Библиографическое описание:

Дудкина И. М., Кулаков К. Е. Документирование деятельности ОАО «Газпром» при внедрении электронного документооборота // Молодой ученый. — 2016. — №7.4. — С. 54-57.



ОАО «Газпром» — глобальная энергетическая компания. Основные направления деятельности — геологоразведка, добыча, транспортировка, хранение, переработка и реализация газа, газового конденсата и нефти, реализация газа в качестве моторного топлива, а также производство и сбыт тепло- и электроэнергии. «Газпром» — надежный поставщик газа российским и зарубежным потребителям. Компании принадлежит крупнейшая в мире газотранспортная сеть — Единая система газоснабжения России, протяженность которой превышает 168 тыс. км. Газпром имеет многочисленные филиалы и дочерние предприятия как в Российской Федерации, так и за рубежом. [1] Одно из них ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону».

Деятельность ОАО «Газпром» (далее – Компании) строго регламентирована. Основной документ – стандарт организации СТО Газпром 1.0. Данный стандарт устанавливает требования к проведению стандартизации в структурных подразделениях Компании. На практике это означает, что любая деятельность ОАО «Газпром» должна подчиняться определенным правилам, закрепленным в разработанных стандартах и соответствовать действующему на территории РФ законодательству.

Компания разрабатывает стандарты следующих видов:

- стандарты основополагающие (организационно-методические и общетехнические);

- стандарты на продукцию;

- стандарты на процессы производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции;

- стандарты на услуги (работы);

- стандарты на методы контроля (испытаний, определений, измерений, анализа);

- стандарты на термины и определения. [2]

Одними из основополагающих стандартов в деятельности Компании являются стандарты в области системы менеджмента качества (далее – СМК). Установленные принципы менеджмента качества соответствуют и взаимосвязаны с требованиями ГОСТ Р ИСО серии 9000. Стандарты СТО Газпром серии 9000, базируясь на стандартах ИСО серии 9000, направлены на создание условий взаимной заинтересованности всех участников кооперации как внутренней, так и внешней, повышение результативности и эффективности, как собственной производственно-хозяйственной деятельности, так и экономической эффективности производственной деятельности ОАО "Газпром" в целом [3].

Важная сфера деятельности ОАО «Газпром», требующая регламентации – документационное обеспечение управления. Как и в любой организации, документооборот в Компании состоит из трех документопотоков: входящего, исходящего и внутреннего. ОАО «Газпром», как компания, идущая в ногу со временем, использует для ускорения и оптимизации своих бизнес-процессов систему электронного документооборота DIRECTUM. Данная система поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом удачно сочетаясь с традиционным бумажным документооборотом. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия [4].

Данная СЭД позволяет реализовать функции, описанные в таблице 1.

Таблица 1

Функциональные возможности СЭД DIRECTUM

Параметры СЭД

Реализация в DIRECTUM

1. Централизованное хранение документов

Присутствует

2. Возможности карточки документов

Есть возможность создания и настройки видов карточек.
Одна карточка - один файл.

3. Обеспечение безопасности

Система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей или цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

4. Возможность хранения версий

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, .doc и .pdf). Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний жизненного цикла: в разработке, действующая, устаревшая.

5. Поиск по хранилищу документов

Специализированный поиск электронных документов, используя предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»). Дополнительный поиск по часто используемым критериям, специально настроенный администраторами. Возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.

6. Маршруты и задания пользователей

Возможно создавать типовые маршруты (например, «Согласование договора»). Механизм типовых маршрутов является инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч., на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников). Анализ загруженности сотрудников может осуществляться через различные отчеты. Также учет отработанного времени возможен благодаря интеграции с ERP-системами. Являясь реализацией бизнес-ориентированного workflow, механизм типовых маршрутов включает в себя все средства, необходимые для настройки процессов любой сложности. При этом настройку маршрутов может осуществлять непосредственно бизнес-аналитик без участия программиста.

7. Интеграция с электронной почтой

Интеграция с Microsoft Outlook позволяет не только сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, но и оправлять письма контактными лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами».

8. Архивирование устаревших документов

Службы файловых хранилищ позволяют хранить документы как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

9. Распределенная структура хранилища

Механизм репликации позволяет работать в едином информационном пространстве даже территориально распределенным компаниями. Система работает на нескольких (главных и вторичных) серверах. Частота сеансов связи определяется потребностями организации в актуализации данных (от 1 раза в сутки до нескольких раз в час); между сеансами связи каждый сервер работает независимо. Таким образом, обеспечивается высокая отказоустойчивость системы: при временном выходе из строя одного из серверов или пропадании связи другие серверы продолжают работать в обычном режиме.

10. Удобство интерфейса

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через WEB-клиент (с помощью WEB-браузера). При работе с сервером WEB-доступа Directum можно использовать любой удобный браузер (Internet Explorer, Firefox, Opera).

11. Сканирование и распознавание

Специализированные службы ввода документов Directum Capture Services обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ («сендеров»), а также с факсов, из папок файловых систем, электронной почты и т.д. Интеграции со средствами распознавания образов нет.

12. Техническая поддержка

Набор средств интеграции Directum Integration Toolset позволяет интегрировать систему с уже существующими на предприятии системами и решениями, в том числе с ERP-системами, включая «1С». Лежащий в основе системы инструмент разработки IS-Builder, будучи открытым и предметно-ориентированным, соответствует обоим требованиям и имеет ряд преимуществ перед другими инструментами разработки. Открытость IS-Builder позволяет адаптировать систему к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и проводить ее интеграцию с другими системами. Предметная ориентация IS-Builder позволяет легко развивать высокоэффективные прикладные возможности системы, абстрагируясь от конкретных технических деталей их реализации.

Из таблицы 1 становится понятно, что функционал СЭД Directum очень обширен. В ходе проведения анализа было выявлено, что установка данного продукта довольна дорога. Исходя из этого можно сделать вывод, что данная система больше подходит для организаций крупного бизнеса, коим и является ОАО «Газпром», так как именно компания такого крупного размера может позволить себе дорогостоящую процедуру внедрения и технической поддержки СЭД, при этом полностью используя все предусмотренные данной системой функции, которые для небольших организаций могут оказаться избыточными.

ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону» также применяет для улучшения качества и скорости документооборота СЭД АСДОУ, разработанную специально для данной Компании на базе 1С: Предприятие.

Конфигурация созданной для ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону» СЭД - АСДОУ поддерживает выполнение следующих функций:

- централизованное безопасное хранение документов;

- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

- регистрация входящих и исходящих документов;

- просмотр и редактирование документов;

- контроль версий документов;

- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;

- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

- контроль и анализ исполнительской дисциплины;

- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

- учет и контроль рабочего времени сотрудников. [5]

В ходе проведения сравнительного анализа между двумя СЭД можно сделать вывод о том, что система, внедренная в ОАО «Газпром», обладает значительно более глубоким функциональными возможностями, нежели система ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону». Это можно объяснить значительными отличиями в размерах сравниваемых компаний, так как для поддержания в работоспособном состоянии электронного документооборота такой крупной организации, как ОАО «Газпром» необходима более мощная система, требующая немалых затрат материальных и человеческих ресурсов. ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону», как средняя по размеру организация, нуждается в СЭД, обладающей меньшим набором функций. Следует отметить, что ОАО «Газпром» обладает развитой сетью филиалов, для поддержания связи с которыми СЭД Directum предлагает возможность для интеграции и взаимодействия с другими системами. Для ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону», как для Компании, взаимодействующей с меньшим количеством юридических и физических лиц, данные функции могут оказаться избыточными.

Таким образом, СЭД каждой из сравниваемых организаций полностью соответствует решаемым ими задачам. СЭД Directum ОАО «Газпром», обладая широкой функциональностью, доступна для организаций крупного бизнеса, планирующих выделять значительные средства на автоматизацию документооборота. Достаточно дорогая система, для технической поддержки которой необходим целый штат IT-специалистов.

СЭД АСДОУ на базе 1С: Предприятие ОАО «Газпром газораспределение Ростов-на-Дону» - недорогое решение для небольших и средних организаций, не требующее особых условий установки и эксплуатации, способное реализовать самые востребованные функции (например, регистрация документов, контроль над исполнением, работа с проектами документов).

Литература:

  1. Официальный сайт ОАО «Газпром» [Электронный ресурс] – URL: http://www.gazprom.ru

2. СТО Газпром 1.0-2009 Система стандартизации ОАО \Газпром\. Основные положения. – М., 2009.

  1. СТО Газпром 9000-2006. СМК. Основные положения и словарь. – М., 2006.
  2. СЭД: руководство для покупателя //Секретарь-референт. 2011. № 7. URL: http://www.intalev.ru/library/
  3. Система программ 1С: Предприятие 8: [Электронный ресурс]. М., 1997-2015. URL: http://v8.1c.ru (Дата обращения 22.04.2015)

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle