Библиографическое описание:

Горшков Е. А., Колыбелкина Н. С. Подходы к автоматизации управления документооборотом ЖКХ на примере товарищества собственников жилья «Электрон» // Молодой ученый. — 2016. — №19. — С. 61-64.



На современном этапе почти невозможно представить ни одну из сфер человеческой жизни без IT-сопровождения и автоматизации. К такой социально значимой отрасли экономики можно отнести жилищно-коммунальный сектор, в котором сосредоточена почти треть всех основных фондов России.

Проводимая в стране жилищно-коммунальная реформа и современный подход к управлению жилищно-коммунальным хозяйством (ЖКХ) требует применения современных информационных технологий. Необходимость эта обусловлена масштабной приватизацией жилищного фонда и созданием негосударственных структур, таких например, как товарищества собственников жилья (ТСЖ), управляющих компаний (УК) и т. д. Поэтому проблема автоматизации системы учета и контроля в данном секторе экономики является актуальной и трудоемкой задачей.

К сожалению, до недавнего времени вопросам автоматизации ЖКХ в силу консервативности данного сектора экономики уделялось мало внимания и современные менеджеры столкнулись с массой проблем, одной из которых стало почти полное отсутствие достоверной информации в данной сфере.

На сегодняшний день жилищно-коммунальное хозяйство является сложным, включающим массу отраслей производственно-технической отраслью экономики, в составе которой присутствует масса структурных подразделений разного масштаба и сфер деятельности. В нашем контексте в качестве примера автоматизации документооборота рассматривается лишь одна структурная единица ЖКХ — товарищество собственников жилья. ТСЖ выполняет следующие функции:

‒ сбор, вывоз и утилизация мусора;

‒ содержание придомовых территорий (благоустройство);

‒ контроль оплаты коммунальных услуг;

‒ решение общедомовых вопросов.

Эта отрасль, без которой практически невозможна жизнедеятельность человека, территории, требует формирования эффективного механизма взаимодействия органов местного самоуправления и населения с научно-производственными организациями с целью реформирования жилищно-коммунального комплекса для его перевода на качественно новую материально-техническую базу [1].

Характерной особенностью ТСЖ является обработка информации в короткие сроки, а также сопутствующей справочной информации и документов. Кроме того информация постоянно актуализируется, вносятся регулярные поправки в тарифы, виды услуг и льгот, категории населения, алгоритмы расчетов с учетом современного законодательства, структуры управления и других изменений в отрасли. Таким образом, решением проблемы управления документооборотом в ТСЖ является создание современных автоматизированных систем учета и контроля.

В настоящее время для решения проблем автоматизации документооборота и повышения эффективности бизнес-процессов в различных по масштабу и составу организаций существует масса инструментальных средств и программных продуктов. Таким образом, существует возможность выбора оптимального средства разработки, который позволит решить информационные потребности заказчика.

Процесс выбора инструментального средства является одним из важных этапов разработки программного продукта. Он должен учитывать основные требования и пожелания Заказчика. Рассмотрим основные требования, предъявляемые Заказчиком ТСЖ «Электрон» к средству разработки. Для Заказчика было важным выполнение следующих требований:

‒ бесплатность, с учетом того, что стоимость инструментального средства оказывает непосредственное влияние на стоимость конечного продукта при том, что функциональность не должна теряться;

‒ поддержка крупных баз данных является важной характеристикой, т. к. в ней предполагается хранение документов и нормативных актов, регулирующих работу ТСЖ;

‒ удобство использования, обусловленное дружественным интерфейсом к пользователю и оперативной актуализацией информации;

‒ обеспечение целостности данных должно предоставлять пользователю хорошо структурированные и непротиворечивые данные;

‒ обеспечение защиты персональных данных было одним из главных требований Заказчика с учетом того, что в разрабатываемой базе данных хранятся личные данные о жильцах, защищенные Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ [2];

‒ легкость разработки, обуславливаемая сжатыми сроками, предоставленными разработчику Заказчиком.

На основе вышеуказанных требований Заказчика, разработчиком был проведен анализ инструментальных средств разработки баз данных (рисунок 1.). Вопрос бесплатности решался в пользу ознакомительной бесплатной версии MicrosoftAccess с учетом того, что на разработку программного средства Заказчиком предоставлялся срок — 1 месяц. СУБД MicrosoftAccess также вполне удовлетворяла требованиям Заказчика по максимальному объему базы данных. С учетом поддержки MicrosoftAccess макросов и форм выполнялось такое требование как удобство использования. Благодаря поддержке форм, предполагалось создание удобного и дружественного к пользователю интерфейса базы данных. Легкость разработки и возможность дальнейшей модернизации программного продукта также были в пользу MicrosoftAccess. Ключевым вопросом безопасности данных являлось обеспечение защиты персональных данных членов ТСЖ.

Согласно проведенному разработчиком анализу инструментальным средством разработки программного продукта была выбрана СУБД MicrosoftAccess как наиболее полно отвечающая требованиям Заказчика.

Рис. 1. Критерии выбора инструментальных средств разработки базы данных для ТСЖ «Электрон»

Важным этапом разработки программного продукта является постановка информационных задач и выяснение круга пользователей разрабатываемой базы данных. Данная база предназначена для очень узкого круга пользователей — глав ТСЖ. В базу будут внесены личные данные каждого гражданина, информация о собственности, а также данные о собраниях, проводимые ТСЖ. Главная задача данной базы — предоставление информации об участниках собрания и составление отчетности.

Для создания определенных выборок, например, по владельцам квартир в определенных домах, понадобится личная информация о гражданине и его собственности, поэтому существует необходимость в проверке актуальности информации вносимых данных, так как существует вероятность, что владелец и проживающий в квартире — разные люди. Для реализации данного механизма необходимо будет хранить данные о владении и проживании в разных таблицах, с указанием точных данных.

ТСЖ так же хранит и информацию о квартирах. Чаще всего одна квартира может быть собственностью разных людей, поэтому важно знать:

‒ сколько граждан проживает в квартирах;

‒ сколько граждан владеет квартирами;

‒ площадь квартиры.

На собраниях ТСЖ проходит голосование, для того, чтобы знать, сколько людей «За» то или иное нововведение, поэтому владельцам ТСЖ необходимо знать, каков вес голоса того или иного гражданина. Для этого в базе будет предусмотрен такой запрос.

На основании этого, для обеспечения целостности и безопасности вводимых данных необходимо будет сделать базу данных ограниченной определенным кругом пользователей. Для этого будет создана форма входа с паролем, без которого попасть в базу данных не представляется возможным.

Таким образом, проведя анализ информационных потребностей на примере ТСЖ «Электрон» можно сделать следующие выводы:

‒ с учетом специфики деятельности различных подразделений ЖКХ, часто возникает необходимость решения задачи автоматизации бизнес-процессов на локальном уровне, где отсутствуют готовые ИТ-решения;

‒ на современно этапе реформирования ЖКХ дополнительных средств на автоматизацию данной отрасли почти не выделяется, что приводит к необходимости создания удобных в использовании и недорогих в разработке программных средств на местах;

‒ разработка баз данных должна внести в конкретику в деятельность структурных подразделений ЖКХ, таких, например, как ТСЖ «Электрон».

Поэтому разрабатываемая база данных для ТСЖ «Электрон» является перспективным направлением решения локальной потребности в автоматизации управления документооборотом ЖКХ.

Литература:

  1. Александр Соловьёв: «ЖКХ представляет собой многоотраслевой комплекс производства услуг, затрагивающий интересы каждого человека». Информационно-дискуссионный клуб «Кто есть Кто в ЖКХ»№ 1(1), 2011 год [Электронный ресурс]: URL: goo.gl/KF8bI6 (дата обращения 18.05.2016г.)
  2. Информационно-правовая система «КонсультантПлюс». Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (действующая редакция, 2016) [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения 18.05.2016г.)
  3. Токарев А. Н. Проектирование реляционных баз данных. (Методические указания к выполнению курсовой работы). // БФ РАНХ и ГС, Балаково, 2012.
  4. Информационно-образовательный интернет-портал [Электронный ресурс]: URL: http: // www.intuit.ru/ (дата обращения 17.05.2016г.)
  5. Информационно-образовательный интернет-портал [Электронный ресурс]: URL: http: // ru.wikipedia.org (дата обращения 02.05.2016г.)
  6. Никитин И. Единое информационное пространство управления ЖКХ. [Электронный ресурс]: URL: http://www.vdgb.ru/press_center/index.php?ELEMENT_ID=29241 (дата обращения 20.09.2016г.)
  7. Патудин В. М., Юртайкин Е. А. О создании информационно-аналитического центра обработки информации в сфере ЖКХ МО по принципу «одного окна». [Электронный ресурс]: URL: http://www.sm-center.ru/index.php/article/152-odno-okno-v-gkh (дата обращения 20.09.2016г.)

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle