Библиографическое описание:

Силаев А. А., Кукушкин А. Н. Автоматизированная система учёта услуг и распределения времени между клиентами, в сфере музыкальной репетиционной деятельности // Молодой ученый. — 2012. — №5. — С. 81-83.

Значительный рост предприятий, занимающихся сферой предоставления услуг, является хорошей оценкой работоспособности рынка в этой области. Все больше компаний занимающихся предоставлением услуг начинают вести свою деятельность с использованием информационных технологий. Это порождает ряд проблем взаимодействия сотрудников компании и клиентов. В настоящее время имеется значительное число публикаций, рассматривающих эти проблемы.[1,2]

Обрабатывая поступающие заказы, служащие и руководители нуждаются в подробной статистике по проделанной работе. Оплачивая какой-либо из видов услуг, клиент ожидает оперативной обработки своего заказа. Всё это позволяют решить автоматизированные системы обработки заказов и ведения статистики.

Задачи, которые решаются с помощью автоматизированных систем, широки в своём применении. Эта логика работает везде, где услуги продаются с привязкой ко времени: маникюрный салон, массажный кабинет, парикмахерская, клининговый сервис, приёмы у психолога, где клиент платит за услугу, которая оценивается ещё и потраченным на него временем. Но при этом следуют отметить, что разрабатывать одну универсальную систему не всегда является целесообразным. Поэтому для небольшой фирмы выгодно поддерживать свою собственную разработку с инклюзивными функциями.[3]

Данная статья посвящена разработке автоматизированной системе учёта услуг и распределения времени между клиентами, в сфере музыкальной репетиционной деятельности.

Существует репетиционная база, которая представляет собой капитальное помещение со специальной акустической отделкой, дорогостоящее техническое музыкальное оборудование и наёмный работник, труд которого должен оплачиваться. В интересах владельца музыкальной базы сократить время простоя базы и максимально контролировать наёмного работника, тем самым повысив эффективность репетиционной базы и её рентабельность. Попутно получать статистические данные в виде отчётов необходимых для анализа эффективности предприятия и принятия стратегических решений по развитию бизнеса.

Для сокращения времени простоя предлагается автоматизировать процедуру записи на репетицию. Происходить это будет следующим образом: потенциальный клиент (он должен быть зарегистрирован в системе) заходит на сайт репетиционной базы, и в соответствующем его разделе выбирает день и временной интервал, который собирается занять. Клиенту, открывшему данную страницу видны признаки «занято»/«свободно» по каждому часу суток на каждый день. Соответственно запрос на бронирование может быть оформлен только на свободное время базы. После отправки клиентского запроса на бронирование – данный интервал времени считается зарезервированным этим пользователем и ему присваивается признак «занято», а администратор репетиционной базы получает письмо-уведомление о новом клиенте. Такое решение избавляет обе стороны от случаев, когда записаться на репетицию по телефону невозможно. Нет средств на счёте у клиента, телефон администратора вне зоны доступа, в момент звонка у администратора нет под рукой графика занятости базы, сбои связи и просто психологически облегчает клиенту процедуру записи (скованность в общении, нежелание тратить деньги за звонок и т.д.). Клиент сам видит график занятости базы в перспективе нескольких дней и ему проще определиться со временем репетиции, тем более, когда на это требуется согласия всех участников музыкального коллектива.

Второй важный функционал системы – это предоставление отчётно-статистической информации. Владелец базы в любой момент может просмотреть историю посещений, график загрузки, вывести отчёты за любой заданный промежуток времени, это облегчит работу по анализу загруженности и экономической эффективности базы, поможет в построении новых маркетинговых стратегий по продвижению данной услуги.

Для автоматизации процессов реализации услуг, управления услугами и ведения статистики реализованы три модуля системы:

модуль регистрации пользователей;

модуль учета услуг;

модуль мониторинга графиков репетиций.

Каждый модуль выполняет возложенные на него функции и обеспечивает взаимосвязь с остальными модулями конфиденциальность, доступность, представление и целостность данных.

Модуль регистрации пользователей позволяет выполнять регистрацию пользователей в системе и реализует следующие функции:

– заполнение необходимых регистрационных данных;

– проверка введённых данных;

– получение прав доступа пользователями.

При регистрации требуется определить, к какой группе относится пользователь, и назначить ему определённые права доступа к системе.

Также после регистрации администратор репетиционной базы должен проверить правильность введённых пользователем данных. К таким данным относятся контактный телефон, ФИО и адрес пользователя. После чего пользователь получает свои права доступа в системе.

Модуль учёта услуг имеет функционал учета услуг репетиционной базы. Процедура учёта услуг реализует следующие функций:

    – бронирование даты, времени и вида репетиции;

    – учёт оплаты услуг репетиций;

    – учёт посещаемости клиентов и штрафов;

    – настройка тарифов на услуги.

    Модуль учета предоставляемых услуг функционирует в двух режимах: работа по предоплате и работа при оплате по факту. Всего для репетиционной базы реализовано три вида услуг: репетиция, прослушивание, запись.

    Учет оплаты услуг производится из настройки тарифов за репетицию, ставки оператора репетиционной базы, и ставки владельца базы. В случае если включён режим предоплаты, имеется два варианта при неявки коллектива в назначенное время: возврат или не возврат предоплаты.

Система штрафов имеет счётчик количества неявок, настройка тарифов штрафов и установка срока «добросовестного отказа». Если клиент отказался от репетиции в данное время не позднее чем за заданный срок до наступления репетиции, то штрафные санкции к нему не применяются.

Модуль мониторинга графиков репетиций включает в себя:

формирование отчетной информации;

предварительный просмотр и печати информации;

сохранение данных отчета в файл;

редактирование сформированной отчетности.

Имеется возможность формирования отчёта:

– по зарегистрированному клиенту;

– по заданному интервалу времени;

– по штрафным санкциям;

– по виду предоставляемой услуги.

Архитектура автоматизированной системы учёта услуг репетиционной базы, показанная на рисунке 1, построена на технологии «клиент-сервер»/

Клиент представляет собой приложение браузера, с помощью которого происходит подключение через Интернет к сайту репетиционной базы, расположенной на сервере.

На сервере расположен сайт репетиционной базы, скрипты обработки запросов пользователя и база данных.


Рисунок 1. Архитектура системы.



Рисунок 2. Таблицы базы данных.


В системе предусмотрен удалённый доступ через браузер владельца репетиционной базы с правами администратора сервера.

Для хранения данных системы разработаны восемь таблиц базы данных, структура, который показана на рисунке 2:

– таблица «Пользователи» (users) содержит основную информацию о зарегистрированных пользователях;

– таблица «Группы» (groops) содержит информацию группах пользователей. Каждая группа имеет свой набор прав доступа;

– таблица «Услуги» (service) содержит информацию о предлагаемых услугах;

– таблица «Тарифы» (tarif) содержит информацию тарифах за услуги репетиционной базы;

– таблица «Штрафы» (fines) содержит информацию о величине штрафов;

– таблица «Неделя» (week) содержит перечень дней недели;

– таблица «Часы» (clock) содержит перечень временных промежутков работы базы;

– таблица «Состояния» (position) содержит информацию о возможных состояниях базы в определённые промежутки времени.

Для реализации разработанной системы выбран скриптовый язык PHP предназначенный для разработки web-приложений.[5]

В качестве СУБД по результату анализа была выбрана СУБД MySQL 5.0. СУБД является бесплатной и одной из самых распространенных СУБД, предназначенных для создания небольших автоматизированных систем.[4]

Таким образом, разработанная система позволяет сократить время простоя базы, автоматизировать заказ услуг и отчётность и принимать более эффективные маркетинговые решения опираясь на более точную статистическую картину данных.

Для системы был произведён экономический расчёт, который показал целесообразность внедрения системы. Расчётный срок окупаемости системы составил один год.

Разработанная система применена на частной репетиционной базе города Волжский. В настоящее время проводится её тестирование и полный ввод в эксплуатацию.


Литература:

1. Дементьева Е.В. Автоматизированная система для ведения анализа данных о клиентах с целью оптимизации работы сбыта производственного предприятия. // Молодой учёный 4-2011, С-31-34.

2. Душин В. К., Теоретические основы информационных процессов и систем, Москва, 2008г., Изд: "Дашков и К", 347 с.

3. Козырев А. А. Информационные технологи в экономике и управлении: Учебник. – СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2010 г. – 360 с.

4. Кузнецов М. И. MySQL 5 - БХВ-Петербург 2010. – 510 с.

5. Осипов Д.Л. Базы данных в PHP. Теория и практика. – Бхв–Петербург 2011. – 601 с.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle