Библиографическое описание:

Кириллов К. В. Моделирование бизнес-процессов средствами ARIS // Молодой ученый. — 2012. — №6. — С. 160-166.

«... не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успех»

М.Хаммер, Д.Чампи «Реинжиниринг бизнес-процессов»

Теория моделирования технических систем и процессов в 20-м веке доказала свою эффективность и практическую значимость. Этого нельзя сказать о моделировании экономических систем и процессов. Достижения в области математики и быстрое развитие средств вычислительной техники существенно расширили возможности создания и развития новых высокоэффективных теорий моделирования. Методы расчета и конструирования сложных технических систем, основанные на моделировании, а также эксплуатация систем, реализованных на основе этих расчетов, подтверждают совпадение моделей и реально созданных изделий. Аналогичных примеров практического использования моделей экономических систем в мировой практике немного, а в российской действительности они пока единичны. Но заказчик, например, автоматизированной системы управления предприятием или системы автоматизации технологических процессов желает «увидеть» и скорректировать будущую систему до того, как он оплатит ее изготовление и она будет реализована физически. А для этого необходимо моделирование проектируемой системы.

Наличие комплексной модели предприятия является основой для выполнения следующих работ:

  • проведения анализа, оценки и внесения предложений по совершенствованию деятельности предприятия;

  • разработки автоматизированной системы управления предприятием;

  • разработки системного проекта и внедрения корпоративной информационной системы (КИС), поддерживающей систему управления;

  • подготовки и проведения процедуры сертификации предприятия в соответствии с требованиями международных стандартов качества серии ИСО 9000 и т.д.

К простейшим моделям в экономике относятся производственные функции, которые описывают зависимость результатов производства от одного или нескольких ресурсов (природных, трудовых, финансовых, производственных, информационных). Известно, что функциональную зависимость можно описать словесно, аналитически, таблично или графически. Но для словесного задания функции нужно быть хорошим «писателем», а аналитический вид существует не для всех функциональных зависимостей.

Графическое описание является наиболее удобным для восприятия и анализа, так как в графике сосредоточена значительная и очевидная информация о функции. Многовековая практика доказывает, что самыми эффективными являются графические модели, описывающие зависимость нескольких величин.

В связи с этим авторы методик моделирования сложных систем и процессов разрабатывают графические модели, изображаемые в виде диаграмм (картинок), которые состоят из объектов (фигур) и различных связей между ними. Информативность такого представления многомерна, так как выражается в различных свойствах (цвет, фон, начертание и др.) и атрибутах (вес, размер, стоимость, время и т. д.) каждого объекта и связи.

Построенные модели являются результатом начальных этапов разработки системы и техническим заданием на последующие этапы. Но они являются и самостоятельным (отделяемым) результатом, имеющим большое практическое значение. В частности модель «как есть» описывает существующие технологии на предприятии. Анализ этой модели позволит выявить узкие места и предложить рекомендации по их улучшению.

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому модели в виде диаграмм являются прекрасным наглядным пособием для новых работников и позволяют быстро обучить их конкретному направлению деятельности предприятия. С помощью моделей можно также осуществлять предварительное рассмотрение новых направлений деятельности предприятия.

Комплексная модель системы и ее процессов является результатом этапа разработки системного проекта (анализа требований к системе), на котором требования заказчика уточняются, формализуются и документируются. Фактически на этом этапе дается ответ на вопрос: «Что должна делать будущая система?».

Выявление и согласование требований заказчика новой системы приводит к пониманию того, что же в действительности необходимо сделать. За этим следует проектирование или выбор готовой системы так, чтобы она в итоге как можно в большей степени удовлетворяла требованиям заказчика. Именно на этапе анализа требований закладывается фундамент успеха всего проекта автоматизации предприятия. В практике автоматизации сложных систем известно немало примеров неудачной реализации именно из-за неполноты и нечеткости определение системных требований.

Системный проект позволяет следующее:

  • описать, «увидеть» и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически;

  • уменьшить затраты на разработку и внедрение системы;

  • оценить разработку по времени и результатам;

  • достичь взаимопонимания между всеми участниками работы (заказчиками, пользователями, разработчиками, программистами и т.д.);

  • обеспечить требуемое качество разрабатываемой системы.

На этапе анализа требований необходимо не только понять, что предполагается сделать, но и задокументировать это на достаточно простом и понятном заказчику языке. Модели требований (логические модели) системы, состоящие из множества взаимосвязанных диаграмм, текстов, таблиц и т.п., как раз и являются такими документами. Этот результат (выход) системного проекта независим и отделяем от его разработчиков. Он не требует сопровождения и может быть передан другим лицам с целью подготовки и проведения следующих этапов работы.


Традиционный подход. Функционально-ориентированное управление

В организации и управлении российскими предприятиями доминирует структурный подход. Структура – совокупность устойчивых элементов сущности, обеспечивающих ее целостность. Организационную структуру можно определить как упорядоченную совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Структурный подход основан на иерархической организационной структуре предприятия, где организация и управление деятельностью предприятием осуществляется по структурным элементам (бюро, отделам, цехам и т. п.), а взаимодействие структурных элементов – через работу должностных лиц (начальников отделов, производств, цехов и т. д.).

Система управления практически всех российских предприятий имеет ярко выраженную иерархическую структуру и функциональную направленность. В современных условиях этот подход управления оказывается неэффективным по следующим причинам.

Во-первых, в функционально-ориентированном управлении (ФОУ) каждый начальник делегирует определенные функции своему подчиненному, и поэтому главным потребителем (контролером) результатов труда работника является его вышестоящий начальник. Поэтому каждый сознательно или подсознательно старается угодить начальнику, а не коллеге из соседнего подразделения, а тем более клиенту. При современных тенденциях такой подход сразу отбрасывает предприятие на последние роли в конкурентной борьбе за рынок.

Во-вторых, при ФОУ усложнен обмен информацией между различными подразделениями, что приводит к большим накладным расходам, длительным срокам выработки управленческих решений и, потере клиентов. По подсчетам аналитиков время работы и взаимодействия между субъектами ответственности разделяется следующим образом: 20% – время работы, 80% – передача результатов следующему исполнителю. Попытки внедрения автоматизации при ФОУ привели к увеличению накладных расходов и снижению эффективности в несколько раз.

В-третьих, ФОУ противоречит фундаментальному закону искажения информации при ее передаче с помощью естественного языка (закону информационной энтропии). Любой естественный язык обладает информационной избыточностью, что является источником искажения сути сообщения. Поэтому при передаче информации через четыре уровня иерархии мы имеем высокую вероятность получения 100%-х искажений от исходного сообщения. Отчасти по вышеперечисленным причинам распались многие великие иерархические империи от древнейших времен до сегодняшних дней.

В организации и управлении деятельностью предприятия выделяют также следующие недостатки ФОУ:

  • разбиение технологий выполнения работы на отдельные, несвязанные между собой фрагменты, которые выполняются различными элементами организационной структуры;

  • отсутствие цельного описания технологий выполнения работы, в лучшем случае существует только фрагментарная документируемость технологий;

  • отсутствие ответственного за конечный результат и контроля над технологией в целом;

  • отсутствие ориентации на внешнего клиента, а также внутренних потребителей, промежуточных результатов деятельности;

  • высокие накладные расходы, как правило, непонятно откуда появляющиеся;

  • неэффективность информационной поддержки, обусловленная «лоскутной» автоматизацией деятельности отдельных подразделений.

Практика показывает, что эффективная деятельность в бизнесе (т.е. деятельность, приносящая максимальную прибыль) не может осуществляться при ФОУ и структурном подходе, где управление реализуется посредством приказов распоряжений и разрешений. Одним из выходов является переход к процессно-ориентированному управлению.


Бизнес-процессы

Информационные системы играют важнейшую роль при клиент-ориентированной организации бизнеса и процессно-ориентированном управлении бизнесом. Для выяснения этой роли введем несколько понятий из «процессной» терминологии.

Бизнес-процесс (БП) – это взаимосвязанный набор действий (операций, функций), которые по определенным правилам преобразуют исходные экономические ресурсы в конечные продукты или услуги.

В набор таких действий обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам структурными элементами, расположенными на различных иерархических уровнях организационной структуры предприятия.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации функций в рамках БП, а также характеристики и условия выполнения БП, т. е., другими словами, бизнес-правила – это специальные сведения и особенности конкретной бизнес-деятельности. Вся бизнес-деятельность должна быть проникнута заботой о потребителе, т.е. в каждом БП должны учитываться требования потребителя (качество, стоимость, условия доставки, особенности использования, сервис и т.д.).

Предприятия можно рассматривать как экономические подсистемы, состоящие из ограниченного множества БП, работающих вместе для достижения конечных целей. К БП относятся, например, процесс сбыта и снабжения, процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслуживания клиентов. Лозунг нефтяных компаний «От скважины до бензозаправки» означает БП макроуровня, охватывающий весь технологический цикл компании.

Не существует стандартного списка БП. Каждое предприятие имеет свой собственный перечень БП. Как правило, основу для классификации составляют четыре категории БП – основные, обеспечивающие, процессы управления и развития.

Основными являются те БП, которые создают основные выходы (продукцию или услуги), представляющие ценность для клиента и приносящие основной доход организации. Как правило, основных БП не более десяти.

Обеспечивающими являются БП, которые обеспечивают выполнение основных БП. В общем случае они обеспечивают ресурсами все БП. Количество обеспечивающих БП достигает десятков.

БП управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого БП и организации в целом с учетом полного цикла управления организацией, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонения от плана и формирования управляющих решений.

К БП развития относятся БП совершенствования производимого продукта или услуги или технологии его получения, а также инновационные процессы.

Кроме основных БП, приносящих основной доход организации, можно выделить неосновные БП, которые приносят незначительную долю дохода. Более того, в составе основного БП могут существовать внутренние обеспечивающие подпроцессы, а в составе обеспечивающих можно выделить основной, обеспечивающий и несколько вспомогательных подпроцессов. Обеспечивающие процессы снабжают ресурсами и технологически поддерживают основные БП, а также процессы управления и развития.

К общим обеспечивающим БП относятся формирование спроса нa продукцию или услуги, экономический анализ, финансовое обеспечение, Снабжение, юридическое обеспечение, обеспечение транспортом, ремонт оборудования, обеспечение электроэнергией, обеспечение персоналом, обеспечение охраны труда и техники безопасности, социальное обслуживание.

К процессам развития относят, например, расширение производственных площадей, совершенствование технологий производства или предоставления услуг, внедрение нового оборудования, разработку или внедрение ИС.

Каждый БП характеризуется четко определенными во времени началом и концом; внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими БП внутри организации, либо описывают выход во внешнюю среду; последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой функции, входящей в БП, определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации (события), время и стоимость выполнения и др.

БП можно представить как упорядоченную совокупность таких сущностей как рабочие объекты, ресурсы, организационные единицы, функции, события др.

Рабочий объект – это сущность, над которой осуществляется некоторое действие (преобразование, обработка, формирование). Рабочие объекты могут быть или материальными (сырье, материалы, полуфабрикаты, готовые изделия или финансовыми (платежи, перечисления и др.), или информационными (заказы, накладные, счета и другие документы). Рабочие объекты являются динамическими сущностями, т.е. периодически возникают в БП (закупаются, производятся, формируются), преобразуются в другие объекты и удаляются из БП (продаются, передаются на хранение). Под рабочими объектами можно понимать предметы труда.

Ресурсы — это сущности, с помощью которых осуществляются БП, на пример, оборудование, деньги на расчетном счете, нормативно-справочная ш формация (номенклатуры-ценники, классификаторы) и т. д. Ресурсы, так же и рабочие объекты, могут динамически изменять свое состояние (конкретные экземпляры ресурсов в течение жизненного цикла, но в отличие от рабочих объектов используются в системе в течение нескольких циклов воспроизводства, т.е. находятся в системе постоянно и в этом смысле являются статическими. Под ресурсами можно понимать средства труда.

Разделение сущностей на рабочие объекты и ресурсы зависит от использования их в том или ином БП, поскольку в одном БП сущность может выступать в роли рабочего объекта (например, предприятие самостоятельно ремонтирует некоторое оборудование), а в другом эта сущность используется в качестве ресурса (оборудование используется в производственном процессе).

Организационные единицы (предприятия, подразделения, персонал, отдельные исполнители) – это частный случай ресурсов, представляющих собой объединение исполнителей, которые используют другие ресурсы для выполнения БП. Одно и то же подразделение может участвовать в нескольких БП.

Функция или бизнес-функция (работа, действие, операция) преобразует входные рабочие объекты в выходные или модифицирует их. Последовательность взаимосвязанных по входам и выходам функций составляет БП. Функция БП может порождать рабочие объекты любой природы (материальные, денежные, информационные).

По степени информатизации выделяют автоматические, интерактивные, экспертные и неавтоматизированные функции. Автоматические функции выполняются ЭВМ без участия человека, например, составление стандартных отчетов или проведение математических расчетов. Интерактивные функции выполняются ЭВМ и человеком в диалоговом режиме. Экспертные функции выполняются человеком на основе рекомендаций (команд), подготавливаемых ЭВМ. Неавтоматизированные функции выполняются человеком без использования ЭВМ.

События описывают различные условия протекания БП. Эти условия связаны с происходящими событиями во внешней среде или в самих БП (например, заказ принят, отвергнут, отправлен на корректировку), которые изменяют состояния объектов, ресурсов, организационных единиц. Таким образом, событие фиксирует факт завершения выполнения некоторой функции и перехода объекта в новое состояние или появления нового объекта. Новые состояния объектов вызывают выполнение новых функций, которые создают новые события и т.д., пока не будет завершен некоторый БП. Таким образом, последовательность событий составляет конкретную реализацию БП.

Каждое событие описывается с двух точек зрения: информационной и процедурной. Информационно событие отражается в виде некоторого сообщения, фиксирующего сам факт выполнения некоторой функции, изменения состояния и появления нового объекта. Процедурно событие вызывает выполнение других функций и поэтому для каждого состояния объекта должны быть заданы описания вызовов других функций. Таким образом, события выступают в управляющей роли для выполнения функций БП и определяют направления материальных, информационных и финансовых потоков в зависимости от конкретной ситуации.

У каждого БП есть границы, интерфейс и владелец. Границы БП – граница входа, которая предшествует первой операции процесса, и граница выхода, которая следует за его последней операцией. Интерфейс БП – организационный, информационный и технический механизм, посредством которого БП взаимодействует с предшествующим и последующим БП. Владелец БП – лицо или, группа лиц, отвечающие за БП и имеющие полномочия изменять его с целью усовершенствования.

Выделение БП, их описание, анализ и оптимизация – колоссальный резерв :для повышения конкурентоспособности и эффективности работы компании. При совершенствовании БП на предприятии преследуют различные цели, например, стремятся улучшить их организацию, согласовать выполняемые работы, уменьшить затраты, ускорить работу и т.д. Цели совершенствования БП можно строго сформулировать. Например, возможны следующие формулировки целей совершенствования БП.


Введение в АРИС

АРИС (ARIS – architecture of integrated information systems) это не только программа, а концепция моделирования бизнес-процессов, разработанная профессором Августом-Вильгельмом Шером.

Концепция призвана соединить теорию и практику бизнеса с информационными и коммуникационными технологиями. Основа концепции АРИС заключается в представлении бизнес-процессов в форме диаграмм.

Существует несколько взглядов (подходов) к моделированию бизнес-процессов. Каждый подход характеризуется определенными моделями, которые могут в себя включать много объектов и много соединений (отношений). Объекты, использующиеся в одной модели, могут появляться (использоваться) в других моделях. Для обеспечения структуры, все модели разделены на пять категорий:

1. Организационные модели – модели структуры организации. Включают в себя организационные звенья и человеческие ресурсы, представленные в иерархических организационных диаграммах.

2. Информационные модели – модели информации бизнеса. Включают в себя модели данных, структуры знаний и навыков, информационных носителей и баз данных.

3. Функциональные модели – модели действий процессов. Включают в себя иерархию функций, бизнес-целей, прикладных систем.

4. Модель товаров и услуг, преобразуемых и получаемых в результате бизнес-деятельности компании.

5. Процессные модели – динамические модели, которые показывают поведение процессов и их зависимость от ресурсов, данных и функций окружения бизнеса. Включают в себя событийно-управляемые модели (еЕРС), модели окружения функции (FAD), модель добавленной стоимости (VAD).

Первые четыре категории концентрируются на структуре организации, процессные модели концентрируются на поведении процессов во времени.

Все пять категорий соединяются в так называемое «здание АРИС», которое помогает наглядно представить отношения между статическими и динамически моделями:

Метод АРИС в моделировании бизнеса

Моделирование включает в себя несколько фаз:\

  • Определение целей

  • Сбор требований и информации

  • Концептуальное моделирование

  • Детальное моделирование

  • Реализация моделей

  • Верификация и адекватность моделей

Общие принципы моделирования

При моделировании следует придерживаться следующих основополагающих принципов, разработанные профессором Шеером:

1) Принцип корректности – корректная модель должна соответствовать принятым синтаксическим и семантическим правилам. Метод должен быть полным и логичным, модель должна соответствовать методу. Только тогда модель может быть адекватна реальности и использоваться разными пользователями.

«Придерживайтесь методологии АРИС»

2) Принцип релевантности – объекты, используемые при моделировании должны соответствовать целям моделирования. Чрезмерно детализированное моделирование приводит к неоправданным потерям средств.

«Не пытайтесь замоделироватъ ВСЕ»

3) Принцип баланса затрат и выгод – 80% выгод достигаются 20% усилий. Получение дополнительных 20% выгод достигаются 80% усилий

«Знайте, когда следует остановиться»

4) Принцип ясности – модель должна быть понятна и применима. Сложные бизнес-модели должны быть разделены на простые, понятные части, которые интегрируются в единую структуру.

«Сохраняйте простоту — заумные модели приводят в замешательство»

5) Принцип сравнимости – АРИС – инструмент неограниченных возможностей для достижения одного и того же результата. Реальные выгоды от моделирования могут быть получены при ограничении возможностей в разумных пределах – использовании собственных стандартов, базирующихся на методологии АРИС.

«Разработайте стандарты моделирования и следуйте им»

6) Принцип системности – модели и их элементы, разработанные в личных частях здания АРИС, должны согласовываться и интегрироваться в единую структуру.

«Не изобретайте колесо, используйте его по возможности»


Объекты, модели, отношения, экземпляры

Модели показывают отношения между объектами, изображенными символами. Объекты представляют собой отражение сущностей реального мира (функций, должностей, документов, информации, и т. д.), которые мы хотим моделировать и анализировать.

В АРИС используются следующие термины:

Термин

Значение

Объект (Object)

Отражение сущности реального мира

Символ (Symbol)

Визуальное изображение объекта на диаграмме модели АРИС.

Отношение (Relationship)

Взаимосвязь между сущностями реального мира, показанная отношением между объектами АРИС

Соединение (Connection)

Визуальное отображение отношения. Линия, соединяющая два объекта в АРИС модели, показывает отношение между объектами

Экземпляр (Occurrences)

Место в модели, в котором используется объект

АРИС имеет более чем 200 типов объектов и множество типов отношений, упрощения моделирования при одновременном достижении целей, согласно «Соглашению по моделированию бизнес-процессов предприятий УП ЯБП в нотации системы ARIS», число объектов и отношений сокращено.

Число используемых моделей сокращено до семи (в АРИС доступно более 100 моделей).

Самих по себе объектов недостаточно, важны отношения между ними. Отношения между объектами описываются путем соединений между ними на диаграммах. Соединения может создаваться как между объектами одинакового типа, так и между объектами различного типа. При этом не все возможные отношения между двумя объектами имеют смысл – возможные типы отношений между объектами описаны в модельном соглашении и могут быть установлены так называемым «методическим фильтром» АРИС.

На рисунке ниже приведены типовые объекты АРИС и отношения между ними.

Модель – это не картинка. Основное отличие между картинкой (в WORD, VISIO, EXCEL,...) и диаграммой АРИС в следовании определенному методу. Модель реализует концепцию недвусмысленного, точного определения объектов и отношений между ними.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle