Библиографическое описание:

Котова И. С. Понятие и ведение личного дела // Молодой ученый. — 2016. — №19. — С. 463-464.



Понятие исостав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии — документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

‒ порядковый номер дела;

‒ фамилия, имя, отчество работника;

‒ дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 № 79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Процедура ведения личного дела

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

‒ обязательно ли вести личные дела?

‒ на какие категории работников их заводить?

‒ какие документы помещать в личное дело?

‒ в какой последовательности располагать документы в личном деле?

‒ как передавать личное дело на архивное хранение?

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Литература:

  1. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить: Ю. М. Михайлов — М., Берлин: Директ-Медиа, 2014–160 с.

2. Электронное офисное делопроизводство: учебник: В. В.Персианов , Е. З.Киреева , М. Н. Казакова - М., Берлин: Директ-Медиа, 2016– 326 с.

3. Личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru/L_delo.html.

4. Как оформить личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n110720.

  1. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.html.

6. Правила формирования и оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/article/pravila-formirovaniya-i-oformleniya-lichnogo-dela-sotrudnika

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle