Библиографическое описание:

Дудкина И. М., Дудкин Д. В., Казакова Д. С. Мониторинг работы систем электронного документооборота информационных систем в Центрах занятости населения // Молодой ученый. — 2016. — №7.4. — С. 46-52.



Статья посвящена законодательным требованиям и теоретическим аспектам разработки систем электронного документооборота в соответствии с законодательными требованиями Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации. Проведен мониторинг информационных систем в центрах занятости населения Южного федерального округа. Даны предложения по созданию информационных систем в районных Центрах занятости населения Краснодарского края.

Ключевые слова: занятость, государственная услуга, предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме, электронный документ, системы электронного документооборота.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и информационными системами.

Основные принципы в области занятости заложены в Федеральном законе «О занятости населения в Российской Федерации», определяется «занятость» — это деятельность граждан, связанная с удовлетворением личных и общественных потребностей, не противоречащая законодательству Российской Федерации и приносящая, как правило, им заработок, трудовой доход [1].

При осуществлении этой деятельности осуществляется межведомственное взаимодействие [2] посредством электронного документооборота (ЭДО)— документооборота с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) [3].

Задачи электронного документооборота: обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; протоколирование деятельности организации в целом; оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации, т. е. экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Требования по безопасности к электронному документообороту заключается в: возможности получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией; возможности блокирования работы отдельных пользователей; управлении правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям; возможности определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения несанкционированного доступа; поддержке интегрированной доменной аутентификации; поддержке рабочего места администратора безопасности и необходимых средств оперативного контроля и воздействия.

Основные эти принципы охватывает вся служба занятости: и электронный документооборот, и взаимодействие в Центрах занятости населения.

Министерство Труда и социальной защиты РФ использует целый комплекс информационных систем, приведенный в таблице 1

Таблица 1

Информационные системы электронного документооборота

п/п

Информационные системы

1

ИС «Прогноз баланса трудовых ресурсов»

2

АИ Комплекс «Миграционные квоты»

3

АС «Профессиональные риски»

4

Единая общероссийская справочно-информационная система по охране труда

5

АИС «Учет кадров»

6

Система электронного архива

7

Система по учету и контролю исполнения документов

8

Программный комплекс по формированию, размещению и исполнению государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих

9

Система мониторинга предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

10

Федеральная государственная информационная система «Федеральный портал управленческих кадров»

11

Программно-аппаратный комплекс «Профессиональные стандарты», удостоверяющий центр Минтруда России

12

Автоматизированная система анализа и контроля в области охраны труда (АС АКОТ)

Из таблицы 1 видно, что Министерство Труда и социальной защиты используют информационные системы, которые включают в себя программные комплексы и подсистемы.

В целях обеспечения выполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 7 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 г. № 1032-I «О занятости населения в Российской Федерации» и постановления Правительства Российской Федерации от 3 июня 2011 г. № 440 «О разработке прогноза баланса трудовых ресурсов» в 2012 году разработана и введена в эксплуатацию информационная система «Прогноз баланса трудовых ресурсов» [5]. Система предназначена для обеспечения потребностей Минтруда России в информационно-справочных материалах по вопросам занятости населения и автоматизированной разработки прогноза баланса трудовых ресурсов. Пользователями системы являются сотрудники Департамента занятости населения Минтруда России [4].

Информационно-аналитическая система АИК «Миграционные квоты» создана с целью обработки предложений субъектов Российской Федерации по определению потребности в привлечении иностранных работников и подготовки предложений по квотированию в профессионально-квалификационном разрезе, обобщения заявок работодателей о потребности в иностранных работниках и формирования квот на привлечение трудящихся-мигрантов. АИК «Миграционные квоты» разработана и внедрена в целях упрощения работы всех участников квотной кампании, эксплуатируется с доменным именем www.migrakvota.gov.ru.

Согласно Протоколу № 36 заседания Правительства Российской Федерации от 27 октября 2011 г. Минздравсоцразвития России было поручено принять меры по совершенствованию информационной системы, предусматривающей объединение ведомственных баз данных о состоянии условий труда и профессиональных рисках в целях формирования прогноза состояния производственного травматизма и профессиональной заболеваемости на период до 2025 года и последующие периоды.

АС «Профессиональные риски» является государственным информационным ресурсом, содержащим данные о физических лицах и рабочих местах, ориентирована на совершенствование информатизации в сфере трудовых отношений и профессиональных рисков в интересах обеспечения конституционных прав граждан в части охраны их здоровья и обеспечения необходимых условий труда, устойчивого экономического и социального развития государства, а также проведения гибкой налоговой политики в отношении работодателей. С помощью АС «Профессиональные риски» осуществляется повышение эффективности государственного управления в области охраны труда, а также на ее базе возможно формирование баз данных о состоянии условий труда и профессиональных рисках в целях формирования прогноза состояния производственного травматизма и профессиональной заболеваемости на период до 2025 года и последующие периоды.

В соответствии с Концепцией демографической политики Российской Федерации на период до 2025 года, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 9 октября 2007 г. № 1351 Минздравсоцразвития России было утверждено Положение о Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда (ЕИСОТ) [6].

Целью создании, функционирования и дальнейшего развития ЕИСОТ является: обеспечение информационного взаимодействия в области охраны труда федеральных органов государственной власти, органов государственной власти и органов местного самоуправления субъектов Российской Федерации, органов государственного надзора и контроля, общественных объединений, организаций и граждан Российской Федерации; полное, своевременное обеспечение пользователей системы общедоступной информацией о деятельности федеральных органов исполнительной власти и иных организаций в области охраны труда, размещающих информацию в ЕИСОТ.

Автоматизированная система анализа и контроля в области охраны труда (АС АКОТ) является важнейшей составной частью, направленной на формирование рынка услуг по охране труда.

В настоящее время, АС АКОТ используется при предоставлении государственной услуги Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации по аккредитации организаций, оказывающих услуги в области охраны труда.

АИС «Учет кадров» обеспечивает решение следующих основных функциональных комплексов задач: ввод и актуализация информации о структурных подразделениях, штатных единицах; получение отчетных форм о штатных должностях государственной гражданской службы; формирование, печать и учет различных приказов; подготовка, ввод, просмотр и актуализация информации о служебных контрактах; ввод, просмотр и актуализация информации об анкетных, паспортных, адресных и прочих персональных данных гражданских служащих; ввод, просмотр и актуализация информации, требуемой для воинского учета в соответствии с действующим законодательством; получение отчетной формы № 6 по воинскому учету; ввод, просмотр и актуализация информации о проведении аттестации; подготовка и печать бланков аттестационного листа, протокола комиссии; формирование графика проведения аттестации; ввод, просмотр и актуализация информации о присвоении классного чина; ввод, просмотр и актуализация информации об отпусках; автоматический расчет продолжительности отпуска с учетом случаев прерывания и/или продления отпуска; получение отчетных форм об отпусках; ввод, просмотр и актуализация информации о командировках; ввод, просмотр и актуализация информации о листах нетрудоспособности; ввод, просмотр и актуализация информации о кадровом резерве; получение отчетных форм о кадровом резерве; ввод, просмотр и актуализация информации о служебных удостоверениях.

Система электронного архива(СЭА) обеспечивает выполнение следующих функций: сканирование входящих и исходящих бумажных документов; размещение в базе данных входящих и исходящих документов, поступающих в Министерство в электронном виде; индексация информации; проверка результатов сканирования; верификация качества полученных электронных графических образов документов; размещение электронного образа документа в базе данных СЭА после регистрации документа в системе УКИД с созданием регистрационно-контрольной карточки (РКК) и формирования индексов по определенным полям РКК.

Работы выполняются со следующими видами входящей/исходящей и внутриведомственной корреспонденции Минтруда России: правительственная; ведомственная; Федеральное собрание; обращения граждан; приказы Министра труда и социальной защиты Российской Федерации.

Система по учету и контролю исполнения документов (УКИД) обеспечивает выполнение следующих функций по: учету правительственной, ведомственной и корреспонденции Федерального собрания, обращений граждан, приказов Министра; обработке заявлений граждан, размещенных на ftp-сервере Министерства, которые поступают на него с официального сайта Министерства (из раздела Общественная приемная); обработке корреспонденции, поступающей по каналам связи межведомственного электронного документооборота; интеграции с системой электронного архива Министерства в части использования программного обеспечения сторонних организаций, предоставляемого Заказчиком, по формированию печати штрих-кодов и просмотру образов документов из электронного архива Министерства; созданию проектов исходящих документов, на основе унифицированных (типовых) электронных форм; ведению нормативно-справочной информации (НСИ) системы Учет и контроль исполнения документов (УКИД); формированию отчетности по статистике и контролю исполнения документов; администрированию пользователей системы УКИД; учету обращений граждан через личную приемную Министерства; синхронизации с АИС «Учет кадров» в части актуализации справочников «Сотрудников», «Департаментов» и «Отделов» в системе УКИД.

Программный комплекс по формированию, размещению и исполнению государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих разработан и внедрен в эксплуатацию в 2010 году в целях обеспечения реализации Положения о порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими Российской Федерации.

Программный комплекс позволяет существенно повысить эффективность межведомственного документооборота в части планирования и исполнения государственного заказа, в том числе при осуществлении Министерством оперативного контроля за: формированием федеральными государственными органами заявок на обучение гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования; за эффективным расходованием бюджетных ассигнований, предусмотренных им на реализацию государственного заказа.

Программный комплекс доведен до 85 федеральных государственных органов, участвующих в исполнении государственного заказа. В настоящее время Программный комплекс постоянно используют в работе 67 федеральных государственных органов.

Федеральная государственная информационная система «Федеральный портал управленческих кадров» создан в целях обеспечения эффективного функционирования системы привлечения, отбора, профессионального развития и движения кадров на гражданской службе.

Постановлением Правительства РФ № 149 от 4 марта 2011 г. определено, что Аппарат Правительства Российской Федерации [7] осуществляет координацию проводимых Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации работ по формированию, обеспечению функционирования и развитию портала. Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации является уполномоченным органом по формированию и развитию портала. Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации является уполномоченным органом по обеспечению технического функционирования портала — оператором портала.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» функции уполномоченного органа по формированию и развитию портала осуществляются Минтрудом России [8].

В соответствии с пунктом 13 Положения о федеральной государственной информационной системе «Федеральный портал управленческих кадров», утвержденного постановлением № 149, Минтруд России осуществляет: подготовку предложений по развитию портала, в том числе по совершенствованию его структуры, функций и содержания информационного ресурса; методическую и консультационную поддержку участников информационного взаимодействия; определение состава и структуры сведений, подлежащих размещению на портале, электронной формы анкеты, а также формирование, информационное наполнение и поддержание в актуальном состоянии открытой части портала, содержащей нормативные правовые акты, информационно-справочные, аналитические и статистические материалы о государственной гражданской службе в Российской Федерации; организацию обеспечения уполномоченных должностных лиц и уполномоченных специалистов средствами авторизованного доступа к закрытой части портала; формирование, ведение и актуализацию классификаторов и справочников портала; мониторинг работы участников информационного взаимодействия с информационными ресурсами портала и формирование статистических отчетов об использовании ими информационного ресурса портала в кадровой работе; представление в Правительство Российской Федерации отчетов о функционировании портала и оценке его эффективности [8].

Программно-аппаратный комплекс «Профессиональные стандарты» предназначен для информирования всех заинтересованных организаций и граждан о реализации Плана разработки профессиональных стандартов на 2012–2015 гг. (далее План разработки профессиональных стандартов).

На базе программно-аппаратного комплекса регулярно будет размещаться актуальная информация о ходе реализации Плана разработки профессиональных стандартов, достигнутых результатах, будет обеспечена организация работ по разработке, общественному обсуждению, утверждению, регистрации и применению профессиональных стандартов в условиях распределенного использования информации.

Целью создания программно-аппаратного комплекса «Профессиональные стандарты» является повышение эффективности реализации Плана разработки профессиональных стандартов, а также информационно-коммуникационное обеспечение функционирования системы профессиональных стандартов в Российской Федерации в 2013–2015 годах и в последующие годы.

В процессе мониторинга информационных систем, которые использует Министерство труда и социальной защиты видно, что существует ряд информационных и систем электронного документооборота, отвечающие всем требованиям законов в области электронного документооборота.

Южный федеральный округ включает в себя: Астраханскую область, Волгоградскую область, республику Адыгея, республику Калмыкия, Ростовскую область и Краснодарский край.

Основные направления работы Центров занятости ЮФО: государственная экспертиза условий труда; организация ярмарок вакансий; содействие гражданам в поиске подходящей работы; информирование о положении на рынке труда в ЮФО; организация временного трудоустройства; содействие самозанятости безработных граждан; организация проведения оплачиваемых общественных работ; информирование об осуществлении социальных выплат; социальная адаптация безработных граждан на рынке труда; профессиональная ориентация; профессиональное обучение и дополнительное профобразование; формирование и работа с резюме; содействие в переезде или переселении; психологическая поддержка безработных граждан и другое.

Важное направление в деятельности службы занятости — информирование граждан и представителей СМИ о положении на рынке труда. Все данные общедоступны, предоставляются свободно.

При обращении заявителей в многофункциональный центр (МФЦ) обеспечивается предоставление государственной услуги МФЦ по принципу «одного окна» по месту пребывания в порядке и сроки, установленные федеральным государственным стандартом, либо передача заявления в государственное учреждение службы занятости населения в соответствии с заключенным соглашением между МФЦ и департаментом труда и занятости населения.

Информация о положении на рынке труда размещается на официальном Портале службы занятости, МФЦ, в средствах массовой информации не реже одного раза в течение календарного месяца.

Электронные услуги, оказываемые работодателям: получение услуги «Содействие в подборе необходимых работников»; информирование работодателей о положении на рынке труда субъекта РФ; предоставление сведений о высвобождении работников; предоставление отчетов о кадровом составе; предоставление отчетов по квотированию; предоставление уведомлений о привлечении иностранных работников; предоставление сведений о вакансиях.

Предпосылкой запуска проекта «Электронный работодатель» в Краснодарском крае, Астраханской области, Волгоградскую области и Ростовской области послужило наличие на федеральном и региональном уровне нормативных документов, обязывающих работодателей предоставлять информацию в центры занятости населения.

Департамент труда и занятости населения поставил перед собой задачу предоставить работодателям механизм, позволяющий передавать в службу занятости сведения о вакансиях по каналам телекоммуникационной связи, не выходя из офиса. Такое электронное взаимодействие должно удовлетворять следующим условиям: информация должна гарантировано доходить до получателя и передаваемые сведения должны быть юридически значимы.

В Краснодарском крае около 20 000 предприятий подключены к федеральной системе «Контур-Экстерн», в Астраханской области около 19 000 предприятий, в Волгоградской области около 21 000 предприятий, в Ростовской области около 21 000 предприятий, которая позволяет организациям обмениваться по защищенным каналам связи документами с использованием электронной подписи с рядом федеральных ведомств [9].

Заручившись поддержкой Краснодарского представительства СКБ «Контур», департамент обратился в ООО «НПК Катарсис» с просьбой обеспечить импорт сведений, полученных от работодателей в электронном виде в программный комплекс «Катарсис» в свою очередь предложил не просто автоматизировать передачу сведений о вакансиях, а организовать полноценный документооборот, охватывающий все точки соприкосновения службы занятости и работодателей.

В 2010 г. появилась первая версия программного обеспечения «Электронный работодатель». Этот продукт интегрирован с «Контур-Экстерн» и работает во взаимодействии с ПК «Катарсис» (Со стороны службы занятости). Программное обеспечение «Электронный работодатель», устанавливается в кадровой службе работодателя и позволяет не только перевести документооборот с ЦЗН в электронный вид, но и делает возможным предоставление государственной услуги содействия в подборе необходимых работников в электронном виде.

Программа Контур-Экстерн Лайт предназначена для представления налоговой и бухгалтерской отчетности, индивидуальных сведений ПФР, отчетов 4-ФСС, Росстат и отправки писем через Интернет.

В таблице 2 показан мониторинг информационных систем, которые используют Центры занятости ЮФО.

Таблица 2

Мониторинг информационных систем

Информацион-ные системы

Субъекты ЮФО

Республика Адыгея

Республика Калмыки

Астраханская область

Волгоградская область

Ростовская область

Краснодарский край

«Электронный работодатель»

-

-

+

+

+

+

«Контур-Экстерн»

+

+

+

+

+

+

ПК «Катарсис»

+

+

+

+

+

+

«Контур-Экстерн Лайт»

-

-

+

+

+

+

Из таблицы 2 видно, в каких субъектах Южного федерального округа Российской Федерации уже внедрены и используются системы электронного документооборота.

Города Краснодарского края такие как: Краснодар, Армавир, Ейск, Тимашевск, Туапсе, Анапа, Геленджик, Славянск-на-Кубани, Горячий Ключ, Сочи используют: Программный комплекс «КАТАРСИС» версия 8, автоматизированная система «Мониторинг рынка труда», подсистема анализа данных АИС «Регистры получателей услуг». [10]

Таблица 3

Функциональные возможности ПК «Катарсис» версии 8 иверсии 7

Необходимая функциональность

V 7

V8

Регистрация всех государственных услуг в сфере занятости, предоставляемых гражданам и работодателям

+

+

Ведение электронного личного дела гражданина и Информационной карты работодателя — получателей государственных услуг, обеспечение соответствия электронных документов бумажным

+

+

Автоматизированный расчет всех видов социальных выплат гражданам и подготовка документов на перечисление выплат

+

+

Формирование отчетных и аналитических документов широкой номенклатуры

+

+

Поддержка отчетного документооборота

+

+

Обеспечение информационного взаимодействия путем файлового обмена с рядом внешних систем: АИС «Регистры получателей услуг», портал «Работа в России», автоматизированные системы Сбербанка РФ, ПФ РФ, ФМС, ФНС и т. д.

+

+

Обеспечение информационного взаимодействия на основе электронных сервисов

Частично

+

Консолидация отчетности

Частично

+

Обеспечение информационного взаимодействия с региональными порталами государственных услуг в соответствии с требованиями СМЭВ

Частично

+

Мониторинг показал, что именно ПК «Катарсис» является основным программным комплексом, который используют Центры занятости населения Краснодарского края. Так же в ходе мониторинга видно, какие районные Центры занятости используют ПК «Катарсис» версия 7, а в каких версию 8, как взаимодействуют ПК «Катарсис» с другими системами электронного документооборота. В итоге сравнив программный комплекс двух версий, стало понятно, что версия 8 включает в себя больше функций, которые необходимы в работе с электронными документами.

Литература:

  1. О занятости населения в Российской Федерации: федер. закон [принят Гос. думой 19 апреля 1991 г., с изменениями и дополнениями по состоянию на 22 декабря 2014 г.] // Собрание законодательства РФ. — 2006. — № 1032–1. ISO CD 9001:2015 Системы менеджмента качества. Требования.
  2. Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (с изменениями и дополнениями)
  3. О разработке прогноза баланса трудовых ресурсов: постановления Правительства от 3 июня 2011 г. № 440 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 9 июня 2011 г.) // Собрание законодательства РФ –2011.
  4. Янковая, В. Ф. Как организовать делопроизводство: секретарь-референт/ В. Ф. Янковая. — М.: МЦФЭР, 2004. — 215с.
  5. Положение о Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда. Приказ Минздравсоцразвития России от 06.10.2011 N 1137 (ред. от 12.02.2014).
  6. Положение о Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда. Приказ Минздравсоцразвития России от 06.10.2011 N 1137 (ред. от 12.02.2014).
  7. О федеральной государственной информационной системе Федеральный портал управленческих кадров: Постановление Правительства № 149 от 4 марта 2011 г. // Собрание законодательства РФ –2011.
  8. О структуре федеральных органов исполнительной власти: указ Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 636.
  9. Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — М., [2014 -2015] — URL: http://www.rosmintrud.ru (дата обращения:17.04.2015).
  10. Официальный сайт Департамента труда и занятости [Электронный ресурс]: портал исполнительных органов власти Краснодарского края — Электрон. дан. — [М., 2015]. — URL: http://www.krasnodar.ru (дата обращения: 17.04.2015).
Основные термины (генерируются автоматически): Российской Федерации, занятости населения, электронного документооборота, актуализация информации, защиты Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, области охраны труда, социальной защиты Российской, Центрах занятости населения, систем электронного документооборота, субъектов Российской Федерации, Президента Российской Федерации, рынке труда, службы занятости, коммуникаций Российской Федерации, развития Российской Федерации, информационных систем, системы электронного документооборота, условий труда, Указом Президента Российской.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle