Автор: Метлицкая Анастасия Сергеевна

Рубрика: Государство и право

Опубликовано в Молодой учёный №5 (109) март-1 2016 г.

Дата публикации: 03.03.2016

Библиографическое описание:

Метлицкая А. С. Правовое регулирование деятельности архива организации // Молодой ученый. — 2016. — №5. — С. 501-504.



Сегодня невозможно представить какую-либо сферу человеческой деятельности без правового регулирования. Каждое предприятие независимо от сферы деятельности, формы собственности и т. д. функционирует на основании правовых актов, архивная отрасль не является исключением. Несомненно, государственные, ведомственные, муниципальные архивы как самостоятельные организации имеют четко определенную систему законодательных и нормативно-правовых актов, регулирующих их работу. В данной статье пойдет речь о правовом регулировании архивов частных, коммерческих организаций.

Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

[1]. Рассматривая архив организации как ее составную часть, следует отметить его неразрывную связь с другими структурными подразделениями организации. Следовательно, сфера правового регулирования такого архива будет включена в правовое поле всей организации.

Так, организовывая оперативное и архивное хранение документов организации, необходимо руководствоваться не только законодательством в области организации архивного хранения, но и специальным законодательством, регламентирующим деятельность всей организации. Попробуем выделить критерии, по которым следует определять перечень правовых актов, которыми необходимо руководствоваться при работе с документами в той или иной коммерческой организации. Во-первых, организационно-правовая форма предприятия. Согласно гражданскому праву коммерческие организации могут создаваться в форме товариществ, акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, производственных кооперативов и др. [2]. Каждая организационно-правовая форма имеет свою специфику, отраженную в соответствующих законах [3, 4]. Во-вторых, степень секретности документов, передаваемых в архив организации. В зависимости от степени секретности информации, содержащейся в документах, выделяют грифы ограничения доступа: государственная тайна и коммерческая тайна. Отнесение сведений к государственной тайне регулируется Федеральным законом «О государственной тайне» [5]. Понятие коммерческой тайны установлено в законе «О коммерческой тайне» [6], кроме того в организации могут создаваться Положение либо Инструкция по коммерческой тайне, а также Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В-третьих, в зависимости от вида деятельности организации могут выделяться более подробные перечни законодательных и нормативно-правовых актов, необходимых для ее функционирования.

Определив основополагающие акты, на основании которых функционирует организация, перейдем к рассмотрению правовых актов в области архивного права. Архивное право не существует само по себе, положения по организации работы с документами содержатся в различных отраслях права. В первую очередь архивное дело ведется с учетом положений конституционного права и его основного источника  Конституции Российской Федерации. Конституция закрепила право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом [7].

Также архивное право пересекается с уголовным, административным правом в области ответственности за нарушение порядка обращения с документами. В Уголовном Кодексе рассматриваются такие нарушения, как отказ в предоставлении гражданину информации; приобретение или сбыт официальных документов, предоставляющих или освобождающих от обязанностей; похищение или повреждение документов. В Кодексе об административных правонарушениях содержится статья, предусматривающая ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Несомненно, хорошо, что государством предусмотрены такие виды ответственности, но с другой стороны мера ответственности и практика привлечения к ответственности по вышеперечисленным нарушениям именно в области работы с архивными документами оставляют желать лучшего.

Далее рассмотрим правовые акты в области архивного дела в соответствии с иерархией, наивысшую ступень которой занимают законодательные акты. Основным законом в области архивного права выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», он определяет основные принципы функционирования архивов в нашей стране. Читая положения закона, мы видим отличия требований, предъявляемых к государственным органам от рекомендаций к организациям. Так, в статье 13 закона указывается, что «государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности» [1].

Следовательно, к коммерческим организациям предъявляются более лояльные требования, чем к государственным органам. Однако, существуют различия требований к организациям, это связано с отнесением некоторых организаций к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Соответственно, спрашивать с организаций-источников комплектования будут в строгом соответствии с актами в области архивного права. Определяют списки организаций-источников комплектования по различным критериям, установленным в нормативно-методических актах Росархива. Таким критерием может выступать, например, особая роль организации (масштаб деятельности, общественно признание, стабильность существования, значимость для страны/региона и т.д.).

Следующую ступень правовой иерархии занимают нормативно-правовые акты Российской Федерации. К таким документам следует отнести Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые содержат требования к оформлению и формированию дел в федеральных органах исполнительной власти [8], однако будут полезны и для частных организаций.

Далее рассмотрим следующую группу актов нормативно-методического характера. Также как вышеуказанные Правила «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [9], несмотря на их ориентацию на органы государственной власти, могут использоваться при создании локальных актов по делопроизводству и другими организациями в силу того, что не существует иных актов, помогающих разрабатывать Инструкции по делопроизводству. К данной группе также относятся новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [10], пришедшие на замену «Основным правилам работы архивов организаций» 2002 года.

Новый документ вызвал много противоречий. Один из разработчиков документа М. В. Ларин в своей статье говорит, что Правила тщательно подготавливались на протяжении нескольких лет и были согласованы с министерствами культуры, связи и юстиции» [11]. Они содержат меньше детализации по работе архива организации по сравнению с Правилами 2002 года, это, по словам автора, сделано намеренно, из Правил исключены положения рекомендательного характера, авторы документа возложили уточнение на локальные документы организаций. С другой стороны, блогер Наталья Храмцовская не рекомендует организациям воспринимать данный документ всерьез, высказывая аргументы в пользу того, что документ оторван от современной реалии работы архивов организаций [12].

С Н. Храмцовской нельзя не согласиться в том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, вправе игнорировать различные методические рекомендации к работе архивов организаций и оставлять на свое усмотрение решение вопросов организации комплектования, хранения, учета и использования своих документальных фондов. Однако, полностью игнорировать существующие нормативные документы все же не стоит, ведь с их помощью можно разработать учитывающие специфику деятельности, локальные акты организации.

Также, при составлении номенклатуры дел организации будут полезны: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения управленческих документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.); «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения технических документов (например, карт, технических паспортов и др.) [13, 14].

Также хочется обратить внимание читателей различия в правилах работы с управленческими и техническими документами. Если правила работы управленческих архивов имеют хорошую правовую базу, по ним написано множество статей, то с техническими архивами дела обстоят сложнее. Во-первых, потому что ответственность за ведение работы с техническими документами возлагается в организациях на технические отделы, которые далеки от знания правил делопроизводства. Во-вторых, правила работы с техническими документами имеют немногочисленную правовую базу. Помимо вышеуказанного Перечня к правовым документам можно отнести ГОСТ Р 21.1003–2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации», определяющего правила учет и хранения подлинников, порядок их восстановления, правила учета и хранения копий технических документов [15].

Теперь, когда рассмотрены все ступени иерархии правовых документов по функционированию архива организации, приведем наиболее распространенные замечания к архивам, касающихся несоблюдения правовых документов. К таким замечаниям относятся: несоблюдение установленного температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов в помещении архива, отсутствие учетных форм или их неправильное оформление и т. д.

Таким образом, рассмотрев правовую регламентацию функционирования архива организации, можно сделать следующие выводы:

 Архив организации как структурное подразделение организации нельзя рассматривать отдельно от самой организации, а следовательно при организации работы архива, нужно руководствоваться правовыми актами, регулирующими деятельность и архива, и самой организации.

 Требования к формированию дел и организации хранения управленческих и технических документов различны и регулируются отдельными актами. Архив управленческой и научно-технической документации должны вестись раздельно.

 Несмотря на рекомендательный характер установленных правил для организаций, только на их основе можно подготовить качественные локальные акты организации (Инструкцию по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатуру дел и тд.).

Литература:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст.4169.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 31.01.2016) //Собрание законодательства РФ. 1994. N 32.Ст. 3301.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  3. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства РФ. 1998. N 7. Ст. 785.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  4. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.06.2015, с изм. от 29.12.2015) «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства РФ. 01.01.1996. N 1. Ст. 1.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  5. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485–1 (ред. от 08.03.2015) «О государственной тайне» // Собрание законодательства РФ».1997.N 41. стр. 8220–8235.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  6. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства РФ».2004. N 32. ст. 3283.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  7. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2014. N 31. ст. 4398.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  8. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
  9. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» //Справочно-правовая система Консультант плюс.
  10. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»(Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) // Справочно-правовая система Консультант плюс.
  11. Ларин М. В., Наумов О. В. О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях / М. В. Ларин// Отечественные архивы. 2015. № 5. С.3–8.
  12. Храмцовская Н. «Утверждены новые Правила организации хранения архивных документов в органах государственной власти, и организациях» http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_59.html
  13. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2011. № 38.
  14. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2007. № 46.
  15. ГОСТ Р 21.1003.-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации» М., 2009.
Основные термины (генерируются автоматически): архивных документов, Справочно-правовая система Консультант, Собрание законодательства РФ, федеральных органах исполнительной, Российской Федерации, органах государственной власти, местного самоуправления, организации хранения, органах исполнительной власти», Федеральный закон, использования архивных документов, типовых архивных документов, управленческих архивных документов, архива организации, сроков хранения, деятельности архивных документов, области архивного права, структурное подразделение организации, локальные акты организации, технических документов.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle