116–118]:

-          организовывать и координировать формальные потоки сообщений в строгом соответствии с миссией, целью, функциями и структурой организации;

-          для предотвращения информационных перегрузок персонала следует частично ограничивать потоки коммуникаций, предназначая их только тем сотрудникам, которым та или иная информация требуется для осуществления деятельности в соответствии с целями, функциями подразделения и должностными инструкциям; кроме того, необходимо отсекать информацию, бесполезную для деятельности того или иного сотрудника, подразделения и компании в целом;

-          для снижения потерь вследствие искажения информации следует добиваться уменьшения уровней управления, что позволит сократить количество звеньев как восходящих, так и нисходящих коммуникаций; шире использовать диагональные коммуникации;

-          постоянно обновлять качественный уровень технических средств коммуникации;

-          применять более современные коммуникационные технологии;

-          выявлять и минимизировать коммуникационные барьеры коммуникаций;

-          для оценки эффективности обратной связи следует выявлять полноту информированности сотрудников о различных аспектах деятельности компании (для этих целей можно использовать интервью при увольнении, а также ящики предложений,), периодически сопоставляя выявленное мнение персонала с мнением руководства об оценке персоналом управленческих действий и решений;

-          в случае позитивного влияния сложившейся структуры неформальных коммуникаций на производственный процесс, осуществлять подбор и расстановку кадров в компании в соответствии со структурой неформальных коммуникаций; имеющиеся в организации продуктивные неформальные коммуникации следует использовать для формирования временных и постоянных формальных групп;

-          следует изменять или разрывать связи, препятствующие эффективной деятельности организации, менять состав работников отделов и подразделений компании, возможен перевод неформального лидера или сотрудника, распространяющего сплетни, в другое подразделение или его увольнение;

-          организовывать различного рода тренинги, семинары, курсы повышения квалификации, в которых одновременно принимали бы участие сотрудники различных уровней управления из разных подразделений компании, что позволит укрепить формальные и неформальные коммуникации, повысить степень вовлеченности сотрудников в деятельность компании, развить человеческий потенциал персонала, внедрить основополагающие ценности корпоративной культуры;

-          важно создание социальных условий для персонала за пределами организации, в частности, обеспечение сотрудников и членов их семей медицинским обслуживанием достойного уровня, возможностями для отдыха, оздоровления и занятий спортом;

-          для формирования, развития и поддержания корпоративной культуры и имиджа организации следует более широко использовать технологии системы интегрированных коммуникаций, таких, как — Паблик Рилейшнз, брендинг, применяя возможности сети Интернет, различных социальных сетей, корпоративных СМИ, локальной сети организации. Необходима разработка и поддержание концепции корпоративной социальной ответственности, которая позволит транслировать принципы социальной ответственности компании для персонала, клиентов, партнеров, государственных и ведомственных организаций. Опыт работы у известного на рынке работодателя улучшает перспективы поиска работы сотрудника в случае ухода из данной компании, т. к. сотрудничество с известным брендом повышает стоимость профессионала на рынке труда.

Оптимизация управления системой организационных коммуникаций позволит более конструктивным образом организовать процесс коммуникаций, повысить действенность обратной связи, минимизировать действие барьеров коммуникации, укрепить организационные ценности, сформировать, поддержать и развить корпоративную культуру, что положительным образом повлияет на результативность управления компанией, позволит сформировать более позитивный имидж организации для различных категорий потребителей информации.

Литература:

1.      Гнатюк О. Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие / О. Л. Гнатюк. — М.:КНОРУС, 2010. -256 с.

2.      Дафт Р. Л. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. — СПб.: Питер, 2004. — 864 с.

3.      Конецкая В. П. Социология коммуникации./ В. П. Конецкая. — М.: Международный университет Бизнеса и управления, 2004. — 204 с.

4.      Лэйхифф Дж. М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. — СПб.: Питер, 2001. — 688 с.

5.      Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Пер. с англ. — М.: Дело, 1998. — 800 с.

6.      Пешкова О. А. Изучение и совершенствование организационных коммуникаций/ О. А. Пешкова // Молодой ученый.- 2012.- № 7.- С.115–116.

7.      Пешкова О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организациях./ О. А. Пешкова // Молодой ученый.- 2012.- № 7.- С.116–118.

8.      Шарков Ф. И. Теория коммуникаций./ Ф. И. Шарков. — М.: РиП-холдинг, 2004г. — 244 с.

9.      URL: http://philanthropy.ru/analysis/2013/03/20/9904 (время обращения 10.10.2013)

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle