Автор: Баландина Валерия Сергеевна

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №5 (109) март-1 2016 г.

Дата публикации: 02.03.2016

Библиографическое описание:

Баландина В. С. Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация документационного обеспечения управления в ПАО // Молодой ученый. — 2016. — №5. — С. 292-295.



Эффективная постановка работы с документами, путем совершенствования всех информационно-документальных процессов, как в отношении всего общества, так и на уровне отдельных организации, является одним из наиболее главных направлений управленческой деятельности.

С развитием и внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники и сетевых технологий повсеместно применяется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). ДОУ представляет собой деятельность, целенаправленно обеспечивающую функции управления документами. [12] Без слаженной работы документационного обеспечения управления в организации тяжело справиться с потоком документов, находящихся в ней, быстро найти необходимый документ, проконтролировать его исполнение и сохранность.

В своей документационной деятельности предприятия и организации независимо от их организационно-правовой формы должны руководствоваться законами, постановлениями Президента и Правительства Российской Федерации, нормативными документами, актами, а также техническими регламентами и национальными стандартами в совокупности составляющими нормативно-правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления.

Вопросы, связанные с регламентацией документационного обеспечения управления в публичных акционерных обществах нашли свое отражение во многих кодексах Российской Федерации.

Большое количество статей, имеющих отношение к документационной деятельности ПАО находятся в Гражданском кодексе Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ [1]. Кодекс содержит статьи посвященные вопросам документирования, составу информации и оформлению некоторых документов, видам и разновидностям документов, создаваемых при совершении гражданских взаимоотношений. Так, статья 52 ГК РФ определяет требования к содержанию устава и учредительного договора, которые являются основанием для действия юридических лиц. Статьи 185 и 186 ГК РФ определяют требования и закрепляют порядок оформления доверенности.

Четвертая глава Гражданского кодекса РФ создает правовую защиту на средства индивидуализации юридических лиц, в числе которых фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания и коммерческие обозначения. Данные средства играют большую роль при документировании управленческой деятельности, так как используются в документации, в том числе в бланках документов.

Немаловажное значение для публичных акционерных обществ в области документирования имеет «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ [2]. Кодекс направлен на регулирование отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности между ее участниками, устанавливает государственную гарантию трудовых свобод граждан, и направлен на формирование комфортных условий труда, защиту прав и интересов работников и работодателей. ТК РФ устанавливает правила заключения, изменения и прекращения трудового договора, который является одним из главных документов в сфере трудовых правоотношений.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено содержание и структура коллективного и ученического договора. Кодекс содержит указания использования и перечень сведений, вносимые в основной документ о трудовой деятельности работника — трудовую книжку. В Трудовом кодексе РФ названы документы, которыми оформляется перевод, увольнение, командирование, отпуск, поощрения и взыскания работников.

Следующий законодательный акт — «Уголовный кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 № 63-ФЗ [3]. Кодекс содержит статьи, посвященные работе с документами, а также охране и защите информации. Уголовным кодексом РФ определены наказания за нарушения тайны переписки почтовых, телеграфных или иных сообщений, незаконное получение сведений, хищение документов, штампов, печатей. Исходя из глобального внедрения в систему управления компьютерных технологий, глава 28 Уголовного кодекса РФ посвящена рассмотрению преступлений и наказаний в данной сфере. Также в кодексе оговаривается наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей, поделку и сбыт ценных бумаг и платежных документ.

Основными законами, регламентирующими документационное обеспечение управления, выступают:

 Закон РФ от 25.10.1991 № 1807–1 (ред. от 12.03.2014) «О языках народов Российской Федерации» [4] регламентирует правила использования государственного языка РФ между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов РФ. В соответствии с данным законом официальное делопроизводство на территории РФ ведется на государственном языке Российской Федерации — русском. Официальное делопроизводство в республиках происходит также на государственных языках данных республик. В коммерческой деятельности и сфере обслуживания делопроизводство основывается на государственном языке РФ или других языках, предусмотренных договорами между партнерами.

 Закон РФ от 21.07.1993 № 5485–1 «О государственной тайне» [5] направлен на регулирование отношений возникающих на основании сведений, относящихся к государственной тайне и защиту безопасности РФ. При этом закон касается не только органов законодательной, исполнительной и судебной властей, но и предприятии, учреждений, организации независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, принявших на себя обязательства осуществлять требования законодательства РФ о государственной тайне.

 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [6] устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информационных ресурсов, ответственность за правонарушения, порядок документирования и доступа к ним. Закон предусматривает тот факт, что информация является объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений и защищается законом на равных правах с другими ресурсами. Важнейшими для работы с документами являются положения закона, посвященные документированию информации. Также закон определил право на доступ к информации и некоторые ограничения по доступу к информации, относящейся к конфиденциальной и государственной тайне.

 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [7] направлен на регулирование отношений в сфере использования электронных подписей при совершении сделок, оказании услуг или иных юридически важных действий. Согласно закону информация, находящаяся в электронной форме подписанная квалифицированной электронной подписью расценивается равносильной ручной подписи в обычном документе и может использоваться в любых правоотношениях.

 Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» [8] направлен на регулирование отношений, возникающих при государственной регистрации юридических лиц их создании, реорганизации и ликвидации, а также при внесении поправок в учредительные документы. Закон устанавливает соответствующий порядок реорганизации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и прекращение деятельности физическими лицами в качестве индивидуальных предпринимателей. Законом предусмотрен перечень документов, который необходимо предоставить в регистрирующий орган при государственной регистрации образуемого юридического лица.

 Федеральный закон РФ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ [9] наряду с правовыми нормами учреждения, реорганизации и ликвидации публичных акционерных обществ определяет порядок документирования их деятельности, правила составления и оформления документов, а также содержит перечень документов, подлежащих обязательному хранению. Данные правила являются обязательными для всех акционерных обществ и их нарушение могут привести к лишению юридической силы управленческих действий и решений.

 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [10] устанавливает главные принципы, на основании которых происходит обработка персональных данных. Закон направлен на защиту прав гражданина при обработке его персональных данных, на сохранность частной жизни и неприкосновенность личной и семейной тайны. Отдельные главы закона посвящены контролю над обработкой персональных данных, определяют права субъекта персональных данных и обязанности оператора.

 Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ [11] «О рынке ценных бумаг» регулирует отношения, которые возникают при эмиссии и обращении эмиссионных бумаг или иных бумаг. Законом предусмотрены требования к содержанию и порядку по введению реестра собственников ценных бумаг.

 В настоящее время к основным, действующим нормативно-методическим документам по организации документационного обеспечения можно отнести:

 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [12]. Данный стандарт определяет состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов, которые изображают Государственный герб РФ. Стандарт охватывает организационно-распорядительные документы, касающиеся организационных и управленческих процессов взаимодействия и регулирования деятельности организации и объединений, не зависимо от их форм собственности.

 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» [13]. Государственная система документационного обеспечения управления включает в себя множество принципов и правил, направленных на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. ГСДОУ упорядочивает документооборот, повышает качество документов и создает условия для плодотворного применения новейших технических средств и технологии, позволяющих собрать, обработать и провести анализ большого количества информации.

Государственная система документационного обеспечения управления рассматривает вопросы, связанные с составлением и оформлением документов, организацией и принципами документооборота, правилами регистрации и методами контроля исполнения документов, правилами подготовки дел к предстоящему хранению, а также содержит рекомендации по увеличению эффективности труда в делопроизводстве, механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Большое значение при работе с документами имеет «ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации» [14] от 30.12.1993 № 299 (ОКУД) который содержит в себе перечень унифицированных систем документации и форм документов. В ОКУД приведены наименования видов документов и их кодовые обозначения. В классификатор включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, которые содержат определенный сгруппированный набор унифицированных форм документов и являются обязательными для использования и документационного общения юридических лиц.

Таким образом, нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления составляет правовую основу деятельности публичных акционерных обществ. Без знания нормативно-правовой и нормативно-методической базы сложно грамотно создать и оформить документ, упорядочить документооборот, обеспечить применение и сохранность документов в текущей деятельности.

Квалифицированный работник, владеющий этой базой и имеющий необходимые знания о нормативных требованиях, окажется более полезным, по сравнению с работником который не компетентен в данных вопросах. Поэтому каждому предприятию и организации необходимо уделять большое внимание вопросам, касающимся документационного обеспечения управления с позиции законодательного и нормативного регулирования, это позволит организовать процесс принятия важных решений, а также контроль над их своевременным и качественным выполнением.

Литература:

  1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1994. — № 32. — cт. 3301.
  2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ // Российская газета. — № 256, 31.12.2001.
  3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 № 63-ФЗ // Собрание законодательства РФ. — 17.06.1996, № 25, ст. 2954.
  4. Закон РФ от 25 октября 1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР. — 12.12.1991, № 50, ст. 1740.
  5. Закон РФ от 21 июля 1993 № 5485–1 «О государственной тайне» // Российская газета. — № 182, 21.09.1993.
  6. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // «Российская газета». — № 165, 29.07.2006.
  7. Федеральный закон от 06 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Парламентская газета. — № 17, 08–14.04.2011.
  8. Федеральный закон от 08 августа 2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» // Российская газета. — № 153–154, 10.08.2001.
  9. Федеральный закон от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства РФ. — 1996, № 1, ст. 1.
  10. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Российская газета. — № 165, 29.07.2006.
  11. Федеральный закон от 22 апреля 1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» // Собрание законодательства РФ. — № 17, 22.04.1996, ст. 1918.
  12. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003. — 265 с.
  13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» // М.: Главархив СССР, 1991. — 53 с.
  14. ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации// М.: ИПК Издательство стандартов, 1995. — 19 с.
Основные термины (генерируются автоматически): документационного обеспечения управления, Федеральный закон, Российской Федерации, система документационного обеспечения, кодекс Российской, законодательства РФ, Государственная система документационного, Собрание законодательства РФ, юридических лиц, публичных акционерных, Российской Федерации», публичных акционерных обществ, кодекс Российской Федерации, службам документационного обеспечения», «О государственной, государственной регистрации юридических, регулирование отношений, кодекс Российской Федерации», Российская газета, регистрации юридических лиц.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle