В статье коротко рассматривается история программного обеспечения совместной работы (англ. groupware), феномена технологической поддержки совместной работы (англ. computer-supported cooperative work), а также происхождение этих терминов. Обсуждается подход к классификации ПО совместной работы на основе ключевого функционального назначения.
Ключевые слова: программное обеспечение совместной работы, ПО совместной работы, groupware, collaborative software
Более 25 лет назад Robert Johansen презентовал доклад «Teams for tomorrow», в котором рассказал 5 коротких историй — в сущности — собственных предположений о том, как командная работа изменится под влиянием развития информационных технологий в ближайшем будущем [7].
Он предположил, что многие задачи можно будет решать удалённо, не присутствуя на рабочем месте, с помощью переносных электронных устройств (планшетов, ноутбуков и т. д.). Тенденция была определена верно. Уже через пять лет появился специальный термин «цифровые кочевники» (англ. digital nomads) — работники сферы интеллектуального труда, способные, благодаря цифровым технологиям, работать из любого места и в любое время, использующие эту возможность, чтобы вести мобильный, «кочевнический» образ жизни [10; 11]. А по данным Бюро трудовой статистики США 24 % сотрудников в 2015 году выполняли всю или часть своей работы, находясь дома [1].
Также Johansen считал, что компьютерные сети и программы, использующие их возможности, позволят организовать электронную инфраструктуру организации, с помощью которой можно будет эффективно управлять потоком работ. Сегодня для управления потоком работ компании используют как сложное программное обеспечение, предназначенное для различных сфер бизнеса (например, продукты компании SAP, Salesforce или JIRA), так и более простые приложения (например, Zoho Creator, Trello или Asana). Все они зависимы от сетевых технологий.
Кроме этого, Johansen полагал, что члены команды будут активно взаимодействовать друг с другом, используя технологии виртуальной реальности, а кросскультурные команды получат программную поддержку межкультурных коммуникаций. И хотя рынок технологий виртуальной реальности активно растёт и по некоторым оценкам составит от 1 до 2 млрд. долларов к 2020 году [12; 2], основное применение технологии — развлекательное — не связано с поддержкой командных взаимодействий. Продукты, функциональность которых позволила бы упростить межкультурные коммуникации, на текущий момент на рынке отсутствуют.
Последнее предположение связано с тем, что современный профессионал сталкивается с необходимостью постоянно учиться, с отсутствием возможности предварительно научиться решать все возможные задачи, из-за многообразия и динамики. Оно заключается в том, что сотрудники будут осваивать определённые знания или навыки так, чтобы овладеть ими к моменту, когда это станет необходимо для работы над проектом (англ. just-in-time learning). Такую возможность обеспечит то, что знания и навыки можно будет получать с помощью информационных технологий в любой момент и в любом месте. Описанная ситуация для некоторых современных отраслей вполне реальна. Большинству профессий цифровой эры можно обучаться, используя интернет-ресурсы, такие как Khan Academy, Udacity, Udemy, Coursera, Codecademy, Code School и так далее.
Предположения, сделанные Johansen’ом в 1991 году, как мы видим, были по большей части справедливы. Исследовательская область, к которой они относились, на тот момент была очень молодой. Она называется computer-supported cooperative work или, сокращённо, CSCW. Название было придумано в 1984 году на воркшопе, который организовали Irene Greif из MIT и Paul Cashman из компании Digital Equipment Corporation [3]. Воркшоп был посвящён тому, каким образом технологии (в частности, персональные компьютеры и программы для них) могут помогать людям в их работе [6].
Согласно одному из общепринятых определений, computer-supported cooperative work — это исследовательская область, изучающая как совместную профессиональную деятельность и её координацию можно обеспечить поддержкой компьютерных систем. Под компьютерной системой подразумевается определённая комбинация аппаратного и программного обеспечения. В то время, как вычислительные мощности аппаратного обеспечения (англ. hardware) доступны для решения любых задач, программное обеспечение (англ. software), напротив, всегда создаётся специально, для решения конкретной проблемы. Программное обеспечение, разработанное для поддержки людей, совместно работающих над решением общих задач, называют groupware или collaborative software.
Термин groupware придумали в 1978 году исследователи Peter и Trudy Johnson-Lenz и определили его как «совокупность целенаправленных групповых процессов и программного обеспечения для их поддержки» [6]. Оригинальная трактовка, как замечают сами авторы [9, с.395], шире понятия computer-supported cooperative work, поскольку объединяет в одну систему группу, технологические и даже культурные факторы. Термин groupware стал популярен после того, как в 1987 году Louis S. Richman использовал его в статье «Software catches the team spirit» для журнала Fortune. На русский язык groupware можно перевести как программное обеспечение совместной работы или ПО совместной работы. Устоявшегося русскоязычного термина на данный момент нет, часто используются англоязычные варианты, поэтому следует иметь их в виду.
Первые коммерческие приложения, относящиеся к классу ПО совместной работы, появились ещё в конце 1970-х. В первые десять лет технологические решения выглядели многообещающими, однако на практике успехов не достигали [6, с.271]. Grudin [4] предполагал, что это происходило по трём причинам. Первая: бенефициар внедрения ПО совместной работы и его конечный пользователь не совпадали. Например, выгоду от внедрения и применения ПО совместной работы получал менеджмент, в то время как рядовые сотрудники должны были тратить время на дополнительное обучение, поскольку даже навык набора текста на компьютере в то время был очень редким. Вторая: дизайн был основан на большом числе интуитивных решений, которые принимались без внимания к потребностям конечного пользователя. Третья: было сложно оценивать/тестировать выгоду (или эффект) от применения ПО совместной работы, поскольку особенности групп неизбежно влияли на результат оценки/теста.
Изменения дали о себе знать в 1995 году. Тогда Jonathan Grudin [5] провёл исследование, которое включало серию интервью со специалистами, использующими groupware. Он пришёл к выводу, что ПО совместной работы внедряется и успешно функционирует в крупных организациях и пользователи не противодействуют этому. Причина, на которую указывает Grudin, в общем элементарна — приложения приобрели интересную и полезную непосредственному пользователю функциональность, что позволило привлекать к использованию приложения критическую массу сотрудников компании, за которыми, спустя некоторое время, следовали остальные.
Существуют два распространённых способа классифицировать ПО совместной работы. Первый основан на двух критериях: место и время [4]. Члены группы или команды могут вести совместную деятельность, находясь в одном месте, а могут, напротив, взаимодействовать удалённо, находясь в разных местах. Что касается времени, то взаимодействия могут быть одновременными (синхронными) или наоборот. Таким образом, каждый критерий имеет две возможные опции. Сопоставив их во всех возможных комбинациях, получаем четыре классификационные группы: одно место и одно время, одно место и разное время, разные места и одно время, разные места и разное время.
Grudin (1997) предупреждает, что вышеописанная типология, несмотря на широкую популярность, не лишена недостатков. Проблема в том, что большинство реальных рабочих процессов не могут быть отнесены только к одной категории, и ПО, предназначенное для этих процессов, соответственно, тоже [4, с.283].
Второй способ классификации основан на рассмотрении нескольких групп процессов, которые проявляются в практике совместной работы и, как правило, поддерживаются при помощи информационных технологий. Это коммуникационные и координационные процессы, а также процессы обмена информацией [4, с.284]. Далее по порядку рассмотрим как ПО совместной работы соотносится с выделенными группами процессов.
ПО совместной работы может быть предназначено для поддержки коммуникационных процессов (общения). Коммуникации с его помощью могут осуществляться как в реальном времени (синхронно), так и в разные временные промежутки (асинхронно).
Также ПО совместной работы может быть спроектировано для поддержки сотрудничества и информационного обмена. Обычно такое ПО представляет собой многопользовательское информационное пространство, которое позволяет представлять разнообразные данные, открывать доступ к ним, совместно манипулировать ими и так далее.
Можно заметить, что обмену информацией способствует и поддержка коммуникационных процессов, поскольку в ходе коммуникации происходит обмен сообщениями, а они по определению представляют собой закодированную информацию. С теоретической точки зрения это верно, потому что любая передача информации от отправителя к получателю — это акт коммуникации.
Однако на практике ПО совместной работы, созданное для поддержки коммуникационных процессов, фактически сфокусировано на поддержке внутригруппового общения, но не всего спектра существующих способов коммуникации.
А ПО совместной работы, предназначенное для сотрудничества и информационного обмена, даёт возможность обмениваться информацией, не вступая в процесс межличностного общения, таким образом поддерживая другую часть спектра.
ПО совместной работы, созданное для поддержки координации, обеспечивает дополнительные способы взаимодействий между членами группы и команды. Его первостепенное назначение — обеспечить возможность взаимодействовать асинхронно. Например, с его помощью можно устанавливать и менять порядок задач, назначать им исполнителей, закреплять определённые паттерны взаимодействий и управлять потоком работ.
Совместная работа, в зависимости от особенностей задачи, подразумевает наличие определённой комбинации процессов коммуникации, координации и информационного обмена [4, с.285]. Трудно представить ситуацию, в которой совместная работа может быть реализована за счёт какой-то одной группы процессов. Поэтому реальные продукты на рынке ПО совместной работы обладают широким набором функций, который минимально поддерживает все аспекты групповой деятельности. Тем не менее ключевые функции продуктов обычно сфокусированы на конкретных процессах и это позволяет нам, с некоторой долей допущения, их классифицировать (см. таблица 1).
Таблица 1
Классификация ПО совместной работы по поддерживаемым процессам
|
Категория |
Примеры продуктов |
|
1 Приложения для поддержки коммуникационных процессов |
|
|
1.1 Электронная почта |
Gmail, Inbox, Microsoft Outlook |
|
1.2 Синхронная конференцсвязь (аудиозвонки и видеозвонки, в том числе групповые) |
Skype for Business Zoho Meeting Adobe Connect Битрикс24 |
|
1.3 Трансляция аудио и видео (прямые трансляции для неопределённого количества зрителей) |
Webinato GoToWebinar YouTube |
|
1.4 Мессенджеры |
Slack HipChat Fleep |
|
2 Приложения, формирующие общее (распределённое) информационное пространство |
|
|
2.1 Для синхронных взаимодействий (позволяют в реальном времени работать над общей задачей) |
|
|
2.1.1 Shared whiteboard (многопользовательская программная реализация маркерной доски) |
RealtimeBoard Awwapp Shared Whiteboard Ziteboard |
|
2.1.2 Системы для поддержки совещаний и коллективного принятия решений |
Zoho Meeting GroupMap |
|
2.2 Для асинхронных взаимодействий (позволяют работать над общей задачей в разное время, независимо) |
|
|
2.2.1 Управление документами (совместная работа над созданием документов, организация хранения и доступа к документам) |
ZohoDocs XaitPorter Google Docs Microsoft Office Online |
|
2.2.2 Управление информацией (приложения, позволяющие манипулировать всевозможными данными в общем информационном пространстве, а также репозитории для хранения данных и коллективного доступа к ним) |
Confluence Trello GitHub Google Drive Dropbox |
|
3 Приложения для поддержки координации |
|
|
3.1 Календари и расписания (составление групповых расписаний с напоминаниями) |
Teamup Calendar Outlook Calendar Google Calendar |
|
3.2 Управление потоком работ (создание и декомпозиция задач, назначение исполнителей и отслеживание прогресса, автоматизация потоков информации и т. д.) |
JIRA Zoho Project Zoho Creator Salesforce Asana Zapier Wrike Битрикс24 |
Таким образом, используя в качестве классификационного признака ключевую функцию ПО совместной работы, мы выделили 10 категорий, снабдили их пояснениями и примерами актуальных рыночных продуктов. Сегодня ПО совместной работы успешно применяется по многих крупных, средних и небольших компаниях. Для решения различных задач появляются специализированные приложения, поэтому важным трендом и свойством современного ПО совместной работы является возможность интеграции со сторонними приложениями.
Литература:
- American Time Use Survey — 2015 // U. S. Bureau of Labor Statistics. URL: https://www.bls.gov/news.release/pdf/atus.pdf (дата обращения: 3.02.2017)
- David M. Ewalt. Virtual Reality Revenues Could Reach $21.8 Billion By 2020 // Forbes. URL: http://www.forbes.com/sites/davidewalt/2015/07/28/virtual-reality-revenues-could-reach-21–8-billion-by-2020/#161304a13363 (дата обращения: 3.02.2017)
- Grudin J. CSCW: History and Focus. University of California //IEEE Computer. — 1994. — Т. 27. — №. 5. — С. 19–26.
- Grudin J. Why CSCW applications fail: problems in the design and evaluationof organizational interfaces //Proceedings of the 1988 ACM conference on Computer-supported cooperative work. — ACM, 1988. — С. 85–93.
- Grudin J., Palen L. Why groupware succeeds: Discretion or mandate? //Proceedings of the Fourth European Conference on Computer-Supported Cooperative Work ECSCW’95. — Springer Netherlands, 1995. — С. 263–278.
- Grudin J., Poltrock S. E. Computer-supported cooperative work and groupware //Advances in computers. — 1997. — Т. 45. — С. 269–320.
- Johansen R. Teams for tomorrow (groupware) //System Sciences, 1991. Proceedings of the Twenty-Fourth Annual Hawaii International Conference on. — IEEE, 1991. — Т. 3. — С. 521–534.
- Johnson-Lenz P., Johnson-Lenz T. Groupware: The emerging art of orchestrating collective intelligence //World Future Society’s First Global Conference on the Future, Toronto, Canada. — 1980.
- Johnson-Lenz P., Johnson-Lenz T. Post-mechanistic groupware primitives: rhythms, boundaries and containers //International Journal of Man-Machine Studies. — 1991. — Т. 34. — №. 3. — С. 395–417.
- Kleinrock L. Nomadicity: anytime, anywhere in a disconnected world //Mobile networks and applications. — 1996. — Т. 1. — №. 4. — С. 351–357.
- Liegl M. Nomadicity and the care of place—on the aesthetic and affective organization of space in freelance creative work //Computer Supported Cooperative Work (CSCW). — 2014. — Т. 23. — №. 2. — С. 163–183.
- Tim Merel. Augmented And Virtual Reality To Hit $150 Billion, Disrupting Mobile By 2020 // TechCrunch. URL: https://techcrunch.com/2015/04/06/augmented-and-virtual-reality-to-hit-150-billion-by-2020/ (дата обращения: 3.02.2017)
