Библиографическое описание:

Кузнецова А. А. Определение эффективности автоматизации управленческих функций // Молодой ученый. — 2009. — №10. — С. 159-161.

Автоматизация производства приводит к ускорению социально-экономического развития общества, его информационной обеспеченности, повышению интеллектуального уровня общества, дальнейшему росту эффективности труда, экономии ресурсов, улучшению технико-экономических показателей в промышленности, модернизации базы научных исследований.

Результаты внедрения автоматизированных систем и технологий обычно сводятся к следующему:

§     Сокращение времени и, как следствие, либо сокращение расходов на персонал либо возможность для персонала заняться более перспективными видами деятельности

§     Автоматизация новых управленческих операций

§     Полнота автоматизации заданных управленческих операций

§     Своевременность (запаздывание) внедрения

§     «Пост»оценка – изменение показателей деятельности фирмы после внедрения

Однако эффективность отдельных ИТ-решений могут оцениваться и традиционным образом. Например, при создании Интернет-сайтов и электронных магазинов такими оценками могут служить:

·                     количество человек, посетивших сайты

·                     новые клиенты, появившиеся с помощью Интернет-магазина

·                     объемы продаж с Интернет-сайтов

·                     географическое расширение продаж

Кроме того, при продажах через Интернет качественно улучшаются торговые процессы организации.

При оценке эффективности внедрения решений по автоматизации управленческих функций чаще всего пользуются двумя основными методиками:

1)           данными аналитических агентств в области автоматизации того или иного решения (данными компаний, уже внедривших рассматриваемое решение)

2)           определение предполагаемого снижения трудоемкости после автоматизации какой-либо управленческой функции

Рассмотрим пример для компании, решившей пересмотреть практику ведения финансовых бюджетов в Excel и воспользоваться специализированным программным продуктом.

Решение компании о замене использовавшихся ранее для планирования электронных таблиц на специализированное программное обеспечение объясняется целым рядом причин. Главной из них является та, что функциональность электронных таблиц была исчерпана, и требовался мощный специализированный программный продукт. Кроме того, оставался открытым вопрос привязки бюджетных данных к бухгалтерским счетам для получения прогнозного баланса и сравнения факта с планом.

Руководство компании решило, что самым простым и дешевым вариантом может стать программа ИКФ «АЛЬТ» - «Альт-Прогноз», которая позволит разграничить права доступа информации, сформировать все бюджетные отчеты, представить их в табличном и графическом виде.

Чтобы создать информационную программу на данном предприятии, руководству необходимо: принять на работу соответствующий персонал - специалиста в компьютерных технологиях, который мог бы создать и регулярно совершенствовать эту программу, а также выступать в качестве технического персонала для обслуживания других компьютеров.

В штате организации имеется системный администратор, однако с учетом требующегося объема работы на период внедрения системы, необходимо привлечения специалиста со стороны. Стоимость выполнения работы подобного рода обойдется компании в 50000 руб., внедрение оценивается в 10000 руб. При этом на предприятие будет передан файл базы данных, который необходимо будет заполнить.

Ввод информации в базу данных достаточно трудоемкий процесс. Для ввода информации необходимо 160 человеко-часов.

Зарплата сотрудника компании 25000 руб. в месяц.

Рабочее время в месяц составляет 144 часа.  Таким образом, один рабочий час обходится в:

25000 / 144 = 173,61 р.

Исходя из рассчитанных затрат на ввод данных мы можем определить затраты на ввод первичной информации в систему:

Zэкспл = Т * Р = 160 * 173,61= 27777 руб.

Общие затраты внедрения составят:

50000 + 10000 + 27777 = 87777 руб.

Рассмотрим эффекты, которые даст внедрение данной информационной системы на предприятии.

В настоящий момент экономист обслуживает работу с документами в течение 20 минут. С введением в эксплуатацию  «Альт-Прогноз»  время на обработку одного документов  сократится до 2 минут.

В результате внедрения «Альт-Прогноз удастся поднять производительность труда экономистов.

Одним из результатов проектного решения является то, что больше времени остаётся у директора на стратегическое планирование своей деятельности,  на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в различных выставках, ярмарках, культурно-развлекательных мероприятиях, в рекламных акциях.

Результаты расчётов эффективности сведем в табл. 1.

Таблица 1

Определение экономии от снижения трудоёмкости

Должность

Оклад, руб.

Стоимость часа работы, руб.

Экономия времени, час

Экономия от снижения трудоёмкос-ти, руб.

Финансовый директор

48000

240

56

13440

Финансист

36500

180

38

6840

Бухгалтер

34500

170

24

4080

Главный экономист

40000

200

20

4000

Экономист

28000

140

17

2380

Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб.

30740

 

Таким образом, полученная сумма экономии это примерно среднемесячная зарплата в рассматриваемой компании.

Ниже представлена формула, позволяющая определить экономический эффект.

ЭЭ = Э  / З                                                                                                  

где      ЭЭ – экономический эффект

З – затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 30740 / 87777 = 0,35

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности.

Ток = 1 / ЭЭ,

Ток = 1/ 0,35 = 2,9 месяца

В итоге мы определили, что даже по примерным подсчетам затраты на внедрение окупятся в течение квартала, что в упрощенном виде отражает рис. 1.

 

эффект1

Рис. 2. Определение эффективности автоматизации управленческих функций в упрощенном виде

 

Как отмечалось ранее, одним из методов определения эффекта от внедрения решений подобного рода является поиск информации об уже реализованных решениях другими компаниями. Так, результаты внедрения бюджетирования в СМИ обычно обобщают в следующей таблице (табл. 2).

Таблица 2

Среднестатистические мировые показатели эффекта от внедрения ИТ-систем

Показатель

Средние внедрения

Лучшие внедрения

Снижение количества задержек при поставках продукции заказчикам

90%

97%

Уменьшение неснижаемых остатков на складах материалов

30%

45%

Повышение оборачиваемости запасов

20%

30%

Сокращение НЗП

17%

25%

Повышение оборачиваемости средств в области реализации готовой продукции

12%

21%

Повышение производительности работников и оборудования

10%

17%

Снижение затрат на закупку материалов и комплектующих

4%

6%

 

Как правило, компании не используют какой-то один конкретный метод оценки экономического эффекта от ИТ-проекта, которому они очень доверяют. Опыт показывает, что в разных ситуациях ближе к истине оказываются те фирмы, которые применяют разные методики определения эффекта от автоматизации.

 

 

 

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle